Concepto: plantillas de libro de trabajo
Las plantillas de libro de trabajo le permiten ofrecer sólidos modelos y análisis de datos que mantienen el modelo de seguridad de Workday. Puede definir un modelo de datos y un formato estandarizados en un libro de trabajo, convertir el libro de trabajo en una plantilla y distribuir dicha plantilla a escala. Aunque el motivo más habitual para utilizar plantillas es preservar la seguridad de los datos activos, las plantillas también pueden ser sumamente útiles para los libros de trabajo que contienen fórmulas complejas.
Cuando distribuye una plantilla a un destinatario y este ejecuta la plantilla para crear un libro de trabajo, el libro de trabajo resultante muestra datos de Workday en función de los permisos de seguridad del destinatario.
Las plantillas de libro de trabajo:
- Conservan la funcionalidad del libro de trabajo.
- Mostrar los datos del informe de Workday en función del acceso al informe y al acceso a los datos del destinatario de la plantilla cuando ejecuta la plantilla.
- Se muestran en Drive como cualquier otro tipo de elemento. El icono de una plantilla es como el de un libro de trabajo, pero con una "T" en la parte inferior derecha.
En general, los pasos del workflow de una plantilla son los siguientes:
- (El autor/propietario) convierte el libro de trabajo en una plantilla.
- (El autor/propietario) distribuye la plantilla a personas o grupos, o activa la distribución de vínculos y les proporciona un vínculo a otras personas.
- (El destinatario) ejecuta la plantilla para crear un libro de trabajo.
Después de convertir un libro de trabajo en una plantilla, puede editar el formato de la plantilla, el modelo de datos, etc., si es necesario. Antes de editarla, debe impedir que los usuarios la ejecuten mientras la esté editando. Para asegurarse de que no esté disponible, debe cambiar un conmutador. Cuando haya terminado de editarla, haga que esté disponible para que los destinatarios de la plantilla puedan volver a ejecutarla y ver las actualizaciones que ha realizado.
Consideraciones sobre el uso de plantillas de libro de trabajo
- Cuando convierte un libro de trabajo en una plantilla, Workday Worksheets no conserva el libro de trabajo original.
- Cuando convierte un libro de trabajo en una plantilla, Workday Worksheets borra cualquier actualización de datos activos programada existente. (Para cualquier plantilla que haya creado antes de que la funcionalidad cambiara en febrero de 2024, las actualizaciones programadas existentes ya no se ejecutarán).
- No puede programar una actualización de datos activos para una plantilla.
- Si se está ejecutando una actualización de datos activos en una plantilla, no puede seleccionar la opciónDisponible para ejecución.
- Cuando el destinatario de la plantilla ejecuta una plantilla que contiene datos activos para crear un libro de trabajo, el informe de Workday se ejecutará con los valores por defecto de la lista de valores de la definición de informe, siempre que sea aplicable.
- Workday Worksheets no conserva la información de la columna de notas de datos activos en las plantillas convertidas, ni siquiera si el destinatario de la plantilla tiene acceso al elemento de datos en particular; esto permite al destinatario introducir las notas que sean más pertinentes para sus datos concretos, en lugar de los datos del propietario del libro de trabajo original.
- Si el autor de la plantilla protegió áreas del libro de trabajo antes de convertirlo en una plantilla, la propiedad de esas áreas se transfiere a los destinatarios de la plantilla.
- Después de distribuir una plantilla, las programaciones de los libros de trabajo anteriores no se conservan en los libros de trabajo resultantes; tiene que crear una programación nueva.
- Los administradores de Workday pueden eliminar de forma permanente los libros de trabajo utilizados como origen de las plantillas, y también pueden eliminar las plantillas de forma permanente, independientemente de que se hayan distribuido o no.
- No se admite el uso de plantillas en áreas de entrada activas: no se puede seleccionar la acción Convert to Template.
- Recomendamos no vincular plantillas de libro de trabajo a presentaciones de diapositivas. Una plantilla no está pensada para utilizarse como origen directo de datos. En su lugar, vincule a libros de trabajo generados a partir de plantillas.