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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-09-20
Schritte: Abgrenzungszuwendungspositionen für automatische Verwendung einrichten

Schritte: Abgrenzungszuwendungspositionen für automatische Verwendung einrichten

Um die Zuwendungsfakturierung zu vereinfachen, können Sie den Zuwendungspositionen für Kostenerstattung Fakturierungszeitpläne für Vorauszahlungen zuordnen. Sie können mehrere Fakturierungszeitpläne für dieselbe Zuwendung erstellen. Jeder Fakturierungszeitplan kann eine eigene Zuwendungsposition haben oder Sie können mehrere Zuwendungspositionen im selben Zeitplan haben.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Zeitplanarten verwalten
    .
    Erstellen Sie für die Fakturierung eine Zeitplanart
    Vorauszahlung
     und aktivieren Sie die Kontrollkästchen
    Vorauszahlung
     und
    Fakturierung
     .
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Customer Contracts
     in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.
  2. Konfigurieren Sie die Zuwendungsposition, die für Abgrenzungsraten mit folgenden Elementen verwendet werden soll:
    • Die niedrigste Nummer der Zuwendungsposition.
    • Positionsart
      Kostenerstattung
       .
    • Worktags für Zuwendungspositionen, wenn Sie den Worktag-Ausgleich aktivieren. Beispiel: Worktag Geldmittel.
  3. Erstellen Sie einen neuen Fakturierungszeitplan für
    Raten
     und wählen Sie
    "Vorauszahlung"
     als
    Zeitplanart
    aus.
    Raten für den Fakturierungszeitplan generieren.
    Um zu verhindern, dass Debitoreneingaben mit manuellen Buchungsjournalen gelöscht werden müssen, empfehlen wir Folgendes:
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
      Nicht mehr als Gesamtratenbetrag fakturieren
       .
    • Generieren Sie Raten nur für die Position mit der niedrigsten Anzahl, wenn mehrere Positionen denselben Fakturierungszeitplan verwenden.
      Nachdem Sie den Fakturierungszeitplan erstellt haben, zeigt Workday die Position mit der niedrigsten Zahl im Feld
      Zuwendungsposition für Buchungs-Worktags aus Vorauszahlung
       an. Workday verwendet die Worktags in dieser Position, um die Buchungen für Abgrenzungen zu generieren.
    Nachdem Sie den Vorauszahlungsbetrag verbraucht haben, können Sie das Kontrollkästchen
    Nicht mehr als Gesamtratenbetrag fakturieren
     deaktivieren, sodass Sie Beträge über den Gesamtratenbetrag als Ausgaben für Kostenerstattung fakturieren können. Workday erstellt Debitoreneingaben für diese Ausgaben.
  4. Erstellen Sie Sponsorenrechnungen für ratenbasierte Zuwendungspositionen, die einen ratenbasierten Fakturierungszeitplan verwenden. Workday generiert in den ausgewählten Fakturierungsraten Rechnungen und Intercompany-Journaleingaben sowohl für das Unternehmen im Zuwendungs-Header als auch für das Unternehmen in der Zuwendungsposition.
    Sicherheit: Domäne
    Process: Billing
     in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.
Wenn Sie Sponsorenrechnungen für die abgegrenzte Zuwendung ausgeben und erstellen, geschieht in Workday Folgendes:
  • Workday verbraucht den Vorauszahlungssaldo aus abgeschlossenen Raten.
  • Der Abschnitt
    Vorauszahlungsdetails
     wird im Fakturierungszeitplan angezeigt.
Um die Abgrenzungspositionen zu prüfen, wählen Sie in den möglichen Aktionen für Sponsorenrechnungen
BuchhaltungBuchungsinformationen
anzeigen
 .