Konzept: Live-Daten in Arbeitsmappen

Wenn Sie einer Arbeitsmappe Berichtsdaten hinzufügen und sich dafür entscheiden, die Arbeitsmappe mit den ursprünglichen Berichtsdaten synchron zu halten, werden diese Daten als Live-Daten bezeichnet. Sie können einer Arbeitsmappe auch Berichtsdaten hinzufügen, ohne die Daten synchron zu halten. Wir bezeichnen diese Daten als statische Daten.

Option	Beschreibung
Live-Daten	Die in die Arbeitsmappe eingefügten Daten unterhalten eine Verbindung zum Workday-Bericht und bieten unidirektionale Aktualisierungen vom Bericht zur Arbeitsmappe. (Diese Einstellung ermöglicht nicht, dass Daten aus der Arbeitsmappe in den Bericht geschrieben werden.) Sie können die eingefügten Live-Daten in der Arbeitsmappe nicht manuell bearbeiten.
Statische Werte	Die eingefügten Daten in der Arbeitsmappe haben keine Verbindung zum ursprünglichen Bericht. Die Daten sind eine Momentaufnahme der Berichtsdaten zum Zeitpunkt des Einfügens. Sie können die eingefügten Daten in der Arbeitsmappe bearbeiten. Worksheets kann maximal 5 Millionen (5.000.000) Zellen als statische Werte einfügen.

Live-Datentabellen und strukturierte Bezüge

Live-Datenbereiche in Worksheets-Arbeitsmappen ähneln Excel-Tabellen. Wenn Worksheets einen Live-Datenbereich erstellt, wird dem Bereich ein Tabellenname zugewiesen. Optional können Sie die Tabelle umbenennen. Anhand einer speziellen Syntax können Sie mithilfe von Tabellen- und Spaltenname Bezüge auf die Daten in einem Live-Datenbereich erstellen. Diese Bezüge werden als strukturierte Bezüge
bezeichnet und der Zellenbereich wird automatisch aktualisiert, wenn die Live-Daten aktualisiert werden. Weitere Details zu strukturierten Bezügen finden Sie unter Konzept: Strukturierte Bezüge in Arbeitsmappen.

Formelspalten und Anmerkungsspalten in Live-Daten

So arbeiten Sie mit Formelspalten:

Um eine neue Formelspalte hinzuzufügen, ohne den Datenassistenten zu verwenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Header einer Live-Datenspalte, um rechts oder links eine neue Formelspalte hinzuzufügen. Das Hinzufügen einer Formelspalte mit dieser Methode führt zu einer Aktualisierung der Live-Daten.

Um eine neue Formelspalte hinzuzufügen, ohne den Datenassistenten zu verwenden, geben Sie die Formel in die 2. Zeile einer Spalte neben dem Live-Datenbereich ein und drücken Sie die Eingabetaste. Worksheets fügt dem Live-Datenbereich die Formel automatisch hinzu und wendet die Formel auf alle Zeilen im Live-Datenbereich an, ohne dass eine Aktualisierung der Live-Daten durchgeführt wird. (Überspringen Sie eine Spalte, wenn Sie die Formel nicht als Formelspalte zu den Live-Daten hinzufügen möchten.)

Geben Sie eine Formel in die Zelle unter dem Header ein und drücken Sie die Eingabetaste. Worksheets wendet die Formel auf alle Zeilen im Live-Datenbereich an.

Doppelklicken Sie auf die Zelle mit dem Spalten-Header, um ihren Namen zu bearbeiten.

So arbeiten Sie mit Anmerkungsspalten im Live-Datenbereich:

Sie müssen bereits eine Schlüsselspalte (Feld) mit dem Datenassistenten eingerichtet haben, damit diese Option im Menü angezeigt wird. Ein Schlüssel
identifiziert die Daten in jeder Zeile eindeutig. Die von Ihnen ausgewählte Schlüsselspalte muss eindeutige Werte enthalten, z. B. Personalnummern. Der Wert darf sich im Laufe der Zeit nicht ändern und der Wert darf nur in einer Datenzeile
vorhanden sein. Worksheets verwendet den Schlüssel, um die Anmerkungszeilen mit den Live-Daten-Zeilen abzugleichen. Ihr Schlüssel muss eindeutig sein. Ist dies nicht der Fall, gehen Anmerkungen verloren.

Geben Sie Anmerkungen wie gewünscht in die einzelnen Zellen ein. Um Text in eine Zelle einzufügen, doppelklicken Sie zuerst auf die Zelle.

Doppelklicken Sie auf die Zelle mit dem Spalten-Header, um ihren Namen zu bearbeiten.

