Überlegungen zum Setup: Leasing-Buchhaltung

Bei der Leasing-Buchhaltung in Workday werden automatisch Leasing-Transaktionen über Lieferantenverträge generiert. Anschließend können Sie das Finanzreporting für Ihre Assets mit Nutzungsrecht (RoU-Assets) und Leasing-Verbindlichkeiten erstellen. Dieses Reporting kann Sie bei der Einhaltung der aktuellen Rechnungslegungsstandards gemäß den US-amerikanischen GAAP (General Accepted Accounting Principles), dem US-amerikanischen GASB (Governmental Accounting Standards Board) und den IFRS (International Financial Reporting Standards) unterstützen.

Mit der Leasing-Buchhaltung in Workday haben Sie folgende Möglichkeiten:

Erfassen und verarbeiten Sie den gesamten Lebenszyklus eines Leasing-Vertrags ausschließlich mit Workday, ohne andere Integrationen und Anwendungen.
Erstellen Sie Leasing-Lieferantenverträge für Finance-Leasing, Operate-Leasing und Kurzzeit-Operate-Leasing.
Generieren Sie die für quantitative Angaben erforderlichen Daten.
Generieren Sie vergleichende Finanzaufstellungen vor und nach den Änderungen der Rechnungslegungsstandards nach US-GAAP, US-GASB und IFRS.
Vergleichen Sie Ihre Lieferantenverträge vom Typ Operate-Leasing unter verschiedenen Buchhaltungsmethoden, indem Sie alternative Verträge erstellen.
Importieren Sie aktive, laufende Leasing-Verträge in Workday, ohne historische Transaktionen zu duplizieren.

Sie können in Workday Leasing-Lieferantenverträge erstellen, mit denen Sie Ihre Leasing-Verträge und -Transaktionen erfassen können. Sie können eine beliebige Kombination der folgenden Leasing-Verträge darstellen:

Finance-Leasing
Operate-Leasings für IFRS oder US-GASB
Operate-Leasings für vergleichendes und rückwirkendes Reporting.
Operate-Leasings für US-GAAP

