Concepto: uso de referencias externas para hacer referencia a datos de otros libros de trabajo
En un libro de trabajo, puede hacer referencia a celdas o rangos de datos presentes en otros libros de trabajo. Estas referencias se denominan
referencias externas
o referencias entre libros de trabajo
. Las referencias a otras hojas del mismo libro de trabajo presentan una sintaxis similar, por lo que las describiremos también en este tema. Puede hacer una referencia independiente (utilizando solo un signo igual y la referencia) o una referencia puede ser un argumento en una fórmula.Un libro de trabajo que hace referencia a datos de otro libro de trabajo es un libro de trabajo
consumidor
. Un libro de trabajo que contiene datos a los que se hace referencia en otro libro de trabajo es un libro de trabajo productor
. Un libro de trabajo puede ser tanto consumidor como productor.
Creación de referencias externas
Para añadir referencias a un libro de trabajo productor desde un libro de trabajo consumidor, debe tener el permiso Puede editar para el libro de trabajo consumidor y el permiso Puede consultar o superior para el libro de trabajo productor.
Cuando alguien crea o cambia una fórmula con una referencia externa, Workday Worksheets recuerda qué usuario lo hizo. Cuando se ejecuta la fórmula, Workday Worksheets verifica que el usuario tenga permiso para acceder al libro de trabajo al que se hace referencia externamente.
Desde un libro de trabajo productor
, puede copiar una referencia completa y luego pegarla en un libro de trabajo consumidor.- Seleccione los datos a los que desea hacer referencia y, a continuación, haga clic con el botón derecho y seleccioneCopiar como referencia externa.
- Abra el libro de trabajo consumidor. En la celda en la que desea la referencia, escriba un signo igual (=) y pegue la referencia pulsando Ctrl + V (Windows) o Comando + V (Mac).
También puede obtener el ID de Workday del libro de trabajo productor navegando a y añadiendo el resto de la referencia externa manualmente en el libro de trabajo consumidor.
Desde un libro de trabajo consumidor
, puede copiar el ID de Workday de un libro de trabajo productor y, a continuación, añadir manualmente el nombre definido o el nombre de hoja y la referencia de celda/rango.- En la celda en la que desea colocar la referencia, seleccione para ver todos los libros de trabajo a los que tiene acceso.
- Navegue hasta el libro de trabajo productor y haga clic enCopy Workday ID.
- En el libro de trabajo consumidor, escriba un signo igual (=) y pulse Ctrl+V (Windows) o Comando+V (Mac) para pegar el ID de Workday. A continuación, escriba el resto de la referencia, que puede ser un nombre definido o un nombre de hoja y una referencia de celda/rango.
Actualización de referencias externas
Los libros de trabajo consumidores muestran un icono gris
Referencias externas
en la barra de herramientas del libro de trabajo. Si los datos del libro de trabajo productor cambian, el icono se vuelve verde y puede hacer clic en él para actualizar los datos del libro de trabajo consumidor. El icono Referencias externas
es accesible para los usuarios con cualquier nivel de permiso de libro de trabajo. La actualización que se produce es la misma que Recalcular todo
. Puede haber un retraso de hasta 2 minutos, una vez que los datos del libro de trabajo productor cambian, antes de que el icono Referencias externas
del libro de trabajo consumidor se vuelva verde.Cuando los datos del libro de trabajo productor cambian, puede elegir que las referencias externas se actualicen automáticamente cuando se abra el libro de trabajo consumidor o puede abrir el libro de trabajo consumidor y hacer clic en el icono
Referencias externas
para actualizar las referencias externas manualmente. Haga clic en Archivo
> Configuración
y seleccione o anule la selección de la casilla Actualizar datos de libros de trabajo externos cada vez que se abre el libro de trabajo
. Además, puede programar una actualización de datos activos para solicitar que se vuelva a calcular el libro de trabajo consumidor. Puede configurar una actualización programada para automatizar un recálculo aunque el libro de trabajo consumidor no contenga datos activos.
Por ejemplo, si tiene tres libros de trabajo unidos (Productor > Consumidor/Productor > Consumidor), puede automatizar las actualizaciones de cada libro de trabajo programando actualizaciones de datos. Además, escalonar las actualizaciones programadas garantiza que los datos de un libro de trabajo estén actualizados antes de que se vuelvan a calcular los datos del siguiente libro de trabajo.
Este enfoque automatiza el flujo de datos entre los libros de trabajo, lo que elimina la necesidad de actualizaciones manuales.
- Programe una actualización para el libro de trabajo productor/consumidor.En el libro de trabajo productor/consumidor, haga clic enDatos>Programar actualización de datos activosy defina una hora de actualización como, por ejemplo, las 12:00 p. m. Esto actualizará los datos extraídos del libro de trabajo productor.
- Programe una actualización para el libro de trabajo consumidor.En el libro de trabajo consumidor, programe una hora de actualización después de la actualización del productor/consumidor, como las 12:15 p. m. Esto garantiza que el libro de trabajo consumidor siempre muestre los últimos datos recalculados.
