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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-03-08
Regeln für Journalsequenzgeneratoren konfigurieren

Regeln für Journalsequenzgeneratoren konfigurieren

  • Hauptbücher erstellen. Richten Sie Hauptbücher für die Unternehmen ein, für die Sie die Journalsequenzierung verwenden möchten.
  • Sicherheit:
    Domäne Set up: Company General
     im funktionalen Bereich „Common Financial Management“.
Sie können Journalen durch Journalsequenzierung Nummern zuweisen, um globale Auditstandards einzuhalten. Workday weist diese Nummern basierend auf Regeln zu, die Sie für Sequenzgeneratoren konfigurieren.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Regelkonfiguration von Generator für Journalsequenzen erstellen
     .
  2. Bei der Bearbeitung des Headers sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Sequenzieren nach
    Wählen Sie die gewünschte Sequenzierungsmethode. Ihre Auswahl bestimmt, wann und in welcher Reihenfolge Workday die Journale sequenziert.
    • Transaktionsdatum
      : Sequenziert Ihre gebuchten Journale basierend auf dem Datum, an dem die Transaktion stattfindet. Workday initiiert die Sequenzierung, wenn Sie die Hauptbuch-Periode schließen. Workday sequenziert eine Hauptbuch-Periode nur dann erneut, wenn Sie nach dem erneuten Öffnen der Periode Änderungen vornehmen, z. B. wenn Sie eine Hauptbuch-Periode rückbuchen oder abbrechen.
    • Buchungsdatum
      : Sequenziert Ihre gebuchten Journale basierend auf dem Datum, an dem die Transaktion gebucht wird. Workday weist eine Sequenz, wenn Sie Ihr Journal buchen.
    Lebensspanne des Sequenzgenerators
    Wählen Sie die Zeitperiode, die Workday für die Sequenzierungsnummern von Journalen verwenden soll.
    Fortlaufend
     ermöglicht Workday die fortlaufende Journalsequenzierung. Die fortlaufende Sequenzierung verwendet denselben Sequenz-ID-Generator und dieselbe Formatzeichenfolge für viele Hauptbuch-Jahre.
    Für
    Hauptbuch-Periode
     und
    Hauptbuch-Jahr
    startet Workday die Sequenz am Ende der Lebensspanne des Sequenzgenerators neu.
    Sobald ein Sequenzierungsgenerator einem Journal eine Sequenznummer zugewiesen hat, können Sie Folgendes nicht mehr ausführen:
    • Sie können die Journalsequenzierung für das Unternehmen nicht deaktivieren.
    • Sie können die Konfigurationsoptionen für die Sequenzierung nicht ändern. Allerdings können Sie die Formatzeichenfolgen weiterhin bearbeiten.
    Sie können den Sequenz-ID-Generator für zukünftige Jahre nur in folgenden Fällen ändern:
    • Es sind keine gebuchten Journale vorhanden.
    • Perioden haben nicht den Status
      Offen
       .
    Buch
    Lassen Sie die Werteliste
    Buch
     leer, um die Sequenzregeln auf alle Journale im Unternehmen anzuwenden. Wählen Sie in der Werteliste ein Buch, um die Sequenzregeln auf alle Journale mit Buchcodes im gewählten Buch anzuwenden.
  3. Bei der Bearbeitung des Abschnitts
    Standardregel für Sequenzgenerator
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Transaktionsart
    Workday füllt alle operativen und Buchungsjournale aus. Sie können
    unter Regelbedingungen für Sequenzgenerator Bedingungen
     eingeben, um eindeutige Sequenzformatzeichenfolgen für bestimmte Transaktionsarten zu konfigurieren.
    Journalgruppencode
    (Optional) Wählen Sie eine Gruppe für die Journalsequenzierung, die Sie in der Aufgabe
    Journalsequenzierungsgruppen verwalten
     erstellt haben.
    Mit Journalsequenzierungsgruppen können Sie Journale einfacher organisieren und Berichte dazu erstellen.
    Sequenzstartnummer
    Geben Sie die Nummer ein, mit der die Sequenzierung beginnen soll. Verwenden Sie dieses Feld, wenn Sie ein anderes ID-Generierungssystem verwendet haben und nach der letzten ID fortfahren möchten.
    Sequenz-Padding
    Geben Sie die Mindestanzahl von Stellen ein, die Sie in Journalsequenznummern verwenden möchten. Mithilfe von Padding kann Workday beim Generieren von Berichten Journalsequenzen einfacher sortieren.
    Beispiel: Wenn Sie für
    Sequenz-Padding
     den Wert
    3
    eingeben, geschieht Folgendes:
    • Sequenznummer
      1
       wird angezeigt als
      001
      .
    • Sequenznummer
      4321
       wird unverändert angezeigt.
    • Workday sortiert die Zahlen
      1
      ,
      2
      und
      10
       als
      01
      ,
      02
      ,
      10
       statt
      1
      ,
      10
      ,
      2
      .