Fragen	Überlegungen
Wie lauten Ihre finanziellen und gesetzlichen Reportinganforderungen? Inwiefern ist es für Ihre Schulden- oder Bankvereinbarungen erforderlich, Leasing-Buchhaltungstransaktionen zu melden?	Der Standort und die Struktur Ihrer Organisation bestimmen Ihre Verpflichtungen bezüglich des Finanzreportings. Jedes Land erwartet von Unternehmen, dass deren Finanzaufstellungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Möglicherweise müssen Sie Berichte für beide Rechnungslegungsstandards erstellen, wenn Sie sowohl in den USA als auch in einem Land, in dem die IFRS gelten, tätig sind. Für Ihre Schulden- oder Bankvereinbarungen kann auch vergleichendes oder rückwirkendes Finanzreporting erforderlich sein, das von den gesetzlichen Anforderungen Ihrer lokalen oder nationalen Behörden abweicht. Bevor Sie die Leasing-Buchhaltung konfigurieren, müssen Sie Ihre Verpflichtungen bezüglich des Finanzreportings prüfen. Möglicherweise müssen Sie eine Kombination der folgenden Leasing-Lieferantenverträge konfigurieren: Finance-Leasing. Operate-Leasing unter Verwendung von Abschreibungsaufwand für RoU-Asset . Operate-Leasing unter Verwendung von Operativer Aufwand für RoU-Asset . Operate-Leasing unter Verwendung von Linearer Aufwand . Kurzzeit-Operate-Leasing.
Welche Arten von Leasing-Verträgen müssen Sie in Workday erfassen?	Wenn Sie planen, Finance-Leasing oder Operate-Leasing unter Verwendung von Abschreibungsaufwand für RoU-Asset zu erfassen, können Sie zusätzlichen Aufwand bei der Konfiguration der Asset-Buchhaltung erwarten. Für die Asset-Buchhaltung sind die folgenden zusätzlichen Schritte erforderlich, um die funktionalen Bereiche „Business Asset Accounting“ und „Business Asset Tracking“ einzurichten. Konfigurieren Sie die Asset-Buchhaltung. Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess Receipt Event . Erstellen Sie Ausgabenkategorien mit Asset-Verfolgung und Leasing. Sie können Leasing-Verträge in Workday auch unter den vormaligen Leasing-Rechnungslegungsstandards darstellen. Erwägen Sie, ob Sie eine Vertragsart für Operate-Leasings konfigurieren möchten, für welche die Buchhaltungsmethode Linearer Aufwand verwendet wird. Sie können dann mit dieser Vertragsart ein Reporting erstellen, das Ihre Leasing-Verträge gemäß verschiedenen Standards vergleicht.
Haben Sie aktive, laufende Leasing-Verträge, die Sie in Workday erfassen müssen?	Wenn Sie aktive, laufende Leasing-Verträge haben, sollten Sie erwägen, diese zu Workday zu migrieren und den Ratenstatus zu aktualisieren. Mit Workday können Sie Buchhaltungstransaktionen für Ihre Leasing-Verträge aus jeder Ratenperiode generieren. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen laufende Leasing-Verträge zu importieren, indem teilweise erfüllte Verträge dargestellt werden. Beispiel: Ihr Vertrag wurde 2015 gestartet und endet 2025. Wenn Sie Ihre bezahlten Raten mit dem Status Manuell gebucht aktualisieren, werden diese Transaktionen von Workday als gebucht erkannt und es werden keine zusätzlichen Transaktionen generiert. Geben Sie den Ratenstatus an, bevor Sie Aufwandsrealisierungsbuchungen erstellen. Verwenden Sie die Aufgabe Massenaktualisierung des Status von Leasing-Vertragsraten in "Verfügbar" oder "Manuell gebucht" , um den Status anzugeben. Wenn Sie eine Rate mit dem Status Manuell gebucht rückgängig machen, nachdem Sie einen Vertrag revidiert haben, wird möglicherweise die Spalte Manuelles Journal erforderlich in Ihrem Zeitplan für Aufwandsrealisierung angezeigt. Workday zeigt diese Spalte an, wenn Sie ein Buchungsjournal bereitstellen müssen, mit dem Ihre Hauptbücher für die rückgängig gemachte Rate angepasst werden.
Wie sollen Finance-Leasing-Transaktionen in Workday erfasst werden?	Sie können Finance-Leasings erstellen, ohne die Leasing-Buchhaltung konfigurieren zu müssen. Workday erfasst automatisch die Transaktionen abschreibbarer, bilanziell aktivierbarer Assets aus Finance-Leasings unter dem allgemeinen Buchcode. Sie können dieses Verhalten ändern, indem Sie über die Aufgabe Buchcode-Konfiguration für Leasing-Vertrag verwalten einen Buchcode für Finance-Leasing-Verträge konfigurieren. Wenn Sie später den allgemeinen Buchcode nicht verwenden möchten, können Sie beim Einrichten der Leasing-Buchhaltung eine neue Buchcode-Konfiguration erstellen. Sie können eine Buchcode-Konfiguration nach der Verwendung nicht mehr ändern oder entfernen.

