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Última actualización: 2023-06-23
Pasos: actualización de datos para informes periódicos

Pasos: actualización de datos para informes periódicos

Si crea informes mensuales o trimestrales de forma rutinaria, puede utilizar
OfficeConnect
 para ayudarle a automatizar el proceso y ahorrarle mucho tiempo. Como ya ha aprendido, cada vez que actualice los datos de origen en
OfficeConnect
 para Excel y, a continuación, actualice su
OfficeConnect
 para el documento de Word, los datos vinculados correspondientes también se actualizan.
Utilizar el mismo
OfficeConnect
 para el libro de trabajo de Excel para cada periodo posterior, utilizando fechas de informe relativas.
Antes de actualizar los datos para el nuevo periodo, puede resultarle útil activar
el control de cambios
en su
OfficeConnect
 para documento de Word. Para ello, en la ficha
Revisar
, haga clic
en Seguimiento de cambios
. A continuación, actualice los datos del nuevo periodo y actualice el documento con la nueva información. Con
el Control de cambios
 activado, puede ver los cambios que se han realizado. Cuando esté listo, puede aceptar todos los cambios para eliminar el marcado de un documento limpio. Para ello, en la ficha
Revisar
, haga clic en
Aceptar
y, a continuación, en
Aceptar todos los cambios
 en documento.
El siguiente es un ejemplo de un documento con control de cambios en:
Para actualizar Word desde un archivo de Excel con una fecha relativa modificada:
  1. Defina su
    OfficeConnect
     para que el informe de Excel utilice fechas relativas (en lugar de absolutas). Para obtener más información, consulte Uso de fechas absolutas y relativas.
  2. Cambie la fecha del informe de Excel y actualice la cuadrícula. La información de su instancia conectada actualiza su informe para el nuevo mes, trimestre u otro periodo.
  3. Guardar
    OfficeConnect
     para el libro de Excel, manteniendo el mismo nombre de archivo. Mantener el mismo nombre de archivo para el libro de trabajo de Excel mantiene intactos los vínculos entre el libro de trabajo de Excel y el documento de Word.
  4. En su
    OfficeConnect
     para el documento de Word, actualice el documento. En la ficha
    OfficeConnect
    , en el grupo
    Conexión
    , haga clic en la flecha situada debajo de
    Actualizar
    y, a continuación, haga clic en
    Actualizar tablas
     o
    Actualizar párrafos.
    (o ambos), según corresponda. La información actualizada para el nuevo periodo se actualiza en su documento de Word.
  5. Guarde su
    OfficeConnect
     para el documento de Word con los nuevos datos, ya sea con el mismo nombre o con uno nuevo. Cambiar el nombre de archivo del documento de Word conectado no rompe ningún vínculo. Esto significa que puede guardar el archivo original FinancialReport_Sep2014.docx como FinancialReport_Oct2014.docx sin necesidad de realizar más ajustes.
Otro método de actualización consiste en guardar un nuevo libro de trabajo de OfficeConnect para Excel basado en el existente y actualizar los datos para el nuevo periodo de informe. Aunque es un archivo nuevo, es una copia del existente, por lo que se conservan los rangos con nombre. Por lo tanto, esos rangos con nombre seguirán funcionando después de que apunte el documento de Word al archivo de Excel cuyo nombre ha cambiado.
Para actualizar Word desde un archivo de Excel copiado con un nombre cambiado:
  1. Abrir el código fuente
    OfficeConnect
     para el libro de Excel que está conectado a su
    OfficeConnect
     para documento de Word.
  2. Guardar
    OfficeConnect
     para el libro de Excel con un nuevo nombre. Ejemplo: puede cambiar FinancialReport_Sep2014.xlsx a FinancialReport_Oct2014.xlsx.
  3. Cambie la fecha del informe de Excel y actualice la cuadrícula. La información de su instancia conectada actualiza su informe para el nuevo mes, trimestre u otro periodo.
  4. Guarde el libro de trabajo de Excel para reflejar las actualizaciones recientes.
  5. En su
    OfficeConnect
     para el documento de Word, utilice el cuadro de diálogo Gestionar vínculos para cambiar el nombre del archivo de origen al nuevo nombre de archivo de Excel. Para obtener más información, consulte Gestión de vínculos y sus orígenes, sección "Cambio de archivo de origen".
  6. Con el cuadro de diálogo Gestionar vínculos aún abierto, seleccione la casilla junto a todos los vínculos que utilizan el nuevo archivo de origen. O bien, seleccione la casilla en la cabecera de la tabla para seleccionar todos los vínculos. Haga clic en
    Actualizar
    . La información actualizada para el nuevo periodo se actualiza en su documento de Word.
  7. Haga clic
    en Cerrar
    .
  8. Guarde el documento de Word con los nuevos datos, ya sea con el mismo nombre o con uno nuevo. Cambiar el nombre de archivo del documento de Word conectado no rompe ningún vínculo.