Concept : scénarios
Les scénarios utilisent les versions de base comme points de départ pour élaborer des scénarios possibles ou gérer les modifications apportées à la version de base. Avec ces scénarios, vous pouvez :
- Apportez les modifications proposées aux données des versions de base sans affecter les versions de base.
- Générez des rapports et des graphiques de données de scénario à analyser par rapport à la version de base ou à d'autres versions.
- Partagez vos scénarios avec les collaborateurs qui peuvent contribuer aux modifications.
- Renvoyez, ignorez ou approuvez les modifications effectuées par d'autres utilisateurs.
- Fusionnez les modifications proposées dans la version de base en quelques clics.
Les scénarios fonctionnent bien pour les unités légales et les services qui ont besoin de rédiger et d'évaluer différents scénarios de simulation avant de saisir leurs chiffres finaux dans la version actuelle.
Versions de base pour les scénarios
Tous les scénarios doivent avoir une version de base. Les versions de base peuvent uniquement être des versions de plan, à l'exclusion des versions virtuelles. Les nouveaux scénarios contiennent les mêmes données que la version de base, sauf si vous modifiez les données du scénario via la saisie de données dans les feuilles. Lorsque vous dupliquez des scénarios, vous copiez toutes les données modifiées du scénario d'origine dans le nouveau scénario.
Sélection des scénarios
Après avoir créé des scénarios ou une fois qu'une personne a partagé des scénarios avec vous, vous pouvez les rechercher dans l'invite de versions. La version de base devient modifiable dans la liste. Les scénarios figurent dans la version de base. Les scénarios figurant dans la liste de versions sont associés à une icône spéciale.
Codes du scénario
Workday génère des codes pour les scénarios lorsque vous créez le scénario. Pour modifier le code, vous pouvez survoler le scénario depuis la liste des scénarios jusqu'à ce que les trois points s'affichent. Cliquez sur les points et sélectionnez
Modifier
. Le code ne doit pas :
- Faites correspondre les codes des scénarios existants ou les noms des versions existantes.
- Dépasser 1 024 caractères.
Données dans les scénarios
Les scénarios contiennent les mêmes données que la version de base jusqu'à ce que vous y apportez des modifications aux données du scénario. Les données du scénario sont toujours valides, ce qui signifie que lorsque vous modifiez les données de la version de base, les modifications sont conservées dans le scénario. La seule exception à cette règle concerne les cas où vous avez apporté des modifications à la même intersection du scénario.
Exemple : lorsque vous créez le scénario, les données apparaissent comme suit :
Compte | Janv. 2024 | Fév. 2024 | Mars 2024 |
|---|---|---|---|
Charges. | 10,000 | 12 000 | 8 000 |
Vous apportez des modifications au scénario en janvier et février et laissez le mois de mars tel quel dans la version de base :
Compte | Janv. 2024 | Fév. 2024 | Mars 2024 |
|---|---|---|---|
Charges. | 8 000 | 10,000 | 8 000 |
Ensuite, vous ou quelqu'un d'autre change la valeur de mars en 10 000 et la valeur de janvier en 9 000. Votre scénario change uniquement le mois de mars car vous avez déjà modifié janvier et février dans le scénario :
Compte | Janv. 2024 | Fév. 2024 | Mars 2024 |
|---|---|---|---|
Charges. | 8 000 | 10,000 | 10,000 |
De cette façon, vous voyez toujours les données les plus récentes de votre scénario tout en conservant vos modifications.
Vous devez utiliser des feuilles pour saisir les données. Dans les feuilles, les cellules s'affichent avec une mise en surbrillance jaune lorsque les données du scénario diffèrent de la version de base.
Pour analyser plus en détail le scénario, vous pouvez créer des rapports et des graphiques pour comparer le scénario à d'autres scénarios, avec la version de base ou les données de montants réels.
Vous pouvez afficher ou comparer des scénarios dans les types de rapport suivants :
- Rapport matriciel
- Rapport modèle
Dans les rapports matriciels, vous pouvez ajouter des scénarios :
- Sur des lignes ou des colonnes.
- Comme paramètres ou filtres de rapport.
- Les calculs personnalisés À la différence.
Les scénarios que vous appliquez aux rapports s'affichent dans le panneau
Informations sur le rapport
. Dans le panneau Éléments
du générateur de rapports, les scénarios s'affichent en tant qu'enfants de l'élément de version de base. Lorsque vous ajoutez des scénarios aux rapports, ils apparaissent comme des frères/sœurs. Lorsque vous ajoutez à la fois des scénarios parents et enfants aux filtres, seuls les scénarios parents s'affichent. Les dates de début et de fin des scénarios sont basées sur leur version parent.
Dans les rapports OfficeConnect, les scénarios existants sont affichés comme enfants de la version de base. Vous pouvez les faire glisser dans le rapport.
Dans les tableaux de bord, vous pouvez sélectionner des scénarios parmi les suivants :
- Liste déroulante de la version de la page principale.
- Invites de la version du graphique dans les paramètres du graphique.
Les graphiques de tableau de bord permettent de visualiser les données en fonction des scénarios sélectionnés. Pour les graphiques prenant en charge une version de référence et de comparaison, vous pouvez sélectionner un scénario dans la liste déroulante de versions de la page principale pour le comparer à la version de base épinglée. Pour configurer la comparaison, sélectionnez la version de base pour la valeur de comparaison et, pour la version de référence, la valeur par défaut de l'outil de sélection de version.
