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Workday User Guide
Última actualización: 2023-06-23
Ejemplo: uso de Workday Worksheets con el informe What's New in Workday

Ejemplo: uso de Workday Worksheets con el informe What's New in Workday

Este ejemplo ilustra cómo utilizar Workday Worksheets con el informe
What's New in Workday
. Para ello, debe crear un libro de trabajo que incluya lo siguiente:
  • Datos activos
  • Columnas de notas para cada analista y sus evaluaciones
  • Validaciones de datos
  • Columnas de fórmula que extraen una lista de funciones que afectan a su material de formación
  • Ítems de adopción
Lidera un equipo de 3 personas para gestionar la implementación de una nueva versión de Workday. Con cada versión, usted y su equipo deben evaluar el informe
What's New in Workday
 para determinar qué funciones:
  • Debe implementar porque están disponibles automáticamente.
  • Puede ignorar.
  • Desea considerar para su adopción en un futuro y la dificultad de configuración correspondiente.
  • Necesita investigar para determinar qué cambios debe realizar en el manual de formación del empleado.
  • Necesitan elementos de adopción.
Los pasos utilizan los nombres de entorno de cliente de GMS Logan McNeil (usted), Betty Liu, Steve Morgan y Teresa Serrano. Sustituya estos nombres por los de su equipo en su entorno de cliente.
Configure Workday Worksheets y Drive y conceda acceso a los analistas de planificación de funciones.
Seguridad para usted (no necesaria para el resto de los usuarios):
  • Dominio
    Custom/Standard Report Copy
     en el área funcional Tenant Non-Configurable
  • Dominio
    Set Up: Tenant Setup - General
     en el área funcional System
  1. Copie un informe estándar para crear un informe personalizado.
    1. Acceda a la tarea
      Copy Standard Report to Custom Report
      .
    2. Seleccione
      What's New in Workday
       en la lista de valores
      Standard Report Name
      .
    3. Haga clic en
      Aceptar
      .
    4. Introduzca
      Planificación de la versión con WN Report y Workday Worksheets
       en el campo
      Nombre
      .
    5. Haga clic en
      Aceptar
      . (Se mostrará una alerta en la página: puede ignorarla).
    6. En la ficha
      Columnas
      , haga clic en
      +
       para añadir una nueva columna.
    7. Seleccione el
      ID de Workday
       en la lista de valores
      Campo
      .
    8. En la ficha
      Avanzado
      , seleccione las siguientes casillas:
      • Activar como servicio web
      • Activar para Workday Worksheets
    9. Haga clic en
      Aceptar
      .
  2. Cree un nuevo libro de trabajo en Drive:
    1. Seleccione
      Drive
       en el menú principal de Workday.
    2. Seleccione
      Nuevo
      Libro de trabajo
      .
    3. Utilice
      Workday [versión #] Release Planning
       como nombre.
    4. Haga clic en
      Crear
      .
  3. En el libro de trabajo, añada datos activos con el informe que ha creado:
    1. Haga clic en
      Añadir datos activos
      .
    2. En el cuadro de diálogo
      Seleccionar informe
      , seleccione el informe
      Release Planning with WN Report and Worksheets
      .
    3. Haga clic en
      Siguiente
      .
    4. En el cuadro de diálogo
      Seleccionar valores de lista de valores
      , seleccione lo siguiente:
      Opción
      Descripción
      Áreas funcionales activadas
      Seleccione la casilla
      Versiones de Workday
      [Siguiente versión]
    5. Haga clic en
      Siguiente
      .
    6. En el cuadro de diálogo
      Seleccionar columnas
      , siga estos pasos:
      • Haga clic en
        Seleccionar todo
         para añadir todas las columnas del informe al libro de trabajo.
      • Haga clic en
        Add Note Column
         2 veces para añadir 2 columnas de notas.
      • En el campo
        Clave de notas
        , seleccione
        ID de Workday
        .
    7. Haga clic en
      Siguiente
      .
    8. En el cuadro de diálogo Seleccionar opciones, seleccione
      Permitir valores de varias instancias
       para que todas las áreas funcionales activadas se muestren en el libro de trabajo.
    9. Haga clic en
      Añadir
      . El informe de Workday se ejecuta e inserta los datos en el libro de trabajo.