    Sequenzformatzeichenfolge
    Geben Sie einen beliebigen Text ein, den Workday in die Sequenznummer aufnehmen soll. Sie können auch die folgenden Konstantenmuster in eckigen Klammern eingeben, damit Workday automatisch Text einfügt:
    • [f]
       fügt die Nummer des Geschäftsjahres ein.
    • [ff]
       fügt den Namen des Geschäftsjahres ein.
    • [pp]
       fügt den Namen der Geschäftsperiode ein.
    • [seq]
       fügt die nächste Sequenznummer ein.
    Schließen Sie
    [seq]
     in die Formatzeichenfolge für jede Konfiguration ein.
    Wenn Sie
    Hauptbuch-Jahr
     als Lebensspanne des Sequenzgenerators wählen, kann die Formatzeichenfolge Folgendes enthalten:
    • [f]
    • [ff]
    Wenn Sie
    Hauptbuch-Periode
     als Lebensspanne des Sequenzgenerators wählen, kann die Formatzeichenfolge Folgendes enthalten:
    • [f]
    • [ff]
    • [pp]
    Wenn Sie
    Fortlaufend
     als Lebensspanne des Sequenzgenerators wählen, kann die Formatzeichenfolge nur
    [seq]
    enthalten.
    Sie können Sequenzformatzeichenfolgen konfigurieren, um sicherzustellen, dass Workday keine doppelten Sequenznummern für verschiedene Generatorlebensspannen generiert.
    Beispiel: Sie legen die Lebensspanne des Sequenzgenerators auf
    Hauptbuch-Periode
     fest und geben die Sequenzformatzeichenfolge
    JRNL-[f]-[pp]-[seq]
    ein. Durch Einschließen des Periodennamens vermeiden Sie doppelte Sequenznummern, z. B. zwei Journale mit der Nummer
    JRNL-2019-1
    .
  4. (Optional) Geben Sie die Bedingungsregeln ein, die die Standardregel für den Sequenz-ID-Generator präzisieren. Bei der Bearbeitung des Abschnitts
    Regelbedingungen für Sequenzgenerator
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Transaktionsart
    Wenn Sie mehr als eine operative Transaktion für die Regelbedingung wählen, generiert Workday einen ID-Generator für mehrere Transaktionsquellen.
    Buchungsjournalquelle
    Wird angezeigt, wenn Sie
    Buchungsjournal
     als
    Transaktionsart
    wählen. Lassen Sie das Feld leer, um alle Buchungsjournalquellen zu wählen.
    Wenn Sie für dieselbe Regel Transaktionsarten und ein Buchungsjournal wählen, verwendet Workday alle Buchungsjournalquellen.
    Sequenzstartnummer
    Sequenzerhöhung
    Sequenz-Padding
    Sequenzformatzeichenfolge
    Präzisieren Sie
    Standardregel für Sequenzgenerator
     für jede Bedingungsregel.
    Beispiel: Damit Workday eine andere Sequenzgenerator-ID für Kundenrechnungen verwendet, müssen Sie Folgendes eingeben:
    • Geben Sie eine Bedingungsregel mit einem
      Wert für die Sequenzformatzeichenfolge
       ein, in dem das Präfix
      CustInv
       für Lieferantenrechnungen verwendet wird.
    • Geben Sie als
      Sequenzstartnummer
       für Kundenrechnungen
      300
       ein.
Sie können die Journalsequenzierung jetzt für ein Unternehmen aktivieren, damit Sie Journalsequenzgeneratoren erstellen können.
Sie können Ihre Regelkonfiguration bearbeiten, um Bedingungen hinzuzufügen oder zu löschen.
Dieses Beispiel zeigt, wie Sie die Aufgabe
Regelkonfiguration von Generator für Journalsequenzen erstellen
 konfigurieren können. Für die Hauptbuch-Periode „2015-Apr“:
Standardregel für Sequenzgenerator
Feld
Wert
Sequenzstartnummer
1
Sequenz-Padding
4
Sequenzformatzeichenfolge
[f]-[pp]-[seq]
Regelbedingungen für Sequenzgenerator
Feld
Wert
Transaktionsart
Lieferantenrechnung
Journalgruppencode
SUPINV
Sequenzstartnummer
1
Sequenz-Padding
3
Sequenzformatzeichenfolge
[f]-[pp]-[seq]
Wählen Sie
Regelkonfiguration von Generator für Journalsequenzen
kopieren
 in den möglichen Aktionen für die Regelkonfiguration des Generators für Journalsequenzen, um die Regeln auf andere Hauptbücher anzuwenden. Um doppelte Journalsequenznummern zu vermeiden, empfiehlt Workday, die Regelkonfiguration des Generators für die kopierte Sequenzierung zu ändern, bevor Sie sie auf andere Hauptbücher anwenden. Beispiel: Um die Regel eines primären Hauptbuchs auf ein alternatives Hauptbuch anzuwenden, hängen Sie den Währungscode des alternativen Hauptbuchs an die Konfiguration der Sequenzzeichenfolge an.