Schritte: Kundenzahlungen zuordnen
- Erfassen Sie eine Kundenzahlung.
- Konfigurieren Sie den GeschäftsprozessKundenzahlungszuordnungund die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Customer Accounts“. Siehe Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinien bearbeiten.
Nachdem Sie eine Kundenzahlung erfasst haben, können Sie die Zahlung den entsprechenden Kundenrechnungen zuordnen, einen bestimmten Betrag als Akonto verwenden, eine Überzahlung erfassen sowie Anhänge und Anmerkungen hinzufügen. Sie können keine Überzahlung erfassen, wenn der Zahlung eine Kundenrückerstattung mit dem Status
Entwurf
zugeordnet ist. Mit Workday haben Sie außerdem folgende Möglichkeiten:
- Nehmen Sie Abschreibungen während des Zahlungszuordnungsprozesses vor.
- Suchen Sie nach zusätzlichen Rechnungen, bevor Sie die Zahlung zuordnen.
Sie können eine Zahlung auch abbrechen, retournieren oder die Zuordnung aufheben. Um die Zuordnung großer Mengen fehlerhafter Kundenzahlungen aufzuheben, können Sie den Webservicevorgang
Unapply Customer Payment
verwenden. Um die gesamte Transaktionshistorie anzuzeigen, können Sie einen erweiterten benutzerdefinierten Bericht mit dem Geschäftsobjekt „Kundentransaktionshistorie“
erstellen. - (Optional) Öffnen Sie die AufgabeGründe für Forderungen verwalten.
- Fügen Sie Gründe hinzu, warum die Zahlung als Akonto verwendet werden soll. Stellen Sie sicher, dass mindestens ein Grund aktiv ist.
- Wenn Sie keine Akontogründe definieren, sind die FelderAkontogrundundAkontobeschreibungnicht sichtbar, wenn Sie bei der Zahlungszuordnung eine Zahlung als Akonto festlegen.
- Für eine Kundenzahlung, der bereits ein Teil des Betrags als Akonto zugeordnet wurde, können Sie die AufgabeAkontogrund hinzufügen/ändernin den möglichen Aktionen für die Kundenzahlung öffnen, um einen Grund hinzuzufügen.
- Für Massenaktualisierungen können Sie den WebservicevorgangPut On-Account Reasonverwenden.
Sicherheit:Set Up: Customer Accountsim funktionalen Bereich „Common Financial Management“. - (Optional) Öffnen Sie die AufgabeMandanten-Setup bearbeiten - Financials.Um währungsübergreifende Kundenzahlungen standardmäßig mit dem Wechselkurs aus dem Zahlungsdatum zuzuordnen, aktivieren Sie das KontrollkästchenWechselkurs des Zahlungsdatums für währungsübergreifende Zahlungen verwendenim AbschnittOptionen für Kundenkonto.
- Übermitteln Sie Entwürfe für Zuordnungen von währungsübergreifenden Zahlungen und schließen Sie anstehende Genehmigungsanforderungen für währungsübergreifende Zahlungen ab, bevor Sie ein Opt-in setzen.
- Wenn Sie ein Opt-in setzen, aber einen Überschreibungssatz für die Währung für Ihre währungsübergreifende Anwendung angeben, verwendet Workday den Überschreibungssatz, um den Zahlungsbetrag in der Rechnungswährung zu berechnen.
- Wenn Sie die Zuordnung einer Zahlung mit verarbeiteten Zahlungszuordnungen vor dem Opt-in aufheben, kehrt Workday vorherige Zuordnungen um und verwendet den Wechselkurs und die Beträge, die zum Datum der Zahlungszuordnung berechnet wurden.
- Für eine Zahlung mit verarbeiteten Zahlungszuordnungen vor und nach dem Opt-in gilt Folgendes:
- Workday kehrt Zahlungszuordnungen um, die vor dem Opt-in verarbeitet wurden, und verwendet den Wechselkurs und die Beträge, die zum Datum der Zahlungszuordnung berechnet wurden.
- Workday kehrt Zahlungszuordnungen um, die nach dem Opt-in verarbeitet wurden, und verwendet den Wechselkurs und die Beträge, die zum Zahlungsdatum berechnet wurden.
- (Optional) Öffnen Sie die AufgabeKonfiguration für Kundenzahlungszuordnung bearbeiten.