  4. Cambie el nombre de la ficha Hoja1 y los títulos de las columnas de notas:
    1. En la ficha Hoja1, haga clic en la flecha situada a la derecha y, a continuación, en
      Cambiar nombre
      .
    2. Cambie el nombre de la hoja a
      Datos de funciones
      .
    3. Haga clic en
      Aceptar
      .
    4. Haga doble clic en cada uno de los títulos de las columnas de notas para cambiarles el nombre:
      Desde...
      Hasta...
      Nota1
      Analista
      Nota2
      Evaluación
  5. Configure valores de validación de datos para poder crear listas desplegables para asignar analistas a elementos y para seleccionar un resultado de evaluación:
    1. Haga clic en
      +
       en la parte inferior izquierda del libro de trabajo para crear una hoja nueva. Worksheets llama a la hoja Hoja1.
    2. En la ficha Hoja1, haga clic en la flecha situada a la derecha y, a continuación, en
      Cambiar nombre
      .
    3. Cambie el nombre de la hoja a
      Valores de validación de datos
      .
    4. Haga clic en
      Aceptar
      .
    5. Introduzca estos valores:
      A
      B
      1
      Betty
      Implementar
      2
      Steve
      Investigar
      3
      Teresa
      Sin acción
    6. En la hoja Datos de funciones, seleccione la primera celda de la columna
      Analista
      .
    7. Haga clic en la celda debajo del título y vaya a
      Datos
      Validación
      .
    8. Introduzca estos valores:
      Campo
      Valor
      Rango de celdas para validar
      Introduzca un rango que incluya toda la columna. Ejemplo:
      N: N
      .
      Lista de valores de fórmula
      Introduzca
      ='Data Validation Values'!A:A
      .
    9. Haga clic en
      Aceptar
      .
    10. En la columna
      Evaluación
      , haga clic en la celda situada bajo del título y vaya a
      Datos
      Validación
      .
    11. En
      Rango de celdas para validar
      , edite el rango para incluir toda la columna. Ejemplo: cambie el valor de
      O2:O2
       a
      O:O
      .
    12. En la
      lista de valores de fórmula
      , introduzca
      =Data Validation Values'!B:B
      .
    13. Haga clic en
      Aceptar
      .
  6. En la columna
    Analista
    , haga clic en cada celda y seleccione un analista de la lista desplegable. (Recomendamos colocar valores en al menos 20 de las celdas para que los pasos posteriores del ejemplo muestren datos).
  7. Comparta el libro de trabajo con sus analistas concediendo acceso Puede editar:
    1. Haga clic en el icono
      Compartir
       en la parte superior derecha del libro de trabajo.
    2. En la sección
      Compartir con otras personas
      , introduzca lo siguiente:
      • Betty Liu
      • Steve Morgan
      • Teresa Serrano
    3. Escriba el siguiente comentario en el área de mensajes:
      Analistas, seleccionad un valor de evaluación en cada una de las filas del libro de trabajo que se os hayan asignado.
    4. Haga clic en
      Compartir
      . Los analistas recibirán en su bandeja de entrada una notificación que contiene un vínculo al libro de trabajo.
  8. Los analistas pueden abrir el libro de trabajo compartido, estudiar los nuevos elementos que tienen asignados y seleccionar un valor en la columna
    Evaluación
     para cada elemento. Recomendamos colocar valores en al menos 20 de las celdas para que los pasos posteriores del ejemplo muestren datos.
  9. En una hoja nueva, extraiga información sobre los nuevos elementos que vaya a implementar y que afecten a su material de formación. Su equipo de formación puede utilizar esta información para actualizar el material de formación de sus empleados:
    1. Haga clic en
      +
       en la parte inferior izquierda del libro de trabajo para crear una hoja nueva.
    2. Póngale a esta hoja el nombre
      TrainingUpdates
      .
    3. Pegue esta fórmula en la celda A1 de la hoja y sustituya el argumento final A1:O200 por el rango de datos de la hoja Datos de funciones:
      =SELECT("SELECT `Feature`, `What's New Item`,`Functional Area(s)`, `Feature Description` from ? WHERE `Training & Testing Impact` = 'This feature may require additional testing and may impact your training materials.' AND `Assessment` = 'Implement'",FeatureData!A1:O200)
    4. Pulse Ctrl+Alt+Intro (Windows) o Comando+Opción+Intro (Mac) para enviar la fórmula.
  10. Añada elementos de adopción a su tablero de control de adopción:
    1. Vaya a la hoja
      Datos de funciones
      .
