概念: ワークブック テンプレート
ワークブック テンプレートを使用すると、Workday のセキュリティ モデルを維持した堅牢なデータ モデリングと分析を提供できます。標準化されたレイアウトとデータ モデルをワークブックで定義し、このワークブックをテンプレートに変換して、そのテンプレートを大規模に配布できます。テンプレートを使用する最も一般的な理由はライブ データのセキュリティを維持することですが、テンプレートは複雑な数式を含むワークブックに対しても非常に役に立ちます。
配布されたテンプレートを受け取った受信者がそのテンプレートを実行してワークブックを作成すると、作成されたワークブックにはその受信者のセキュリティ権限に基づいて Workday データが表示されます。
ワークブック テンプレートには以下のような特徴があります。
- ワークブックの機能を保持する。
- テンプレートの実行時に、テンプレートの受信者のレポート アクセス権とデータ アクセス権に基づいて Workday レポート データを表示する。
- 他のアイテム タイプと同様にドライブに表示される。テンプレート アイコンはワークブック アイコンに似ていますが、右下に T が付いています。
一般的なテンプレート ワークフローのステップは以下のとおりです。
- (オーサー/所有者) ワークブックをテンプレートに変換します。
- (オーサー/所有者) テンプレートを個人またはグループに配布するか、リンク配布を有効にして他のユーザーにリンクを提供します。
- (受信者) テンプレートを実行してワークブックを作成します。
ワークブックをテンプレートに変換した後、必要に応じてテンプレートのレイアウトやデータ モデルなどを編集できます。編集を行う前に、編集中に他のユーザーがテンプレートを実行できないようにする必要がありますが、これはトグルを切り替えることで行えます。編集が完了したら、テンプレートを再び使用できるようにして、テンプレートの受信者がテンプレートを再実行して更新内容を確認できるようにします。
ワークブック テンプレートを使用する際の考慮事項
- ワークブックをテンプレートに変換すると、Worksheets では元のワークブックは保持されません。
- ワークブックをテンプレートに変換すると、ワークシートではスケジュールされている既存のライブ データのリフレッシュがすべてクリアされます。 (2024 年 2 月の機能変更より前に作成したテンプレートについては、スケジュールされている既存のリフレッシュは実行されなくなります。)
- テンプレートのライブ データのリフレッシュをスケジュールすることはできません。
- ライブ データのリフレッシュがテンプレートで現在実行中の場合、"実行可能"オプションを選択することはできません。
- テンプレートの受信者がライブ データを含むテンプレートを実行してワークブックを作成すると、該当する場合、レポート定義のデフォルト プロンプト値に基づいて Workday レポートが実行されます。
- Worksheets では、テンプレートの受信者が特定のデータ アイテムへのアクセス権を持っている場合でも、変換されたテンプレートにライブ データのノート列情報は保持されません。これにより、受信者は元のワークブック所有者のデータではなく、自身の特定のデータに最も関連性の高いノートを入力できます。
- テンプレート オーサーが、テンプレートに変換する前にワークブック内の領域を保護した場合、その領域の所有権はテンプレートの受信者に移行します。
- テンプレートの配布後、作成されたワークブックには、以前のワークブックのスケジュールは保持されません。新しいスケジュールを作成する必要があります。
- Workday 管理者は、テンプレートのソースとして使用されているワークブックを恒久的に削除できます。また、テンプレートも、配布されているかどうかに関係なく、システムから完全に削除することができます。
- テンプレートは、アクティブな入力領域ではサポートされていません。"テンプレートへの変換" アクションは選択できません。
- ワークブック テンプレートからスライドのプレゼンテーションにはリンク付けしないことをお勧めします。テンプレートは、データの直接のソースとして使用するためのものではありません。代わりに、テンプレートから生成されたワークブックにリンク付けする。