- Um eine große Menge offener Rechnungen zu durchsuchen, wählen Sie die OptionKeine Rechnungen vorab auswählenaus der WertelisteVorab ausgewählte Rechnungen konfigurierenim AbschnittEinstellungen für manuelle Zuordnung.
- Rechnungen nicht vorab auswählen: Workday wählt keine Rechnungen aus, die zuvor ausgewählt wurden.
- Zahlungsavisrechnungen und zuvor nicht zugeordnete Rechnungen vorab auswählen: Workday wählt alle Rechnungen vor, die zuvor ausgewählt wurden, einschließlich derer, die manuell ausgewählt wurden.
- Nur Zahlungsavisrechnungen vorab auswählen: Workday wählt nur Rechnungen vor, die im Zahlungsverkehrs-Grid der Zahlung identifiziert wurden.
- Um einen Skonto basierend auf dem Nettorechnungsbetrag anstelle des bei der Zahlungszuordnung fälligen Betrags auszufüllen, aktivieren Sie das KontrollkästchenSofortige Zahlung aus Nettorechnungsbetrag berechnen.
Sicherheit:Set Up: Company Generalim funktionalen Bereich „Common Financial Management“. - (Optional) In den möglichen Aktionen für die Kundenzahlung wählen SieApply Update Zahlungsavis.
- Wenn Sie eine Kundenzahlung ohne Zahlungsavis erhalten, können Sie zuerst dieZahlungsavisartund die zugehörigen Details im GridZahlungsavisfür mehrere Rechnungen hinzufügen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie für jede Zahlungsavisart eine separate Zeile hinzufügen.
- Workday hindert Sie daran, die Zahlungsavisart zu aktualisieren, wenn die Kundenzahlung bereits zugeordnet, als Akonto verwendet, abgebrochen oder retourniert wurde.
- Sie können auch den WebservicevorgangPut Customer Paymentfür eine große Anzahl von Aktualisierungen verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie dieZahlungsavisartmit der identischen Instanz-ID wie in der Rechnung angeben. Setzen Sie das KennzeichenBereit zur automatischen Zuordnungauf „Wahr“ und stellen Sie sicher, dassZu zahlender Betragnicht größer als die Zahlung ist.
Sicherheit:Process: Customer Invoice Paymentim funktionalen Bereich „Customer Accounts“. - Öffnen Sie die AufgabeKundenzahlung zuordnen.Wählen Sie dieKundenzahlungaus, die Sie zuordnen möchten.Konfigurieren Sie folgende Sicherheitsdomänen im funktionalen Bereich „Customer Accounts“:
- Prozess: Barverkaufszahlung - Anzeigen
- Prozess: Customer Invoice - View
- Prozess: Kundenabschreibung - Anzeigen
- Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung ZahlungsavispositionenKlicken Sie hier, um die Zahlungsavispositionen aus der Erfassung der Kundenzahlung anzuzeigen. Workday wählt die Rechnungen automatisch aus dem Zahlungsavis aus und füllt ihren Zahlungsbetrag aus, um die Zahlungszuordnung zu erleichtern.Ältesten Rechnungen zuerst zuordnenWenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, sortiert Workday das GridRechnungennachFälligkeitsdatumund listet die ältesten Rechnungen zuerst auf. Workday wählt dann Rechnungen mit Beträgen aus, die mit demZuzuordnenden Zahlungsbetragvollständig gezahlt werden können. Ist der Betrag der nächsten Rechnung größer als der zuzuordnende Restbetrag, ordnet Workday dieser Rechnung nur den zu zahlenden Restbetrag zu.Beispiel: Es wurde eine Zahlung von 1.000,00 EUR erfasst. Die älteste Rechnung für den Kunden beträgt 600,00 EUR und die nächste Rechnung beträgt 1.500,00 EUR. Workday wählt beide Rechnungen aus, ordnet die Zahlung vollständig der ersten Rechnung zu und den Rest der nächsten Rechnung. Die ausstehenden 1.100,00 EUR der zweiten Rechnung verbleiben in der Warteschlange der nicht gezahlten Rechnungen.Letzte Zahlungszuordnung aufrufenWenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wählt Workday automatisch die entsprechenden Rechnungen in den Ergebnissen aus.Als Akonto zu verwendender BetragWenn Ihr Zahlungsbetrag größer ist als der einer oder mehreren Rechnungen zugeordnete Gesamtbetrag können Sie den Überzahlungsbetrag als Akonto verwenden. Um die Zahlung auszugleichen und zu übermitteln, geben Sie einen Betrag ein, der gleich demNoch zuzuordnenden Betragist. Workday aktualisiert dann denNoch zuzuordnenden Betragauf null, was bedeutet, dass Ihre Zahlung ausgeglichen und zur Übermittlung bereit ist. - Wählen Sie die Rechnungen für die Zahlungszuordnung aus.