Sie können mit der rechten Maustaste auf den Header einer Live-Datenspalte klicken, um rechts oder links eine neue Anmerkungsspalte hinzuzufügen. Das Hinzufügen einer Anmerkungsspalte mit dieser Methode führt zu einer Aktualisierung der Live-Daten.

Beachten Sie, dass Worksheets während einer Aktualisierung von Live-Daten die Formatierung für Anmerkungsspalten nicht beibehält.

Wenn während einer Aktualisierung von Live-Daten Zeilen hinzugefügt werden, behält Worksheets die Ausrichtung der Anmerkungen an ihren entsprechenden Zeilen bei. Wenn Zeilen während einer Aktualisierung von Live-Daten entfernt werden – z. B. wenn Sie eine Werteliste löschen – werden alle Anmerkungen zu der gelöschten Werteliste entfernt, die Daten werden jedoch in Workday gespeichert. Wenn Sie die Werteliste später erneut hinzufügen, zeigt Worksheets die Anmerkungen erneut in ihren entsprechenden Zeilen an.

Wenn Sie eine Anmerkung in die 2. Zeile einer Spalte neben dem Live-Datenbereich eingeben und die Eingabetaste drücken, fügt Worksheets dem Live-Datenbereich automatisch eine Anmerkungsspalte hinzu, ohne dass eine Aktualisierung der Live-Daten durchgeführt wird. (Überspringen Sie eine Spalte, wenn Sie die Spalte nicht als Anmerkungsspalte hinzufügen möchten.)

Filtern

Wenn in den Live-Daten ein aktiver Filter enthalten ist und Sie die Daten aktualisieren, wendet Worksheets die Filterkriterien automatisch erneut auf den Bereich mit den Live-Daten an.

Sortieren

Sie können Live-Datenbereiche und Eingabebereiche in einer Arbeitsmappe sortieren. Optional kann Ihre Sortierung angrenzende Spalten in der Arbeitsmappe einschließen, die sich außerhalb des Live-Daten- oder Eingabebereichs befinden. Standardmäßig, wenn Ihr Arbeitsmappenblatt Live-Daten enthält und Sie

Erweitertes Sortieren

im Menü

Daten

wählen, wählt Worksheets nur den Live-Datenbereich für die Sortierung aus. Wenn Sie zusätzliche Spalten in die Sortierung aufnehmen möchten, markieren Sie den gesamten zu sortierenden Bereich, bevor Sie

Erweitertes Sortieren

auswählen.

Wenn Sie Live-Daten in einer Arbeitsmappe aktualisieren, behält Worksheets die Sortierreihenfolge bei, die Sie in der Option

Sortieren nach

im Datenassistenten festgelegt haben. Die Standardsortierung innerhalb der Arbeitsmappe (festgelegt mit

Daten

Sortieren

) wird jedoch nicht beibehalten.

Formatieren

Auf der Seite

Spalten auswählen

des Datenassistenten können Sie das Menü

Spaltenoptionen

verwenden, um das Datenformat für Ihre Live-Datenspalten festzulegen (falls Ihre Live-Daten aus einem erweiterten Bericht stammen). Wenn Sie die Formatierung hier festlegen, behält Worksheets das Datenformat bei, wenn die Live-Daten aktualisiert werden. Für Anmerkungsspalten ist die Datenformatierung nicht verfügbar.

Wir empfehlen, keine Einstellungen für Schriftart/Schriftstil (z. B. Fett) in den Live-Daten der Arbeitsmappe zu ändern. Wenn Sie die Live-Daten aktualisieren, setzt Worksheets die Schriftart-/Schriftstilformatierung zurück. Wenn Sie die Darstellung Ihrer Live-Daten ändern möchten, können Sie die Funktion ARRAYAREA in einem anderen Blatt verwenden, um die Daten aus dem Live-Datenbereich einzufügen und diese Zeilen und Spalten nach Bedarf zu formatieren.

Gruppenspaltenüberschriften

Wenn Ihre ursprüngliche Berichtsdefinition Gruppenspaltenüberschriften enthält, werden diese Werte zu Spaltenüberschriften in Ihrer Arbeitsmappe. Wenn Sie die Spaltenüberschriften später ändern möchten, können Sie die Daten mit der Formel SELECT in ein anderes Blatt kopieren und neue Spaltennamen zuweisen.

Hier ist eine Beispielformel, die Daten aus „Sheet1“ in das aktuelle Blatt kopiert und die neuen Spaltennamen „ID“ und „Name“ zuweist:

=SELECT("SELECT `~Employee~ ID` `ID`, `Employee Name` `Name` from ? ",ARRAYAREA(Sheet1!A1))

Obwohl sich dieses Beispiel auf Gruppenspaltenüberschriften bezieht, können Sie es zum Ändern von Spaltenüberschriften für Live-Daten verwenden.