Lieferantenrechnungen scannen und übermitteln

Richten Sie OCR (Optical Character Recognition) für Lieferantenrechnungen ein.

Konfigurieren Sie die folgenden Sicherheitsdomänen:

Process: Supplier Invoice Work Queue
, um auf die folgenden Registerkarten zuzugreifen: Übersicht, Hochladen und scannen, Meine Arbeitswarteschlange, Genehmigung ausstehend.

Manage: Supplier Invoice Work Queue
, um auf die folgenden Registerkarten zuzugreifen: Manager-Übersicht, Zykluszeiten für Lieferantenrechnungen.

Verwenden Sie OCR in Ihrer Desktop-Anwendung, um Lieferantenrechnungsinformationen zu erfassen, weiterzuleiten und zu sammeln, die in Workday übermittelt werden sollen. OCR unterstützt Dateianhänge mit bis zu 15 Seiten.

Wenn Sie eine Lieferantenrechnung für den OCR-Scan hochladen, erstellt Workday einen Rechnungsentwurf und hängt die Originaldatei an. Sie können die Lieferantenrechnung dann bearbeiten oder zur Genehmigung übermitteln.

Öffnen Sie den Bericht

Lieferantenrechnungen - Arbeitsbereich

Die auf dem Register

Übersicht

in den Abschnitten

zu Summen

und

Priorität

angezeigten Informationen basieren auf den Suchkriterien des angemeldeten Benutzers auf den Registern

Meine Arbeitswarteschlange

und

Genehmigung ausstehend

Auf dem Register

Hochladen und scannen

sind folgende Informationen zu beachten:

Option	Bezeichnung
Suchkriterien	Erweitern Sie den Abschnitt und klicken Sie auf Suchen , um nach bestimmten Rechnungen zu suchen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Rechnungen ohne Ersteller einschließen , um Rechnungen aus Integrationen einzuschließen.
Lieferantenrechnungen für OCR hochladen	Wenn das Feld Unternehmen leer ist, lädt der Machine Learning-Algorithmus automatisch ein Unternehmen. Wenn das Feld Zugewiesene Person leer ist, werden die Zuweisungsregeln für Lieferantenrechnungen verwendet, um die Rechnung zuzuweisen. Für eine bessere Performance empfehlen wir, weniger als 50 Anhänge gleichzeitig hochzuladen.
Massenabbruch	Klicken Sie hier, um die Übermittlung Ihrer Rechnungen abzubrechen. Um die Schaltfläche zu aktivieren, konfigurieren Sie die Sicherheitsdomäne Process: Supplier Invoice - Cancel .
Massenübermittlung - Neuer Versuch	Wenn Scans den Status Fehler oder Abgebrochen haben, können Sie auf diese Schaltfläche klicken, um die Anhangdateien erneut für den OCR-Scan zu übermitteln.
Lieferantenrechnung erstellen	Wenn Scans den Status Fehler oder Abgebrochen haben, können Sie auf diese Schaltfläche klicken, um eine Lieferantenrechnung manuell zu erstellen. Wenn Sie das Feld „Bestellauftrag“ ausfüllen, werden die Lieferantenrechnungspositionen aus nicht fakturierten Bestellauftragspositionen geladen.

Auf dem Register

Meine Arbeitswarteschlange

werden Rechnungsentwürfe angezeigt. Sie können Ihnen zugewiesene Rechnungen anzeigen oder verschiedene Suchparameter auswählen, um Rechnungen in Ihre Arbeitswarteschlange zu laden. Workday speichert die Parameter, die Sie zuletzt verwendet haben.

Bei der Bearbeitung Ihrer Arbeitswarteschlange sind folgende Informationen zu beachten:

Option	Bezeichnung
Bearbeiten	Klicken Sie hierauf, um die Aufgabe Lieferantenrechnung bearbeiten zu öffnen und die Rechnung abzuschließen und zu übermitteln.
Bestellauftrag überschreiben	Wenn OCR keine zugehörigen Bestellauftragspositionen findet, können Sie die Aufgabe öffnen, die Rechnung neu generieren und sie dann mit Bestellauftragspositionen verknüpfen.
Vertrag überschreiben	Wenn OCR keinen zugehörigen Lieferantenvertrag findet, können Sie die Aufgabe öffnen, die Rechnung neu generieren und sie dann mit Lieferantenvertragspositionen verknüpfen.
OCR-Scandetails	Zeigt die Details des Scans an. Sicherheit: Reports OCR Supplier Invoice
Rechnungsausnahmen	Sie können einen Drilldown durchführen, um das Grid Fehler und Warnungen anzuzeigen, in dem Ausnahmen bei der benutzerdefinierten Validierung für die Lieferantenrechnung angezeigt werden.
OCR-Ausnahmen	Sie können einen Drilldown durchführen, um das Grid Fehler und Warnungen anzuzeigen, in dem Ausnahmen bei der benutzerdefinierten Validierung für die OCR-Lieferantenrechnung angezeigt werden.
Arbeitswarteschlangen-Tags	Workday organisiert Rechnungen nach Datum. Jedoch wird eine Rechnung mit dem Arbeitswarteschlangen-Tag Ganz nach oben in Arbeitswarteschlange oben im Grid angezeigt. Klicken Sie zum Aktualisieren der Arbeitswarteschlangen-Tags in Rechnungen auf Massenbearbeitung von Arbeitswarteschlangen-Tags .
Massenneuzuweisung	Sie können Rechnungen einem anderen Mitarbeiter neu zuweisen.
Massenbearbeitung von Arbeitswarteschlangen-Tags	Klicken Sie hier, um Ihre vorhandenen Arbeitswarteschlangen-Tags in den Rechnungen zu überschreiben.
Massenabbruch	Klicken Sie auf diese Schaltfläche , um die Lieferantenrechnungen abzubrechen. Um die Aufgabe zu verwenden, aktivieren Sie die Sicherheitsdomäne Process: Supplier Invoice - Cancel .
Massenkonvertierung	Sie können Lieferantenrechnungen in Rechnungsanpassungen und Rechnungsanpassungen in Lieferantenrechnungen konvertieren. Beachten Sie Folgendes: Beim Konvertieren von Dokumenten bricht Workday das Ursprungsdokument ab und erstellt ein neues. Wenn Sie die Option Massenkonvertierung verwenden, können Sie nur entweder Lieferantenrechnungen oder Lieferantenrechnungsanpassungen zur Konvertierung in einem einzigen Batch auswählen. Um die Aufgabe zu verwenden, aktivieren Sie die Domäne Process: Supplier Invoice – Core .

Auf dem Register

Genehmigung ausstehend

können Sie Lieferantenrechnungen mit dem Status In Bearbeitung
basierend auf Ihren konfigurierten Parametern anzeigen.

Auf dem Register

Zykluszeiten für Lieferantenrechnungen

können Sie die Bearbeitungstage für Lieferantenrechnungen verfolgen.