Überlegungen zum Setup: Journalsequenzierung
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und der Verwendung der Journalsequenzierung dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Mit der Journalsequenzierung können Sie lückenlose, sequenzielle IDs für Journale in einem oder mehreren Hauptbuch-Jahren oder Hauptbuch-Perioden vergeben. Bei der Journalsequenzierung werden Regelkonfigurationen von Sequenzgeneratoren verwendet, um Sequenzgeneratoren zu erstellen. Mithilfe dieser Sequenzgeneratoren generiert Workday dann Sequenznummern und weist sie Buchungsjournalen zu.
Vorteile und Nutzen
Die Journalsequenzierung ermöglicht die Einhaltung gesetzlicher Reportinganforderungen für nummerierte, eindeutige IDs in Buchungsjournalen. Länder mit gesetzlichen Reportinganforderungen, wie SAF-T, benötigen diese Journalpositionsnummern, um die Prüfung der Finanzkonten ihrer Organisationen zu unterstützen.
Anwendungsfälle
Sie können die Journalsequenzierung konfigurieren, wenn Sie in Ländern tätig sind, in denen für Journale eine fortlaufende Positionsnummerierung erforderlich ist. Mit der Journalsequenzierung können Sie Ihren Journalen Sequenznummern nach Transaktionsdatum oder Buchungsdatum zuweisen.
Sequenzgeneratoren können so konfiguriert werden, dass Journale für die folgenden Zeitrahmen sequenziert werden:
- Hauptbuch-Periode
- Hauptbuch-Jahr
- Kontinuierlich über viele Hauptbuch-Perioden und -Jahre hinweg.
Sie können auch Sequenzgeneratoren für die Organisation oder Differenzierung Ihrer Journale konfigurieren, indem Sie Details wie Transaktionsarten oder Geschäftsperioden in die Sequenzformatzeichenfolge aufnehmen.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Sind Sie in einem Land mit gesetzlichen Reportinganforderungen tätig, die regelmäßige Audits erfordern? | In verschiedenen Ländern gibt es gesetzliche Anforderungen für die Journalnummerierung, die Audit-Trails in Bezug auf die Finanzbuchhaltung ermöglichen. Workday erleichtert Ihnen die Erfüllung dieser Anforderungen durch die Journalsequenzierung. |
Müssen Sie die Nummer einer Journalposition voraussichtlich wieder auf den Anfang zurücksetzen? | Generatoren für fortlaufende Sequenzen setzen die Sequenznummer nicht auf den Anfangswert zurück. Wenn Sie die Nummer einer Journalposition regelmäßig zurücksetzen müssen, sollten Sie eine Sequenzierung nach Hauptbuch-Jahr oder Hauptbuch-Periode in Betracht ziehen. |
Müssen Sie Journale rückbuchen? | Wenn Sie nach Buchungsdatum sequenzieren, wird die Sequenznummer des Journals beibehalten, auch wenn Sie es rückbuchen und erneut buchen. Workday sequenziert dieses Journal unter keinen Umständen neu.
Wenn Sie nach Transaktionsdatum sequenzieren, wird die Sequenznummer des Journals bei der Rückbuchung beibehalten. Bei einer Neubuchung des Journals sortiert Workday die Periode und sequenziert diese neu. Durch die erneute Sequenzierung wird erneut gebuchten Journalen eine neue Journalnummer zugewiesen, wenn Sie Journale in dem vom Sequenzgenerator abgedeckten Datumsbereich abbrechen oder hinzufügen. |
Müssen Sie Intercompany-Journale sequenzieren? | Workday weist Intercompany-Journalen Sequenznummern zu, wenn die jeweiligen Unternehmen die Sequenzierung aktivieren. Für diese Unternehmen verwendet Workday nicht denselben Sequenzgenerator. Sie können jedoch Sequenzgeneratoren mit derselben Regelkonfiguration erstellen.