La opción
Programar actualización de datos activos
solo la puede configurar el propietario del libro de trabajo y las actualizaciones programadas solo se pueden ejecutar una vez al día.Pautas para la sintaxis
En el caso de las referencias externas:
- Introduzca el ID de Workday del libro de trabajo entre corchetes y, a continuación, el nombre de la hoja y la celda o el rango de celdas, o el nombre definido. No incluya información de carpeta/ruta del libro de trabajo productor.
En el caso de las referencias entre hojas o referencias externas:
- Comience con un signo igual (=) en la celda.
- Si el nombre de la hoja tiene alguna de las siguientes propiedades, introdúzcalo entre comillas simples ('):
- El nombre de la hoja no empieza por una letra ni un guion bajo.
- Ninguno de los caracteres posteriores del nombre de la hoja es una letra, un dígito, un punto o un guion bajo.
- Ejemplos de referencias entre hojas:
- =Sheet1!A1:A4
- ='All Employees'!A1:A4
- ='All Employees'!DataArea1, donde "DataArea1" es un nombre definido
Esta tabla muestra algunos ejemplos de referencias externas. Los ID de Workday se acortan para facilitar la lectura.
=[9f9a1]January!A1 | Obtiene los datos del libro de trabajo con el ID de Workday 9f9a1, en la hoja January, celda A1. |
=SUM([9f9a1]January!A1:B6) | Muestra la suma de las celdas del libro de trabajo con el ID de Workday 9f9a1, en la hoja January, rango A1:B6. |
=[9f9a1]DataArea1 | Obtiene los datos del libro de trabajo con el ID de Workday 9f9a1, con el nombre definido DataArea1. |
=SUM([9f9a1]Regions!A1:B6) | Muestra la suma de las celdas del rango A1:B6, en el libro de trabajo con el ID de Workday 9f9a1, hoja Regions. |
=SELECT("SELECT * FROM ?",ARRAYAREA([9f9a1]'Data Sheet'!A1)) | Utiliza la función SELECT para obtener los datos de una matriz del libro de trabajo 9f9a1, hoja Data Sheet. |
Consideraciones para las referencias externas
Tenga en cuenta estos consejos a la hora de trabajar con referencias externas:
- Si cambian los datos en un libro de trabajo productor:
- Al hacer clic en el icono verdeReferencias externaspara actualizar el libro de trabajo consumidor, la acción es la misma queVolver a calcular todo.
- Si cambia la ubicación de los datos en un libro de trabajo productor, por ejemplo, eliminando una hoja o insertando una columna en un rango, Workday Worksheets no actualiza la referencia en el libro de trabajo consumidor.
- Si pierde el acceso a un libro de trabajo productor o este se elimina, verá el error #REF! en las celdas del libro de trabajo que dependen de los datos de referencias externas.
- Workday Worksheets reasigna las referencias externas rotas en los libros de trabajo cuando las referencias dejan de ser válidas debido a la desactivación de la cuenta de usuario de creación, o cuando el usuario de creación ya no tiene permisos sobre los libros de trabajo productores y consumidores. Workday Worksheets intenta corregir las referencias externas cada vez que un usuario con permiso de edición o propietario del libro de trabajo consumidor, y con acceso de consulta o superior al libro de trabajo productor, hace clic en el iconoReferencia externa. Si Workday Worksheets no puede actualizar una referencia, se mostrará el error #REF y tendrá que actualizar la referencia manualmente.
- Si tiene una referencia externa que contenga una referencia estructurada (nombre de columna/tabla de datos activos) y cambia el nombre de la tabla o de la columna, Workday Worksheets no actualizará automáticamente el libro de trabajo consumidor; tendrá que actualizar la referencia de forma manual.
- El formato de las referencias del libro de trabajo productor se aplica en el libro de trabajo consumidor, salvo que las celdas del libro de trabajo consumidor ya tengan formato. Si cambia más adelante el formato de las celdas del libro de trabajo productor al que se hace referencia, el nuevo formato no se aplicará en el libro de trabajo consumidor (este mismo comportamiento se produce en las referencias del mismo libro de trabajo).
- Si pasa el puntero por encima del ID de Workday en una referencia externa de la barra de fórmulas, Workday Worksheets mostrará el nombre del libro de trabajo productor.
- No puede añadir una referencia a un diagrama del libro de trabajo productor en un libro de trabajo consumidor: se producirá un error si coloca la referencia en el libro de trabajo de consumidor.
- Si es el propietario del libro de trabajo, puede impedir que los usuarios con el permiso Puede editar cambien el contenido del libro de trabajo productor mediante la protección de rango. Sin embargo, utilizar la protección de rango en un libro de trabajo consumidor no impide que las actualizaciones se propaguen del productor al consumidor.
- En un entorno de cliente concreto, hasta 10 000 libros de trabajo consumidores pueden hacer referencia a un solo libro de trabajo productor. Hasta 25 libros de trabajo productor pueden proporcionar datos a un solo libro de trabajo consumidor.
- Las funciones NOTIFYIF y NOTIFYIFS no se actualizan automáticamente cuando cambian los datos del libro de trabajo productor, sino que debe actualizar las referencias de forma manual o definir una actualización de datos activos programada (no hace falta que el libro de trabajo contenga datos activos; la actualización programada realiza una acción de recálculo, que actualiza los datos del libro de trabajo consumidor).