Concepto: carga y descarga de libros de trabajo

Workday User Guide

Workday Worksheets permite cargar, convertir y descargar varios tipos de archivos. La configuración de todo el sistema y los niveles de permiso del libro de trabajo determinan si tiene acceso a estas acciones.

Este tema no trata las descargas y cargas de libros de trabajo de migración de entorno de cliente (archivos WXF). Normalmente, solo los administradores gestionan los archivos WXF. Las personas con el acceso adecuado pueden consultar la Guía del administrador para obtener más información.

Carga de libros de trabajo

En Drive, seleccione

+Nueva

carga

y siga las indicaciones para seleccionar un archivo.

Al cargar archivos XLSX, tenga en cuenta que esta acción de carga solo está pensada para libros de trabajo que incluyan exclusivamente contenido compatible con Excel; no la utilice para cargar libros de trabajo con los que ha trabajado en Workday Worksheets y luego los ha descargado a Excel mediante la acción de descarga de Workday Worksheets.

Cuando carga un archivo de tipo XLS, XLSX, CSV o HTML, Workday Worksheets lo convierte automáticamente en un libro de trabajo y también conserva el archivo original.

Workday Worksheets no convierte los archivos de Excel en libros de trabajo si requieren una contraseña para abrirse.

Esta tabla resume si Workday Worksheets conserva o no el contenido relacionado con Excel en los libros de trabajo cargados:

Tipo de contenido	¿Conservado?	Notas
Tablas dinámicas	No	Las tablas dinámicas de Excel se muestran como texto estático (no como tablas dinámicas) en Workday Worksheets.
Fórmulas	Sí	Workday Worksheets admite la mayoría de las funciones de Excel, pero no todas. Un prefijo de _XLFN. se añade a cualquier función que Workday Worksheets no admita.
Validación de datos	Sí
Nombres definidos	Sí	Recomendamos encarecidamente no cargar libros de trabajo que contengan: Nombres definidos que hacen referencia a otros archivos. Nombres definidos que contienen errores #REF. Nombres definidos ocultos. (Cada vez que copia un libro de trabajo de Excel, todos los nombres definidos se copian y ocultan, por lo que es posible que deba realizar pasos adicionales para encontrarlos y eliminarlos). Cualquiera de estas situaciones puede hacer que la carga falle.
Valores de datos	Sí
Formato condicional	Sí, consulte las notas	Si carga un libro de trabajo de Excel que contiene barras de datos o conjuntos de iconos, no se conservan en el libro de trabajo de Workday Worksheets.
Referencias externas	Ver notas	Cuando carga un archivo de Excel que contiene una referencia externa con formato de Excel, se muestra un cuadro de diálogo de error. La hoja y la referencia de celda/rango se conservan; el nombre del libro de trabajo se sustituye por WD_EXT_1_.
Diagramas y otras imágenes	No	Si carga un archivo de Excel que contiene diagramas e imágenes en Drive, los diagramas y las imágenes no se conservan en el libro de trabajo de Workday Worksheets.
Macros de Visual Basic	No	Workday Worksheets no admite macros. Si un archivo de Excel contiene macros, la conversión a un libro de trabajo puede fallar. Guarde el archivo de Excel sin macros antes de cargarlo.

Archivos de Excel sobredimensionados

Para los archivos de Excel, compruebe el tamaño del archivo además del número de celdas antes de cargarlo. En algunos casos, un archivo de Excel parece visualmente pequeño, pero el tamaño del archivo es desproporcionadamente grande; estos archivos se suelen denominar archivos inflados. Un archivo inflado puede cargarse muy lentamente o puede fallar. Debe eliminar la causa del archivo sobredimensionado. A continuación, se incluyen algunas causas y consejos comunes:

Información de formato. El formato innecesario es la causa más común de un archivo hinchado. A veces, las reglas de formato se aplican a una hoja completa o a todas las columnas o filas de una hoja; este formato es invisible, pero puede aumentar drásticamente el tamaño del archivo. Las hojas de cálculo que se crearon originalmente en Hojas de cálculo de Google contienen información de formato para todas las celdas hasta Z:1000 por defecto. Para determinar si el formato es un problema, puede presionar Ctrl+Fin para localizar la última celda utilizada en una hoja. Para eliminar el formato, puede seleccionar cada rango de datos en el archivo inflado mediante Ctrl+Mayús+{teclas de flecha} y, a continuación, pegar el contenido en un nuevo archivo XLSX.

Hojas ocultas. Muestre todas las hojas y elimine las innecesarias.