Beispiel: Das Header-Unternehmen im Journal aktiviert die Journalsequenzierung. Das Positionsunternehmen tut dies nicht. Workday sequenziert das Journal für das Header-Unternehmen, aber nicht für das Positionsunternehmen. Wenn sowohl das Header- als auch das Positionsunternehmen die Journalsequenzierung aktivieren, sequenziert Workday das Journal für beide Unternehmen. Da für das Positionsunternehmen jedoch ein anderer Sequenzgenerator verwendet wird, sequenziert Workday die Journale des Positionsunternehmens mit einer anderen Sequenzformatzeichenfolge. |
Müssen Sie Eliminierungsjournale für die Konsolidierung sequenzieren? | Workday weist den Eliminierungsjournalen für die Konsolidierung Sequenznummern zu, wenn die Unternehmen, für die Sie den nicht beherrschenden Anteil berechnen, die Sequenzierung aktivieren.
Wenn Sie keine Journalsequenzierung durchführen möchten, können Sie einen separaten Sequenzgenerator für Eliminierungsjournale für die Konsolidierung erstellen, indem Sie eine Bedingungsregel für den Sequenzgenerator für die Transaktionsart
Nicht beherrschende Anteile erstellen. |
Benötigen Sie einen Sequenzgenerator, der nur bestimmte Bücher sequenziert? | Mit der Werteliste Buch in der Regelkonfiguration für den Sequenzgenerator werden die Journale festgelegt, die von Workday sequenziert werden. Workday sequenziert Journale, die denselben Buchcode haben wie das gewählte Buch. Wenn Sie kein Buch angeben, sequenziert Workday alle Journale im Unternehmen. |
Müssen Sie die Lebensspanne oder Regelkonfiguration Ihres Sequenzgenerators nach der Verwendung ändern? | Wenn Sie die Lebensspanne oder Regelkonfiguration Ihres Sequenzgenerators ändern möchten, müssen Sie einen neuen Sequenzgenerator für das nächste Geschäftsjahr erstellen und konfigurieren. Änderungen, die Sie an der Regelkonfiguration vornehmen, gelten nur für neue Generatoren. Sie dürfen für dieses Jahr keine gebuchten Journale haben und es können nicht alle Hauptbuch-Perioden offen sein. |
Müssen Sie die Journalsequenzierung mitten in einem Geschäftsjahr implementieren? | Sie können die Journalsequenzierung für ein Unternehmen nach Beginn eines Geschäftsjahres unter folgenden Umständen implementieren:
Sie können Ihren Sequenzgenerator auch so konfigurieren, dass er mit einer bestimmten Sequenzstartnummer beginnt. Wenn Sie die Regelkonfiguration für einen anderen Generator verwenden, beginnt auch dieser Generator mit dieser Startnummer. Workday empfiehlt daher nicht, eine Startnummer anzugeben, wenn Sie die Regelkonfiguration auf Basis eines Hauptbuch-Jahres oder einer Hauptbuch-Periode verwenden möchten. |
Wie erstelle ich Sequenznummern für Konsolidierungsjournale? | Workday weist den Eliminierungsjournalen für die Konsolidierung automatisch Sequenznummern zu, wenn die Unternehmen, für die Sie nicht beherrschende Anteile berechnen, die Sequenzierung unterstützen.
Sie können einen separaten Sequenzgenerator für Konsolidierungsjournale erstellen, indem Sie eine Bedingungsregel für den Sequenzgenerator für die Transaktionsart Nicht beherrschende Anteile hinzufügen. |
Empfehlungen
Funktion | Überlegungen |
|---|---|
Sequenzieren nach Transaktionsdatum oder Buchungsdatum | Die gewählte Sequenzierungsmethode bestimmt, wann und wie Workday Ihrem Journal Sequenznummern zuweist. Sie können die Sequenzierungsmethode eines Sequenzgenerators nach der Erstellung nicht mehr ändern. Workday empfiehlt Ihnen zu überlegen, welche Sequenzierungsmethode am besten zu Ihren gesetzlichen Anforderungen und Ihrer Auditstruktur passt.
