Überlegungen zum Setup: Überzahlungen

Administrator Guide

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung der Überzahlungsfunktion dienen. Darin wird Folgendes erläutert:

Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.

Wie sie sich in Workday einfügt.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Mit der Überzahlungsfunktion können Sie kleine Salden abschreiben, wenn Folgendes zutrifft:

Wenn Sie eine Zahlung zuordnen.

Nachdem Sie eine Zahlung mit Akontosaldo zugeordnet haben.

Wenn Sie eine Überzahlung erfassen, erstellt Workday eine neue Journaleingabe, um dem Hauptbuch-Konto, das in der Kontierungsregel definiert ist, den Akontobetrag gutzuschreiben.

Dieses Feature verfolgt keine Überzahlungen nach Rechnungen.

Vorteile und Nutzen

Die Überzahlungsfunktion:

Eliminiert manuelle Schritte zur Erfassung und Zuordnung der Anpassungsbelastung für Rechnungen.

Verbessert globale Funktionen für Steuer-Compliance und -audit.

Ermöglicht die einfache Identifizierung von Kundenüberzahlungen.

Anwendungsfälle

Wenn Sie eine Zahlung erhalten, die größer ist als der Rechnungsbetrag, haben Sie mit der Überzahlungsfunktion folgende Möglichkeiten:

Sie können den Zusatzbetrag bei der Zahlungszuordnung in einem einzigen Schritt erfassen, zuordnen und als Akonto verwenden.

Erfassen Sie eine Überzahlung, indem Sie die Aufgabe

Überzahlung erfassen

in den möglichen Aktionen für die Zahlung öffnen.

Außerdem können Sie Folgendes tun:

Brechen Sie eine Überzahlung ab.

Fügen Sie einen Genehmigungsschritt zum Geschäftsprozess für das Überzahlungsereignis hinzu, um den Überzahlungsbetrag zu begrenzen. Wenn Sie nur einen Teil des Akontobetrags als Überzahlung erfassen, nachdem das Überzahlungsereignis abgeschlossen ist, verringert sich der Akontobetrag.

Wenn ein Akontobetrag Null erreicht, gilt Folgendes:

Der Zahlungsstatus ändert sich in Abgeschlossen
.

Der Zuordnungsstatus ändert sich in Vollständig zugeordnet
.

Fragestellungen

Frage	Überlegungen
Möchten Sie eine Überzahlung auf Zahlungsebene abschreiben?	Wenn Sie eine vorhandene Zahlung mit einem Akontobetrag haben, können Sie die Aufgabe Überzahlung erfassen verwenden, um den Betrag abzuschreiben.
Wie wird eine Überzahlung in einer Transaktion berechnet, bei der Zahlungswährung und Unternehmenswährung unterschiedlich sind?	Workday verwendet die Transaktionswährung, um den Überzahlungsbetrag zu berechnen. Wenn die Zahlungswährungen für Unternehmen und Kunde unterschiedlich sind, lädt Workday den Wechselkurs für Überzahlung für das Überzahlungsdatum in der Aufgabe Kundenüberzahlung erfassen . Sie können den Kurs überschreiben; dies kann jedoch zu einem Wechselkursgewinn oder -verlust führen.
Was passiert, wenn Sie eine Kundenzahlung abbrechen oder deren Zuordnung aufheben?	Workday bricht alle zugehörigen Überzahlungen ab.

Empfehlungen

Fügen Sie Anhänge oder Anmerkungen hinzu, wenn Sie eine Überzahlung erfassen, da Sie Überzahlungsinformationen später nicht ändern oder bearbeiten können.

Klicken Sie auf

Übermitteln

, um eine Überzahlung in der Aufgabe

Kundenzahlung zuordnen

zu erfassen.

Konfigurieren Sie Bedingungsregeln im Geschäftsprozess für die Überzahlung, um Genehmigungen basierend auf dem Überzahlungsbetrag festzulegen.

Anforderungen

Erstellen Sie mindestens einen Überzahlungsgrund.