- Für konsolidierte Rechnungen ordnen Sie die Zahlung Rechnungen für übergeordnete oder untergeordnete Kunden zu.
- Workday unterstützt keine im Auftrag durchgeführten Zahlungen und Abschreibungen, die Rechnungen mit Skontobedingungen enthalten.
- Um eine große Menge offener Rechnungen zu durchsuchen, klicken Sieauf Rechnungen suchen.Sie können mehrmals nach Rechnungen suchen und Rechnungen hinzufügen. Bei jeder Suche speichert Workday die vorherigen Änderungen einschließlich der Zahlungsbeträge, Skontobeträge und Abschreibungen.
- Bei der Eingabe der Zahlungsinformationen für jede Rechnungsposition sind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung ZahlungsbetragOrdnen Sie die erfasste Zahlung ganz oder teilweise der ausgewählten Rechnung zu. Für Teilbeträge geben Sie den Restsaldo als Akonto an.Wenn Sie Kundenzahlungen mit Nullbetrag zuordnen, stellen Sie sicher, dass die Kundenrechnungen und Anpassungsgutschriften, die Sie auswählen, netto auf 0 gesetzt sind.SkontobetragWenn Sie die Zahlung innerhalb des Skontodatums aus der Kundenrechnung zuordnen, ordnet Workday den Skonto auf Basis des zugeordneten Zahlungsbetrags und nicht des Rechnungssaldos zu. Sie legen die Skontobedingungen in der Kundenrechnung im FeldZahlungsbedingungenfest.Workday wendet Skontobeträge als Teil des Zahlungszuordnungsprozesses an. Skontobeträge sind nicht Teil des Zahlungsbetrags selbst und werden in einem separaten Feld in Berichten angezeigt.AbschreibungspositionenKlicken Sie auf den Abschreibungswert und geben Sie den Betrag an. Sie können außerdem:- Fügen Sie ein Memo und Anhänge zur Abschreibung hinzu.
- Wählen Sie einen Standardabschreibungsgrund aus.
- Splitten Sie den Abschreibungsbetrag nach Abschreibungsgrund und Ausgleichs-Worktag, wenn im Mandanten der Worktag-Ausgleich aktiviert ist.
Workday aktualisiert die Buchungen der Journalpositionen, um die Soll- und Habenbeträge in den korrekten Hauptbuch-Konten widerzuspiegeln.Fälliger RestbetragWorkday aktualisiert diesen Wert dynamisch, wenn sich einer der folgenden Beträge ändert:- Fälliger Betrag
- Skontobetrag
- Zahlungsbetrag
- Abschreibungsbetrag
Workday initiiert den Geschäftsprozess
Kundenzahlungszuordnung - Ereignis,
um die Zahlung zur Genehmigung weiterzuleiten und erstellt dann die operativen Journalpositionen. Wenn Sie „Für später speichern“ auswählen, speichert Workday die Zahlung mit dem Status Entwurf
und generiert keine operativen Journalpositionen. Für Zahlungen mit Nullbetrag erstellt Workday eine vollständig zugeordnete Kundenzahlung mit dem Status Abgeschlossen
.Für Intercompany-Transaktionen:
- Workday füllt automatisch das verbundene Intercompany-Unternehmen zwischen den beiden Unternehmen für die generierten Journalpositionen aus. Sie können die Details der Intercompany-Buchungen auf dem Register der Kundentransaktion anzeigen.
- Erstellen Sie einen Zahlungslauf, um die Zahlung zu überweisen und die Eingaben zu Intercompany-Verbindlichkeiten und -Forderungen zu löschen.
Sie können die Zuordnung von Kundenzahlungen aufheben und bearbeiten, um Folgendes zu aktualisieren:
- Rechnungswährung und Zahlung-von-Kunde für Zahlungen, die zuvorVollständig zugeordnetwurden
- Rechnungswährung für Zahlungen, die zuvormit Akonto zugeordnetwurden.