Wenn Sie nach Transaktionsdatum sequenzieren möchten, führt Workday Folgendes aus:
Wenn Sie nach Buchungsdatum sequenzieren möchten, führt Workday Folgendes aus:
|
Deaktivieren der Journalsequenzierung | Workday empfiehlt, die Journalsequenzierung nicht zu aktivieren, wenn die Verwendung in späteren Jahren nicht vorgesehen ist. Sie können die Journalsequenzierung für ein Unternehmen nur in folgenden Fällen deaktivieren:
|
Ersetzen oder Löschen von Sequenzgeneratoren | Prüfen Sie die Regelkonfigurationen für Sequenzgeneratoren sorgfältig, bevor Sie die Übermittlung durchführen. Sie können nur Sequenzgeneratoren ersetzen, die derzeit nicht verwendet werden. Sie können nur Sequenzgeneratoren löschen, die vollständig ungenutzt sind. Wenn Sie einen Generator ersetzen oder löschen möchten, müssen die zugehörigen Hauptbuch-Jahre oder -Perioden ebenfalls einen der folgenden Status haben:
|
Sequenzformatzeichenfolgen | Die Sequenznummer, die Workday einem sequenzierten Journal zuweist, kann zusätzliche Informationen enthalten, die Sie übermitteln möchten, z. B.:
Workday empfiehlt, doppelte Sequenznummern zu vermeiden, indem Sie zusätzliche Details zum Sequenzformat angeben, z. B. das Geschäftsjahr oder die Periode. |
Anforderungen
Aktivieren Sie den funktionalen Bereich „Common Financial Management“.
Stellen Sie sicher, dass die Hauptbuch-Perioden, die Sie sequenzieren möchten, folgende Status haben:
- Geschlossen
- Erstellt
- Nicht verfügbar
Setzen Sie ein Opt-in für die Journalsequenzierung, indem Sie das Kontrollkästchen
Journalsequenzierung aktivieren
in der Aufgabe ID-Definitionen für Unternehmen bearbeiten
aktivieren.Einschränkungen
Workday unterstützt die Journalsequenzierung für Ist-Hauptbuch-Arten und nicht für Obligo- und Verpflichtungs-Hauptbuch-Arten.
Mandanten-Setup
Keine Auswirkungen.
Sicherheit
Konfigurieren Sie die folgenden Domänen für die Journalsequenzierung:
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Set Up: Company General
| Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Regeln für den Sequenzgenerator konfigurieren und Sequenzierungsgruppen erstellen, die einen Code auf sequenzierte Journale anwenden. Sie benötigen diese Domäne zudem, um ein Opt-in für die Journalsequenzierung zu setzen und die Journalsequenzgeneratoren zu erstellen oder zu löschen. |
Set Up: Ledger and Book
| Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Hauptbuch-Jahre und -Perioden erstellen. Sie können einen Sequenzgenerator erst anwenden, nachdem Sie Hauptbuch-Jahre oder Hauptbuch-Perioden erstellt und dann geöffnet haben. |
Process: Period End
| Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Hauptbuch-Perioden öffnen und schließen. Sie können einen Sequenzgenerator nur auf Hauptbuch-Jahre oder -Perioden mit dem Status „Offen“ anwenden. |
Geschäftsprozesse
Keine Auswirkungen.
Reporting
Workday stellt keine Standardberichte bereit, die die Journalsequenznummer anzeigen. Wenn Sie die Journalsequenznummer anzeigen möchten, fügen Sie
Journalsequenznummer
zu einem Bericht aus dem Geschäftsobjekt Journaleingabe
hinzu.Integrationen
Sie können die folgenden Workday-Webservices für die Journalsequenzierung verwenden:
Webservices | Überlegungen |
|---|---|
Get Accounting Journal
| Ruft alle Informationen zu Ihren Buchungsjournalen ab, einschließlich der zugewiesenen Sequenznummern. |
Get Sequence Generator Rule Configuration
| Ruft alle Informationen zu Ihren Sequenzgeneratorregeln ab. Ermöglicht es Ihnen, die Konfigurationen Ihrer Sequenzgeneratoren anzuzeigen, z. B. Formatzeichenfolgen und Sequenzierungsmethode. |
Put Company
| Mit diesem Webservice können Sie Unternehmensdetails aktualisieren und die Journalsequenzierung aktivieren. |
Put Sequence Generator Rule Configuration
| Erstellt Regelkonfigurationen für Sequenzgeneratoren. Ermöglicht es Ihnen, viele Konfigurationen gleichzeitig zu erstellen. |
Beziehungen und Touchpoints
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.
Sonstige Auswirkungen
Keine Auswirkungen.