    2. En la columna
      Nuevo elemento
      , pase el cursor por encima de un elemento hasta que aparezca un vínculo.
    3. Mueva el cursor al extremo derecho del vínculo y haga clic en el icono de flecha hacia afuera; esto abre el nuevo elemento en una nueva pestaña del navegador.
    4. Desde el menú de acciones relacionadas de
      Consulta de nuevo elemento
      , seleccione
      Nuevo elemento
      Creación de elemento de adopción
      . Se mostrará la página de la tarea
      Creación de elemento de adopción
       con los campos del libro de trabajo rellenados automáticamente.
    5. Rellene los campos adicionales del elemento de adopción que desee.
    6. Haga clic en
      Aceptar
      .
    7. Haga clic en
      Terminar
      .
    8. Repita este paso para otros nuevos elementos.
  11. Actualice los datos activos para que los elementos de adopción recién añadidos se muestren en el libro de trabajo:
    1. En el panel de datos activos, haga clic en
      Actualizar ahora
      (Si ha cerrado previamente el panel para ver más datos del libro de trabajo, puede volver a mostrarlo desde
      Ver
      Panel
      Datos activos
      ).
    2. Haga clic en
      Confirmar
      . El informe de Workday se ejecuta y el libro de trabajo muestra los nuevos datos. Los elementos de adopción que haya añadido se mostrarán en la columna Elemento(s) de adopción.
  12. Cree una tabla dinámica para ver un resumen de los datos del analista:
    1. En la hoja
      Datos de funciones
      , seleccione
      Insertar
      Tabla dinámica
      .
    2. En el cuadro de diálogo
      Create pivot table
      , deje los campos como están y haga clic en
      Crear
      .
      Se muestra una tabla dinámica básica en una nueva Hoja1 y se muestra el panel Tabla dinámica.
    3. En el panel Tabla dinámica:
      • Desde
        Campos disponibles
        , busque
        Analista
         y arrástrelo hasta el área
        Columnas
        .
      • Desde
        Campos disponibles
        , busque
        Evaluación
         y arrástrelo hasta el área
        Filas
        .
      • Haga clic en
        Actualizar
        . La tabla se actualiza para mostrar un resumen similar a esta imagen:
      Tabla dinámica - Planificación de funciones con Workday Worksheets
Opcionalmente, puede crear una columna de fórmula en el libro de trabajo para crear vínculos de Publicación de Community que funcionen en el área de datos activos, de modo que dichos vínculos abran las publicaciones asociadas de Novedades en lugar de la página de una instancia. (Workday Worksheets no permite abrir vínculos externos ni archivos adjuntos desde un libro de trabajo). Para ello, siga estos pasos:
  1. En el libro de trabajo, cree una columna de fórmula a la derecha de la columna Publicación de Community. Haga clic con el botón derecho en la cabecera de
    Publicación de Community
     y seleccione
    Insert Formula Column
    Insertar a la derecha
    .
  2. Haga clic en
    Confirmar
     para actualizar los datos activos y crear la columna de fórmula.
  3. Haga doble clic en la cabecera
    Fórmula1
     y cámbiele el nombre a
    Publicación de Community (corregida)
    .
  4. En la primera celda de la columna de fórmula, escriba la fórmula
    =IFERROR(HYPERLINK(F1),"None")
     y sustituya el identificador de la columna
    F
     por la letra de la columna Publicación de Community en los datos activos.
  5. Pulse
    Intro
     para enviar la fórmula. La función IFERROR hace que las celdas que no contengan ningún vínculo de Publicación de Community muestren el texto
    Ninguno
    , y la función HYPERLINK toma el contenido de la celda que no funcione y crea un vínculo operativo.
Actualice los datos activos en cualquier momento para incorporar los nuevos elementos corregidos o recién añadidos.
Cree gráficos para realizar un seguimiento del progreso del análisis.
Comparta contenido con otras personas fuera del equipo, dándoles acceso para comentar o consultar, para que puedan ver las evaluaciones pero no puedan editar los datos.

Este contenido no forma parte de la Guía del administrador de Workday.