Creación y distribución de plantillas de libro de trabajo

Para distribuir a grupos, el administrador debe activar el grupo de seguridad en Drive.

Cualquier usuario de Worksheets puede crear y distribuir plantillas.

Convierta el libro de trabajo en una plantilla:

En el libro de trabajo, seleccione

Archivo

Convert to Template

Seleccione la casilla

Entendido

y, a continuación,

Convertir

Distribuya la plantilla (opcional):

A otras personas	Escriba los nombres de usuario en el área Distribuir a otras personas del cuadro de diálogo Distribuir .
A grupos	Escriba los nombres de los grupos de seguridad en el área Distribuir a grupos del cuadro de diálogo Distribuir . Worksheets solo admite la distribución de plantillas para grupos de seguridad sin restricciones.
A personas sin especificar con un vínculo	Haga clic en el conmutador Link Distribution Off para activar la distribución basada en vínculos. Copie el vínculo y compártalo con sus destinatarios.

Distribuir es similar a compartir, salvo en que los destinatarios ejecutan la plantilla para crear su propio libro de trabajo, y en que no se aplican los niveles de permiso de edición, comentario y consulta.

Si desea añadir una descripción para la plantilla, haga clic en Parámetros de plantilla en la parte superior derecha de la plantilla (opcional).

Puede distribuir una plantilla inmediatamente después de convertirla como se explica más arriba, o bien:

Desde Drive, seleccionando la plantilla y, a continuación, haciendo clic en

Distribute Template

Desde la plantilla, navegando a

Archivo

Manage Distribution

, o haciendo clic en

Manage Distribution

a la derecha del conmutador Disponible para ejecución.

Una vez distribuida la plantilla, el destinatario la ejecuta para crear un libro de trabajo. Desde Drive, el destinatario abre la plantilla y un cuadro de diálogo le indica que haga clic en

Ejecutar plantilla

para crear un libro de trabajo. Si la plantilla utiliza datos activos, se ejecuta el informe de Workday asociado, se calculan las fórmulas y se crea el libro de trabajo en función del nivel de acceso del destinatario a los datos de Workday. Si el destinatario tiene un acceso limitado o no tiene acceso al informe, se produce un error en las áreas correspondientes del informe y en las fórmulas posteriores.

Puede editar una plantilla como si se tratara de un libro de trabajo, pero debe impedir que los usuarios la ejecuten mientras la está editando. Para ello, haga clic en el conmutador situado en la parte superior de la plantilla para que se muestre con el estado

No disponible para ejecución

. En este estado, puede editar la plantilla, y los usuarios a los que la distribuyó no podrán ejecutarla. Ninguno de los cambios que efectúe en la plantilla se propagará automáticamente a otras plantillas compartidas. Cuando haya terminado de editarla, haga clic en el conmutador para mostrarla con el estado

Disponible para ejecución

. Los usuarios a quienes haya distribuido la plantilla anteriormente tendrán que volver a ejecutarla para ver las actualizaciones que ha realizado.

Del mismo modo que puede compartir libros de trabajo, también puede compartir plantillas concediendo permisos de edición, comentario o consulta. Sin embargo, solo el autor de la plantilla puede controlar el parámetro

Disponible para ejecución

que permite que se produzca la edición; los editores confían en el autor para que no esté disponible para su ejecución, de modo que puedan editarlo.