Funktion	Überlegungen
Ausgabenkategorien	Überlegen Sie, welche Ausstattungsgegenstände oder Einrichtungen Sie voraussichtlich leasen werden. Wir empfehlen Ihnen, Ausgabenkategorien für jede von Ihnen verwendete Art von Leasing zu konfigurieren. Beispiel: Ausgabenkategorien für Fahrzeuge, Produktionsmaschinen, Bürogebäude und Laptops. Sie können eine Ausgabenkategorie nicht mehr ändern, sobald sie verwendet wird.
Alternative Leasing-Lieferantenverträge	Workday empfiehlt die Verwendung alternativer Leasing-Lieferantenverträge, wenn Sie Verträge mit unterschiedlichen Rechnungslegungsstandards oder Zinssätzen miteinander vergleichen müssen. Alternative Leasing-Lieferantenverträge ersparen Ihnen das Erstellen und Verwalten mehrerer separater Verträge, die dieselben Vertragsbedingungen wiedergeben. Wenn Sie einen alternativen Leasing-Lieferantenvertrag erstellen möchten, müssen Sie wie folgt vorgehen: Richten Sie Buchcode-Konfigurationen für Leasing-Verträge ein. Verwenden Sie eine andere Buchhaltungsmethode als im ursprünglichen Vertrag und andere alternative Verträge. Verwenden Sie dieselbe Zahlungsart wie im ursprünglichen Vertrag. Konfigurieren Sie die Option Eingänge für Vertragspositionen zulassen , wenn Sie Abschreibungsaufwand für RoU-Asset verwenden möchten.
Asset-Multibook-Buchhaltung	Workday empfiehlt dringend, die Asset-Multibook-Buchhaltung zu konfigurieren, wenn Sie Finance-Leasings oder Operate-Leasings erstellen möchten, für die Abschreibungsaufwand für RoU-Asset verwendet wird. Wenn Sie die Asset-Multibook-Buchhaltung aktivieren, müssen Sie zudem die Kontierungsregel Multibook-Abwicklung für Assets konfigurieren. Wenn Sie die Asset-Multibook-Buchhaltung nicht konfigurieren, wird Workday Asset-Transaktionen automatisch unter dem allgemeinen Buchcode verbuchen.

Keine Auswirkungen.

Sie können im Abschnitt

Warenpositionen

keine Fördermittel-Worktags auswählen, wenn Sie einen Leasing-Lieferantenvertrag erstellen. Workday unterstützt die Verarbeitung von Zuwendungskosten bei Leasing-Lieferantenverträgen nicht.

Geleaste Assets, die aus vollständig eingegangenen Leasing-Lieferantenverträgen generiert wurden, können nicht an Mitarbeiter ausgegeben werden.

Wenn Sie mit Leasing-Revisionen arbeiten, sind Ihnen folgende Aktionen verwehrt:

Erstellen Sie Revisionen für Leasings für mehrere Unternehmen.
Erstellen Sie Revisionen für Kurzzeit-Operate-Leasings.
Erstellen einer Revision über einen alternativen Leasing-Lieferantenvertrag.
Erstellen von alternativen Leasing-Lieferantenverträgen, nachdem Sie den ursprünglichen Vertrag geändert haben. Wenn Sie alternative Leasing-Lieferantenverträge erstellen müssen, muss dies geschehen, bevor Sie die Revision erstellen.
Kopieren von geänderten Leasing-Lieferantenverträgen. Wenn Sie Ihren Leasing-Lieferantenvertrag kopieren müssen, muss dies geschehen, bevor Sie die Revision erstellen.

Sie können lediglich die folgenden Revisionen für Leasing-Lieferantenverträge erstellen:

Leasing-Verlängerungen.
Zahlungsänderungen (ohne VPI-Änderung).
Änderung des Worktags.

Workday unterstützt nur Folgendes:

Vollständig erstattungsfähige Steuer für Leasing-Buchhaltung.
Geschäftsjahre mit Kalendermonaten In Zeitplänen für die Aufwandsrealisierung.

Wählen Sie im Abschnitt

Leasing-Buchhaltung

der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Financials

die Option

Leasing-Buchhaltung

, um dieses Feature zu aktivieren.

Aktivieren Sie die Asset-Multibook-Buchhaltung über die Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Financials

, wenn Sie

Operate-Leasing IFRS oder öffentlicher Sektor

und mindestens eine der folgenden Optionen auswählen:

Geändertes oder vollständig rückwirkendes Reporting
Operate-Leasing US-GAAP

Konfigurieren Sie die folgenden Sicherheitsdomänen im funktionalen Bereich „Common Financial Management“:

Domänen	Überlegungen
Set Up: Accounts	Richten Sie Kontengruppen ein.
Set Up: Accounting Rules	Richten Sie Kontierungsregeln ein.
Set Up: Journal Source	Konfigurieren Sie operative Transaktionen für die Leasing-Buchhaltung.
Set Up: Spend Categories	Richten Sie Ausgabenkategorien für die Leasing-Buchhaltung ein.