Nombres definidos sin utilizar o vínculos a otros libros de trabajo en un libro de trabajo copiado. Excel puede retener datos asociados con nombres definidos y referencias externas incluso después de romper el vínculo al libro de trabajo original. Asegúrese de eliminar las referencias no utilizadas.

Otras posibles causas de inflado incluyen compartir o revisar información, macros eliminadas, etc.

Descarga de libros de trabajo

En el libro de trabajo, seleccione

Archivo

Descargar como

y, a continuación, seleccione un formato de salida.

Puede descargar libros de trabajo en formato XLSX, PDF, CSV, TSV, HTML o WXF.

En esta tabla se resumen las consideraciones especiales, en función del formato al que se descargue:

Formato de descarga	Notas
Todos los tipos	Puede que tenga que activar las ventanas emergentes en su navegador. Los siguientes elementos de Workday Worksheets no se conservan después de la descarga: Comentarios Rangos protegidos Filtros Validaciones de datos: Workday Worksheets permite algunas definiciones de validación que son más sólidas que Excel; esas validaciones no funcionarán cuando se descarguen en Excel.
PDF	Los datos pueden truncarse si las celdas no son lo suficientemente grandes. Fusione o expanda las celdas según sea necesario antes de la descarga para asegurarse de que todos sus datos se muestren en las celdas, sin solaparse con las celdas adyacentes. Haga clic en Archivo > Descargar como > Documento PDF (.pdf) . Hay dos tipos de opciones: Área de descarga : puede elegir descargar un rango de celdas, una sola hoja o varias hojas de un libro de trabajo. Configuración : puede elegir opciones de formato de página, como el orden de las páginas, el tipo de diseño, la orientación de la página y otros detalles de datos.
Excel	Tenga en cuenta que los datos activos y la conexión con los informes de Workday no se conservan en los archivos de Excel descargados. Si necesita conservar los datos activos, descargue el libro de trabajo como archivo WXF. Hay tres opciones de formato: Descargar como > Microsoft Excel > Exportar fórmulas . Utilice este formato para conservar las fórmulas de Excel admitidas, al tiempo que muestra fórmulas exclusivas de Workday Worksheets con un identificador especial junto con el resultado basado en texto. Las fórmulas exclusivas de Workday Worksheets muestran el último resultado calculado. Descargar como > Microsoft Excel > Exportar solo valores . Utilice este formato cuando esté interesado en trabajar con los datos o en revisarlos, pero no necesite conservar las fórmulas. Microsoft Excel como valores: utilice este formato cuando esté interesado en trabajar con los datos o en revisarlos, pero no necesite conservar las fórmulas. El archivo descargado solo contiene valores, sin fórmulas ni diagramas. Descargar como > Microsoft Excel Legacy (.xlsx) . Para mantener la compatibilidad con versiones anteriores, Workday Worksheets proporciona el formato de descarga de Excel heredado que incluye información específica de Workday Worksheets en formato JSON. En el caso de las fórmulas escalares (sin matriz) exclusivas de Workday Worksheets, aparece el error #NAME en otros productos de hoja de cálculo. Siempre que una fórmula o un valor de libro de trabajo sea exclusivo de Workday Worksheets (no compatible con Excel), Workday antepone el contenido de la celda con texto identificativo en formato JSON, como Workday Unconstrained Array Ext2 : o V2.Workbook.valueNumber: . Este texto identificativo es solo para uso interno de Workday. No es posible guardar los libros de trabajo exportados durante periodos prolongados y luego volver a importarlos a Workday Worksheets, ni utilizar procesos personalizados para analizar el texto del libro de trabajo. Dado que Excel no admite valores de instancia ni valores de varias instancias, Workday Worksheets descarga este tipo de contenido de celda como una cadena (texto). Si una celda contiene un valor de varias instancias con muchas instancias, el contenido puede ser superior al límite de 32 767 caracteres de Excel para las celdas; si esto ocurre, verá un error #N/A en la celda.
No Excel	Solo se descarga la hoja seleccionada actualmente; el nombre de archivo asignado automáticamente es workbookname_sheetname.filetype .
WXF	Descargar como > Archivo de migración de entorno de cliente (.wxf) . Puede descargar este tipo de archivo para solucionar problemas y proporcionárselo al servicio de asistencia. Este no es un formato de archivo legible por el usuario. Normalmente, solo los administradores gestionan los archivos WXF. Las personas con el acceso adecuado pueden consultar la Guía del administrador para obtener más información.