Konfigurieren Sie die Kontierungsregel

Forderungsüberzahlung

, um das Hauptbuch-Konto zur Erfassung von Überzahlungen einzurichten. Sie können die Kontierungsregel mit folgenden Dimensionen konfigurieren:

Unternehmen

Unternehmenshierarchie

Grund für Forderungsüberzahlung

Geben Sie bei der Erfassung einer Überzahlung in der Aufgabe

Kundenzahlung zuordnen

ein Worktag an, wenn Sie den Worktag-Ausgleich verwenden.

Stellen Sie außerdem Folgendes sicher:

Der Gesamtüberzahlungsbetrag ist kleiner als der Akontobetrag.

Der Zahlungsstatus lautet In Bearbeitung
und der Zuordnungsstatus lautet Zugeordnet mit Akonto
, wenn Sie eine Überzahlung erfassen.

Das Überzahlungsdatum stimmt mit dem Kundenzahlungsdatum überein oder liegt danach.

Einschränkungen

Sie können für Folgendes keine Überzahlungen verarbeiten:

Anpassungsgutschriften.

Abschreibungen auf Rechnungsebene.

Rückerstattungen in Bearbeitung mit vollem Akontobetrag.

Abgebrochene Zahlungen.

Zahlungen mit fehlerhaftem Journal.

Wenn ein Genehmiger eine Zahlungszuordnung ablehnt, wird jedes zugehörige Überzahlungsereignis beendet und Sie müssen eine neue Überzahlung erstellen.

Wenn Sie eine Kundenzahlung abbrechen oder deren Zuordnung aufheben, werden auch alle zugehörigen Überzahlungen abgebrochen.

Sie können eine Überzahlung nicht abbrechen, wenn Folgendes zutrifft:

Der Genehmiger lehnt die Überzahlung ab.

Die zugehörige Zahlung wurde retourniert oder ihre Zuordnung wurde aufgehoben.

Mandanten-Setup

Keine Auswirkungen.

Sicherheit

Benutzer mit Zugriff auf folgende Domänen können Überzahlungen einrichten, verwalten und erfassen:

Domänen	Überlegungen
Set Up: Receivable Overpayment im funktionalen Bereich „Common Financial Management“.	Mit diesen Domänen können Sie folgende Elemente verwenden: Aufgabe Gründe für Forderungsüberzahlung verwalten . Bericht Grund für Forderungsüberzahlung anzeigen . Webservice Get Receivables Overpayment Reasons . Webservice Put Receivables Overpayment Reason .
Process: Customer Overpayment (übergeordnete Domäne) im funktionalen Bereich „Customer Accounts“. Process: Customer Overpayment - Cancel im funktionalen Bereich „Customer Accounts“. Process: Customer Overpayment - Core im funktionalen Bereich „Customer Accounts“. Process: Customer Overpayment - View im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.	Diese Domänen ermöglichen Ihnen den Zugriff auf folgende Aufgaben und Berichte: Kundenüberzahlung abbrechen Kundenüberzahlung bearbeiten Buchungsinformationen für Kundenüberzahlung anzeigen Überzahlung für Kundenzahlung anzeigen
Reports: Customer Overpayment im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.	Ermöglicht Ihnen Zugriff auf: Berichtsdatenquelle Customer Overpayment . Datenquellenfilter Customer Overpayment for Company Filter .

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozess	Überlegungen
Kundenüberzahlungsereignis	Um Genehmigungen für bestimmte Überzahlungsbeträge zu aktivieren, können Sie den Geschäftsprozessschritt Kundenüberzahlungsereignis zum vorhandenen Geschäftsprozess Kundenzahlungsereignis hinzufügen. Wenn der Genehmiger das Überzahlungsereignis ablehnt, wird der Überzahlungsstatus in Abgelehnt aktualisiert. Starten Sie den Prozess neu und erstellen Sie eine neue Überzahlung.
Kundenzahlungszuordnung - Ereignis	Workday bricht alle zugehörigen Überzahlungen ab, wenn Sie: Eine Kundenzahlung abbrechen. Eine Kundenzahlungszuordnung aufheben.