Konfigurieren Sie die folgenden Sicherheitsdomänen im funktionalen Bereich „Supplier Contract“:

Domänen	Überlegungen
Process: Supplier Contract - Expense Recognition	Erstellen Sie Aufwandsrealisierungsbuchungen und zeigen Sie Zeitpläne für die Aufwandsrealisierung an. Sie können diese Domäne verwenden, um die automatische Erstellung von Aufwandsrealisierungsbuchungen für Leasing-Lieferantenverträge zu planen.
Set Up: Supplier Contract Accounting	Weisen Sie Buchcodes zu Konfigurationen von Leasing-Lieferantenverträgen zu.
Set Up: Supplier Contracts	Konfigurieren Sie Leasing-Lieferantenvertragsarten und Leasing-Revisionsarten.

Wenn Sie Leasing-Lieferantenverträge mit abschreibbaren, bilanziell aktivierbaren Assets erstellen möchten, konfigurieren Sie die folgenden Sicherheitsdomänen:

Domänen	Überlegungen
Process: Supplier Contract - Receipt im funktionalen Bereich „Supplier Contracts“	Erstellen Sie Eingänge für Lieferantenverträge.
Set Up: Ledger and Book im funktionalen Bereich „Common Financial Management“	Richten Sie Buchcodes für die Leasing-Buchhaltung ein.
Set Up: Company Asset Books im funktionalen Bereich „Business Asset Accounting“	Beschränken Sie Transaktionen auf Unternehmens-Asset-Bücher.
Set Up: Business Asset Accounting im funktionalen Bereich „Business Asset Accounting“	Verwalten Sie Asset-Bücher und zeigen Sie Abschreibungsprofile und -zeitpläne an.

Sie können auch die Domäne

Access Supplier Contract Type (Segmented)

im funktionalen Bereich „Supplier Contracts“ einrichten, um den Zugriff auf alle Lieferantenvertragsarten zu steuern. Wenn Sie für einen Mitarbeiter Zugriff auf einen Leasing-Vertrag konfigurieren, hat er auch Zugriff auf den alternativen Vertrag.

Geschäftsprozesse	Überlegungen
(Optional) Alternativer Lieferantenvertrag - Ereignis	Erstellen Sie alternative Verträge für Leasings.
(Optional) Asset-Registrierungsereignis	Registrieren Sie Assets. Konfigurieren Sie diesen Geschäftsprozess, wenn Sie Folgendes erstellen möchten: Finance-Leasing-Verträge. Operate-Leasing-Verträge mit der Buchhaltungsmethode Abschreibungsaufwand für RoU-Asset .
(Optional) Receipt Event	Erstellen und genehmigen Sie Eingänge für Vertragspositionen.
(Optional) Lieferantenvertragsrevision - Ereignis	Erstellen Sie Revisionen für Leasing-Lieferantenverträge.
Lieferantenvertragsereignis	Erstellen und genehmigen Sie Leasing-Lieferantenverträge.
Lieferantenrechnungsereignis	Erstellen und genehmigen Sie Leasing-Lieferantenrechnungen für Lieferantenrechnungsraten.
Zeitplan für Lieferantenrechnungen für Lieferantenvertrag - Ereignis	Erstellen Sie Zeitpläne und Raten für Lieferantenrechnungen für Leasings.
Abbruch des Leasing-Lieferantenvertrags - Ereignis	Brechen Sie Leasing-Lieferantenverträge ab.

