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Zuletzt aktualisiert: 2025-01-10
Schritte: Lastschriftmandate für Lastschrift-Kundenzahlungen erstellen

Schritte: Lastschriftmandate für Lastschrift-Kundenzahlungen erstellen

Mit Lastschriftmandaten können Sie die Genehmigung von Kunden anfordern, um Lastschriftzahlungen einzuziehen. Bei Lastschriftmandaten kann ein Zahlungsempfänger sowohl wiederkehrende als auch einmalige Zahlungen von Kunden einziehen, die dem Zahlungsempfänger ein unterzeichnetes Mandat übermitteln.
Mit Workday können Sie Lastschriftmandate erstellen und speichern und diese dann Kundenrechnungen zuordnen. Sie können auch Vorabinformationen senden, um Kunden über zukünftige Zahlungsabwicklungen zu informieren.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Lastschriftmandat erstellen
    .
    • Füllen Sie alle Felder im Abschnitt
      Informationen zum Gläubiger
       aus. Wählen Sie die Zahlungsart für das Mandat aus. Die Banking-Details, die Sie im Kundenprofil konfiguriert haben, werden im Abschnitt
      Informationen zum Schuldner
       angezeigt.
    • Wenn Sie die Zahlungsart
      Wiederkehrend
       auswählen, wird die
      Sequenz
       automatisch auf
      Erste
       gesetzt. Nachdem die Zahlung generiert wurde, ändert sich die Sequenz automatisch in Wiederkehrend. Wenn Ihre nächste Zahlung das letzte Lastschriftmandat für das Mandat ist, können Sie die
      Sequenz
       in
      Endgültig
      ändern. Workday inaktiviert das Mandat automatisch, sobald die letzte Zahlung abgeschlossen ist.
    • (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
      Vorabinformation erforderlich
      . Workday zeigt dann das Feld
      Mindesttage für Vorabinformation
       an. Damit Rechnungen, die mit dem Mandat verknüpft sind, für die Zahlungsabwicklung verfügbar sind, müssen Sie dies mindestens für die Anzahl der angegebenen Tage im Voraus benachrichtigen.
    • Workday erstellt das Mandat im
      Entwurfsstatus
      .
       Für die Änderung in
      "Aktiv"
      muss die IBAN im Kundenprofil angegeben werden.
    Sicherheit: Domäne
    Process: Direct Debit Mandate
     im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.
  2. Wählen Sie
    Lastschriftmandat
    Lastschriftmandat drucken
     in den möglichen Aktionen für das Lastschriftmandat.
    Senden Sie den Entwurf des Lastschriftmandats an Ihren Kunden, damit Informationen zum Schuldner, Zahlungsinformationen und Signaturen ausgefüllt werden. Workday schließt die Informationen zum Schuldner nicht in die gedruckte Datei ein.
    Sicherheit: Domäne
    Reports: Direct Debit Mandate
     im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.
  3. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Vorabinformationen für Lastschriftmandate drucken
    .
    Workday generiert PDF-Dateien, die Sie an Ihre Kunden senden können.
    Sicherheit: Domäne
    Reports: Direct Debit Mandate
     im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.
  4. Öffnen Sie die Profilgruppe
    Übersicht
     des Kunden.
    1. Um die Referenznummer des Lastschriftmandats in Kundenrechnungen anzuzeigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen
      Mandat erforderlich
       im Bericht
      Zahlungsdetails
      .
    2. Fügen Sie Details zum Zahlungsabwicklungskonto vom Entwurf des ausgefüllten Lastschriftmandats zum Bericht
      Banking
       hinzu. Aktivieren Sie das
      Kontrollkästchen Testtransaktion erforderlich,
       wenn Sie Mandate haben.
  5. Öffnen Sie die Aufgabe
    Lastschriftmandat bearbeiten
    .
    Nachdem Sie das unterzeichnete Mandat des Kunden zurückerhalten haben, stellen Sie sicher, dass alle Felder ausgefüllt sind und ändern Sie den
    Mandatsstatus
     in
    Aktiv
    . Sie können keine Felder in diesem Status bearbeiten.
    Sobald ein Mandat mit einer genehmigten oder in Bearbeitung befindlichen Rechnung oder mit nicht oder teilweise gezahlten Rechnungen verknüpft ist, können Sie den Status nicht mehr ändern.