Beachten Sie bei der Konfiguration des Geschäftsprozesses Kundenüberzahlungsereignis
Folgendes:

Wenn ein Genehmiger den Geschäftsprozess Kundenzahlungszuordnung - Ereignis
ablehnt und Sie Überzahlungen erfasst haben, wird der Geschäftsprozess Kundenüberzahlungsereignis
ebenfalls beendet.

Wenn beide Geschäftsprozesse denselben Genehmiger haben, genehmigt Workday die Überzahlung und die Kundenzahlungszuordnung in einem einzigen Schritt.

Reporting

Sie können folgende von Workday bereitgestellte Berichte verwenden, um die Überzahlungsdaten anzuzeigen:

Berichte	Überlegungen
Kundenzahlung für Rechnungen anzeigen	Ermöglicht Ihnen das Anzeigen der Überzahlungsinformationen auf den Registern Aktivität für Kundenüberzahlung und Zahlungshistorie .
Aktivitätsdetails für Kunden	Ermöglicht Ihnen das Anzeigen einer Transaktion Kundenüberzahlung auf Positionsebene.
Aktivitätszusammenfassung für Kunden	Enthält die Spalte Kundenüberzahlung gesamt , auf die Sie klicken können, um einen Drilldown zu Überzahlungsdetails durchzuführen.
Saldodetails für Kunden	Enthält die Spalte Genehmigte Gesamtüberzahlung gesamt , in der Sie die Summe aller Überzahlungsbeträge anzeigen können.
Saldozusammenfassung für Kunden	Enthält die Spalte Akontozahlungen , die Überzahlungen im berechneten Betrag enthält. Sie können einen Drilldown zu der Spalte durchführen, um den Gesamtüberzahlungsbetrag anzuzeigen.
Kundenzahlungen suchen	Enthält die Spalte Überzahlungsbetrag .
Receivables Financial Aging Detail Report	Ermöglicht Ihnen das Anzeigen folgender Elemente: Saldo in Transaktionswährung. Saldo in Unternehmenswährung. Kundenüberzahlung. Akontobetrag. Ursprünglicher Zahlungsbetrag in Transaktionswährung. Wenn der Zahlungsstatus des Kunden Abgeschlossen und der Zuordnungsstatus Vollständig zugeordnet lautet, wird die Zahlung nicht im Bericht angezeigt.
Receivables Aging Summary by Financial Aging for Accounting Period	Ermöglicht Ihnen das Anzeigen des Überzahlungsbetrag, wenn Sie einen Drilldown zur Spalte Akontozahlungen durchführen.
Abstimmung von Forderungen und Kundensalden	Schließt den Kundenüberzahlungsbetrag in den Drilldown zur Spalte „Akontozahlungen“ ein.
Abstimmung von Forderungen an Kundenbilanzen - Ausnahmen - Zusammenfassung	Enthält die Spalte Differenz in Unternehmenswährung , die Kundenüberzahlungen automatisch berechnet.

Sie können die Berichtsdatenquelle

Customer Overpayment

in benutzerdefinierten Berichten verwenden, um Anhänge für Kundenüberzahlungen anzuzeigen und folgende Elemente zu bestimmen:

Wechselkurs für Überzahlungen.

Verbleibender Akontobetrag, wenn Sie eine Überzahlung erfassen.

Gesamtbetrag der genehmigten Kundenüberzahlungen.

Ob eine Überzahlung für eine Kundenzahlung vorhanden ist.

Integrationen

Verwenden Sie folgende Webservices, um Daten zu Überzahlungsgründen hochzuladen, abzurufen oder zu bearbeiten und Kundenaktivitäten anzuzeigen:

Get Overpayment Reasons

Put Overpayment Reason

Get Customer Activity

Verwenden Sie die folgenden Webservices, um mehrere Überzahlungen gleichzeitig abzurufen, zu erfassen oder abzubrechen:

Cancel Overpayment

Get Customer Overpayments

Submit Customer Overpayment

Beziehungen und Touchpoints

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.

Kundenzahlungen erfassen