Les tables de mappage des dimensions sont en lecture seule lorsque vous sélectionnez un scénario dans la liste déroulante de la version de la page principale.
Page Scénarios
Selon vos autorisations, la page
Scénarios
change et affiche un panneau latéral avec des dossiers pour filtrer votre vue :
- Tous les scénarios: affiche :
- Tous les scénarios des dossiers Personnel, Partagé et Global pour les utilisateurs administrateurs avec l'autorisationGérer les scénarios.
- Tous les scénarios des dossiers Personnel et Partagé pour les utilisateurs non administrateurs.
- Personnel: affiche les scénarios que vous avez créés. Les scénarios que vous avez partagés sont transférés dans le dossier Rapports partagés.
- Partagé: affiche les scénarios que vous avez partagés avec d'autres ou que d'autres ont partagés avec vous.
- Global:
- Pour les utilisateurs administrateurs, affiche les scénarios personnels détenus par d'autres utilisateurs et les scénarios partagés qui ne sont pas détenus par ces derniers ou partagés avec eux. Cela permet à l'administrateur de voir tous les scénarios du système et d'effectuer les actions nécessaires.
- Pour les utilisateurs non administrateurs, affiche tous les scénarios personnels dont ils sont responsables et ceux qu'ils ont partagés et qui sont partagés avec eux.
- Fusionné: capture l'historique des scénarios fusionnés.
Vous pouvez rechercher et trier la liste. Vous pouvez également filtrer la liste par versions de base.
Vous pouvez survoler un scénario jusqu'à ce que trois points verticaux s'affichent. Cliquez sur les points pour ouvrir le menu
Actions
. Le menu comprend les options suivantes :
- Afficher le détail: vous permet de voir toutes les colonnes. Cette option s'affiche uniquement si la fenêtre est tronquée.
- Modifier: disponible uniquement pour les scénarios que vous avez créés. Modifier le nom, le code ou la description. La modification du scénario n'affecte aucune de ses données modifiées. Vous ne pouvez pas changer la version de base d'un scénario.
- Supprimer: disponible pour les scénarios que vous avez créés, ou pour n'importe quel scénario lorsque vous disposez de l'autorisationGérer un scénario.
- Dupliquer: disponible uniquement pour les scénarios que vous avez créés. Faites une copie du scénario. Le scénario dupliqué inclut automatiquement toutes les modifications de données effectuées dans le scénario initial.
- Télécharger les modifications: disponible avec l'autorisationTélécharger les modifications de scénarios. Pour consulter les modifications détaillées que vous avez apportées au scénario avant la fusion, téléchargez les modifications dans un fichier Excel.
- Fusionner: disponible uniquement pour les scénarios que vous avez créés et pour les utilisateurs disposant de l'autorisationFusionner les scénarios. Ajoutez les modifications que vous avez apportées dans votre scénario à la version de base. Lorsque vous fusionnez, vous supprimez le scénario car vous transférez toutes les modifications dans la version de base.
- Partager: disponible pour les scénarios que vous avez créés, et vous permet de :
- Choisissez des utilisateurs et des groupes pour collaborer.
- Vous pouvez également sélectionner le tableau de bord qui contient les données que les collaborateurs peuvent réviser et modifier.
- Vous pouvez également ajouter une remarque aux collaborateurs avec des instructions ou des détails spécifiques.
- Gérer les soumissions: disponible pour les administrateurs et les propriétaires. Cette option s'affiche uniquement pour les scénarios partagés ; elle affiche la liste des collaborateurs, leurs statuts et les actions applicables. Voir Gérer la collaboration pour les scénarios partagés.
Scénarios maximum
Nous prenons en charge un maximum de :
- 15 scénarios dans toutes les versions pour chaque utilisateur.
- 2 000 enregistrements de feuille par scénario pour tous les utilisateurs ayant accès au scénario.
- 5 000 scénarios par instance.
Nous vous recommandons de ne pas partager de scénarios avec plus de 50 collaborateurs à la fois.
Sur la page
Scénarios
, vous pouvez vérifier les limites de vos scénarios en cliquant sur le bouton Utilisation de la capacité du scénario
dans la barre d'outils. Votre nombre de scénarios peut augmenter, car un administrateur copie tous vos scénarios lorsqu'il a cloné la version de base. Pour éviter les dépassements de maximum :
- Fusionnez ou supprimez fréquemment des scénarios.
- Utilisez les scénarios de comparaison de manière appropriée avec les versions. Voir FAQ : Scénarios.
Limites pour les scénarios
Les fonctionnalités suivantes ne sont pas prises en charge dans les scénarios :
- Nouveau calcul manuel.
- Rapports de piste d'audit. Après avoir fusionné les modifications du scénario avec la version de base, vous pouvez exécuter une piste d'audit sur la version de base pour vérifier les modifications résultant de la fusion.
- Importez et exportez des données de scénario avec Concevoir des intégrations.
- Import et export manuels des données de scénario.
- Planning comme source de données pour les scénarios dans Concevoir des intégrations.
Vous ne pouvez pas modifier les zones suivantes dans les scénarios qui sont renseignés à partir de la version de base :
- Formules partagées.
- Les taux de change.
- Formules de compte et remplacements de formule par défaut.
- Les tables de valeurs et de répartition dans les feuilles modèles.
- Des comptes métriques.
- Règles de dimension dérivée des tableaux de bord.
- Règles d'affectation.
- Propriétés des métadonnées spécifiques d'une version, comme les disponibilités des versions.