FAQ: Zusammenarbeit und Sicherheit in Worksheets

Wie teste ich meine Sicherheitskonfiguration für Worksheets?: Um zu sehen, welche Daten in Arbeitsmappen angezeigt werden, empfehlen wir, sich mit verschiedenen Benutzerkonten mit unterschiedlichen Sicherheitseinstellungen anzumelden. Verwenden Sie dann den Datenassistenten, um Berichtsdaten in Arbeitsmappen einzufügen, und teilen Sie die Arbeitsmappen mit den Benutzern.

Proxy wird in Worksheets unterstützt. Beachten Sie jedoch, dass in einem Anwendungs-Workflow wie HCM, in dem die Anwendung die Arbeitsmappe erstellt (nicht Drive), die Verwendung von Proxy möglicherweise nicht unterstützt wird. Worksheets unterstützt Arbeitsmappen, die als Proxybenutzer (oder als ein anderer Benutzertyp, der kein Mitarbeiter) in einem Mandanten erstellt oder bearbeitet wurde und dann als WXF-Datei zu einem anderen Mandanten migriert wird.
Gibt es eine globale Konfigurationseinstellung, mit der einige Benutzer Arbeitsmappen anzeigen und andere sie ändern können?: Nein. Die Einstellungen für das Teilen von Arbeitsmappen gelten für individuelle Arbeitsmappen. Die Einstellungen für das Anzeigen und Ändern der Sicherheitsgruppe, die Sie beim erstmaligen Konfigurieren von Worksheets zuweisen, haben keine Auswirkungen auf die Anzeige- und Bearbeitungsberechtigungen.
Kann ich eine Worksheets-Arbeitsmappe mit anderen Personen in Workday teilen, auch wenn diese nicht auf die ursprünglichen Daten zugreifen können?: Ja, wenn sie Zugriff auf die Worksheets-Anwendung haben (d. h. sie sind in der Sicherheitsdomäne Worksheets
).

Benutzer, mit denen Sie die Arbeitsmappe teilen, können zunächst alle nicht ausgeblendeten Daten in der Arbeitsmappe sehen, einschließlich Workday-Daten. Alle Benutzer, mit denen Sie Inhalte teilen, können dieselben Daten in der Arbeitsmappe sehen wie Sie. Diese Funktion besteht deshalb, weil Worksheets als Tool für die Zusammenarbeit gedacht ist, bei der eine Gruppe von Benutzern geschäftliche Probleme auf der Grundlage desselben Datensatzes löst. Wenn die geteilte Arbeitsmappe jedoch auf Live-Daten basiert, wirkt sich das Aktualisieren der Arbeitsmappe darauf aus, was andere Benutzer sehen können:
Sobald ein Benutzer Live-Daten in der Arbeitsmappe aktualisiert, sieht er nur die Daten, auf die er Zugriff hat. Darüber hinaus sehen alle anderen Benutzer die Live-Daten basierend auf der Sicherheit des Benutzers, der die Daten aktualisiert hat.
Immer wenn ein Benutzer die Aktion „Alle Live-Daten aktualisieren“ ausführt, oder wenn eine geplante Aktualisierung der Live-Daten stattfindet, werden alle Live-Daten in der Arbeitsmappe aktualisiert. Die Live-Daten sind abermals sichtbar für andere Benutzer, basierend auf der Sicherheit des Benutzers, der die Daten aktualisiert oder den Zeitplan eingerichtet hat.
Wenn ein Benutzer die Berechtigung zum Aktualisieren von Live-Daten hat, aber keinen Zugriff auf eines oder mehrere Datenquellenfelder hat, wird beim Versuch, die Aktualisierung durchzuführen, ein Fehler angezeigt.

Wenn Sie eine Arbeitsmappe mit Live-Daten mit einem Benutzer teilen und dieser eine Kopie der Arbeitsmappe erstellt, werden ihm, sobald Live-Daten in der Arbeitsmappe aktualisiert werden, nur die Daten angezeigt, auf die er Zugriff hat.

Um sicherzustellen, dass in einer Arbeitsmappe immer nur die Daten anzeigt werden, auf die ein Benutzer Zugriff hat, können Sie eine Arbeitsmappenvorlage erstellen und die Vorlage dann an die Benutzer verteilen.
Kann ich Inhalte in einer Arbeitsmappe ausblenden, um zu verhindern, dass sie in einer beliebigen Situation angezeigt werden?: Nein. Das Ausblenden von Inhalten ist hilfreich, um Ablenkungen in Ihrer Arbeitsmappe zu reduzieren, z. B. das Ausblenden eines Blattes, wenn Sie dessen Daten für Berechnungen in anderen Blättern verwenden. Das Ausblenden von Inhalten ist jedoch kein Sicherheitsmechanismus. Benutzer mit der Berechtigung „Kann anzeigen“ für eine Arbeitsmappe, können externe Bezüge verwenden, um den ausgeblendeten Inhalt anzuzeigen und zu verwenden. Außerdem können sie die Arbeitsmappe kopieren und alle Inhalte einblenden, wenn Sie die Option
Kommentierer und Betrachter können kopieren, herunterladen und drucken
aktiviert haben.
Wofür stehen die farbigen Zellenrahmen in der Arbeitsmappe?: Farbige Zellenrahmen werden als Anwesenheitsindikatoren bezeichnet. Wenn verschiedene Benutzer eine Arbeitsmappe gleichzeitig anzeigen oder bearbeiten, weist Worksheets den Benutzern verschiedene Farben zu. Worksheets hebt Zellen mit dieser Farbe hervor, wenn die Benutzer mit den Zellen interagieren. Benutzer-Avatare werden auch für alle Benutzer angezeigt, die sich aktuell in der Arbeitsmappe befinden.
Wenn ich Workday-Berichtsdaten in eine Arbeitsmappe einfüge, wird die Arbeitsmappe automatisch mit den Personen geteilt, mit denen ich den Bericht geteilt habe?: Nein, nur Sie haben Zugriff auf die Arbeitsmappe und sie enthält die Daten, auf die Sie aus dem Bericht zugreifen können.