    (Optional) Laden Sie eine Kopie des ausgefüllten Lastschriftmandats in das Register
    Anhänge
     hoch.
    Sicherheit: Domäne
    Process: Direct Debit Mandate
     im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.
  6. Wenn die
    Zahlungsart,
     die Sie auf der Rechnung auswählen, mit der Zahlungsart im Lastschriftmandat übereinstimmt, füllt Workday folgende Felder aus:
    • Lastschriftmandat
    • Datum der Vorabinformation
    Um die Kundenrechnungen elektronisch an die Bank zu senden, konfigurieren Sie den Electronic Invoice Connector für Ihre Region. Siehe: Schritte: Connector für elektronische Rechnungen einrichten
Nachdem Sie das Lastschriftmandat und die zugehörigen Rechnungen erstellt haben, initiiert Workday den Geschäftsprozess
Kundenrechnungsereignis
 zur Prüfung und Genehmigung. Workday verarbeitet Buchungen nach Abschluss des Geschäftsprozesses und verwendet die Kontierungsregel für Forderungen, um fällige Kundenzahlungen zu erfassen.
  • Sie können einen Zahlungslauf erstellen, um die Kundenrechnungen zu begleichen.
    • Workday fasst alle auswählbaren Kundenrechnungen und Anpassungen für dasselbe Unternehmen, denselben Zahlungsempfänger und mit demselben Lastschriftmandat zu einer einzelnen Zahlung zusammen. Siehe Manuelle Zahlungsläufe erstellen. Sie können auch
      Per Lastschrift zahlen
       in den möglichen Aktionen für die Kundenrechnung auswählen, um einen Zahlungslauf für eine Einmalzahlung zu erstellen.
    • Wenn das Datum der Kundenrechnung mit einem Mandat 14 Tage nach dem Datum der Vorabinformation liegt, schließt Workday sie in den Zahlungslauf ein.
    • Wenn die Aufgabe des Zahlungslaufs abgeschlossen ist, erfasst Workday die Zahlung automatisch und ordnet sie zu, erstellt eine Kontoeinzahlung und erstellt operative Journale in der Unternehmenswährung für genehmigte Transaktionen. Wenn sich die Transaktions- und die Unternehmenswährung unterscheiden, rechnet Workday die Beträge in die Unternehmenswährung um. Prozess "Automatische Zuordnung" wurde nicht ausgeführt.
    • Buchungen für Lastschrifttransaktionen.
      Transaktion
      Soll
      Haben-
      Kundenrechnung
      Forderungen
      Revenue
      Zahlungslauf
      Kasse
      Forderungen
      Kundenzahlung abbrechen
      Forderungen
      Kasse
    • Workday aktualisiert folgende Felder für das Lastschriftmandat, nachdem der Zahlungslauf abgeschlossen ist:
      • Datum der letzten Zahlungsabwicklung
      • Mandatsstatus
        : Auf
        "Inaktiv"
         für
        ein einmaliges
         Mandat und für
        ein wiederkehrendes
         Mandat mit der
        Sequenz
         "
        Endgültig"
        . Wenn Sie die Zahlung abbrechen können, ändert sich der Status zurück in
        "Aktiv"
        .
      • Sequenz
        : Bis
        "Erste"
        ,
        "Sekunde"
        usw. oder
        "Ende"
        . Wenn Sie die 1. Zahlung für eine Kundenrechnung abbrechen, die mit der Mandatsart
        Wiederkehrend
         verknüpft ist, ändert sich die Reihenfolge von
        Wiederkehrend
         zurück zu
        Erste
         .
  • Wenn das Kundenbankkonto nicht über ausreichende Geldmittel verfügt, können Sie die Kundenrechnung „Lastschrift“ retournieren, indem Sie in den möglichen Aktionen der Kundenzahlung
    Retournieren
    wählen.
  • Sie können diese Berichte öffnen, um weitere Details zu erhalten:
    • Lastschriftmandat suchen
    • Druckläufe für Vorabinformationen für Lastschriftmandat suchen
  • Für Massentransaktionen können Sie die folgenden Webservices verwenden:
    • Gläubiger-IDs für Unternehmen abrufen
    • Put Company Creditor Identifier
    • Set Up: Company General
    • Submit Customer Invoice