Sie können die folgenden Standardberichte für quantitative Angaben für das Finanzreporting verwenden:

Berichte	Überlegungen
Lease Accounting - Interest Expense for Leases	Der Zinsaufwand von Leasing-Lieferantenverträgen in der von Ihnen angegebenen Ratenperiode.
Lease Accounting - Operating Lease Cost	Die Kosten für Operate-Leasing-Lieferantenverträge in der von Ihnen angegebenen Ratenperiode.
Lease Accounting - Scheduled Cash Payments	Geplante Barzahlungen für Beträge, die zur Bestimmung von Leasing-Verbindlichkeiten verwendet werden. Ermöglicht es Ihnen, Zahlungen zu prüfen, die Ihre Leasing-Verbindlichkeit in den von Ihnen angegebenen Ratenperioden reduzieren.
Lease Accounting - Supplemental Non-Cash	Die zusätzlichen, nicht zahlungswirksamen Details zu Leasing-Verbindlichkeiten, die aus RoU-Assets stammen.
Lease Accounting - Variable Lease Cost	Variable Leasing-Kosten für von Ihnen angegebene Ratenperioden, die mit Lieferantenrechnungen aus Leasing-Lieferantenverträgen verknüpft sind.
Lease Accounting - Weighted Average Discount Rate	Der gewichtete durchschnittliche Rabattsatz der verbleibenden Leasing-Zahlungen für Leasing-Lieferantenverträge zu einem angegebenen Datum.
Lease Accounting - Weighted Average Lease Term	Die gewichtete durchschnittliche Leasing-Laufzeit Ihrer Leasing-Lieferantenverträge zu einem angegebenen Datum.

Sie können die folgenden Standardberichte für die Abstimmung verwenden:

Berichte	Überlegungen
Finance-Leasing-Buchhaltung - Abstimmung mit Bilanz	Die Leasing-Verbindlichkeitssalden von Finance-Leasing-Lieferantenverträgen für eine bestimmte Ratenperiode. Stimmt zudem die Restbeträge mit den resultierenden Hauptbuch-Kontosalden ab.
Operate-Leasing-Buchhaltung - Abstimmung mit Bilanz	Die Salden von Leasing-Verbindlichkeiten und RoU-Assets von Operate-Leasing-Lieferantenverträgen für eine bestimmte Ratenperiode. Stimmt zudem die Restbeträge mit den resultierenden Hauptbuch-Kontosalden ab.

Sie können auch den Bericht

Asset-Nettobuchwert

verwenden, um den Nettowert einzelner Assets in einem Unternehmen anzuzeigen.

Webservices	Überlegungen
Get Supplier Contracts	Ruft alle Informationen zu Ihrem Lieferantenvertrag ab. Ermöglicht es Ihnen, detaillierte Informationen zu mehreren Leasing-Lieferantenverträgen anzuzeigen.
Put Lease Contract Book Code Configurations	Erstellt Buchcode-Konfigurationen für Leasing-Verträge. Ermöglicht es Ihnen, gleichzeitig mehrere Vertragsarten für Buchcode-Konfigurationen einzurichten.
Put Supplier Contract Type	Erstellt Lieferantenvertragsarten. Ermöglicht es Ihnen, gleichzeitig mehrere Lieferantenvertragsarten einzurichten.
Put Supplier Contract Type Security Segment	Erstellt segmentierte Sicherheit für Lieferantenvertragsarten. Ermöglicht es Ihnen, Zugriff auf mehrere Lieferantenvertragsarten über mehrere Rollen hinweg zu gewähren.
Submit Receipt	Erstellt Asset-Eingänge. Ermöglicht es Ihnen, Eingänge für mehrere Leasing-Lieferantenverträge zu erstellen.
Submit Supplier Contract	Ermöglicht es Ihnen, rasch mehrere Leasing-Lieferantenverträge zu erstellen. Mit dem Webservice können Sie eine große Anzahl Leasing-Verträge erfassen.

Funktionale Bereiche	Überlegungen
(Optional) Business Asset Accounting (Optional) Business Asset Tracking	Erfassen und verfolgen Sie die Transaktionen Ihrer geleasten Assets.
Procurement	Erstellen und verarbeiten Sie die Eingänge von Leasing-Lieferantenverträgen.
Supplier Accounts	Generieren Sie Lieferantenrechnungsraten im Zeitplan für Lieferantenrechnungen eines Leasing-Lieferantenvertrags.
Supplier Contracts	Erstellen Sie ein Leasing aus einem Lieferantenvertrag, der eine Leasing-Vertragsart verwendet.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen im gesamten Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.