Konzept: Arbeitsmappen hoch- und herunterladen

Workday User Guide

Worksheets unterstützt das Hochladen, Konvertieren und Herunterladen verschiedener Dateitypen. Systemweite Einstellungen und Berechtigungsstufen für Arbeitsmappen bestimmen, ob Sie Zugriff auf diese Aktionen haben.

Dieses Thema behandelt keine Downloads und Uploads von Arbeitsmappen für die Mandantenmigration (WXF-Dateien). Normalerweise verwalten nur Administratoren WXF-Dateien. Personen mit dem entsprechenden Zugriff finden weitere Informationen im Administrator Guide.

Arbeitsmappen werden hochgeladen

Wählen Sie in Drive

+ Neuer

Upload

und folgen Sie den Eingabeaufforderungen, um eine Datei auszuwählen.

Beachten Sie beim Hochladen von XLSX-Dateien, dass diese Upload-Aktion nur für Arbeitsmappen bestimmt ist, die ausschließlich von Excel unterstützte Inhalte enthalten. Verwenden Sie diesen Plan nicht, um Arbeitsmappen hochzuladen, mit denen Sie in Worksheets gearbeitet haben und die dann über die Aktion „Arbeitsblatt-Download“ in Excel heruntergeladen wurden.

Wenn Sie eine Datei mit dem Dateityp XLS, XLSX, CSV oder HTML hochladen, konvertiert Worksheets diese automatisch in eine Arbeitsmappe und behält auch die Originaldatei bei.

Worksheets konvertiert Excel-Dateien nicht in Arbeitsmappen, wenn zum Öffnen ein Kennwort erforderlich ist.

In der folgenden Tabelle wird zusammengefasst, ob Worksheets Excel-Inhalte in hochgeladenen Arbeitsmappen beibehält oder nicht:

Inhaltsart	Erhalten?	Anmerkungen
Pivottabellen	Nein	Excel-Pivottabellen werden in Worksheets als statischer Text (nicht als Pivottabellen) angezeigt.
Formeln	Ja	Worksheets unterstützt die meisten, aber nicht alle Excel-Funktionen. Das Präfix _XLFN. wird zu allen Funktionen hinzugefügt, die Worksheets nicht unterstützt.
Datenvalidierung	Ja
Definierte Namen	Ja	Wir empfehlen dringend, keine Arbeitsmappen hochzuladen, die Folgendes enthalten: Definierte Namen, die sich auf andere Dateien beziehen. Definierte Namen, die #REF-Fehler enthalten. Ausgeblendete definierte Namen. (Beim Kopieren einer Excel-Arbeitsmappe werden alle definierten Namen kopiert und ausgeblendet, sodass Sie möglicherweise zusätzliche Schritte ausführen müssen, um sie zu suchen und zu entfernen.) Jede dieser Situationen kann dazu führen, dass der Upload fehlschlägt.
Datenwerte	Ja
Bedingte Formatierung	Ja, siehe Anmerkungen	Wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe hochladen, die Datenbalken oder Symbolsätze enthält, werden diese nicht in der Worksheets-Arbeitsmappe beibehalten.
Externe Bezüge	Siehe Anmerkungen	Wenn Sie eine Excel-Datei hochladen, die einen externen Bezug im Excel-Format enthält, wird ein Fehlerdialog angezeigt. Blatt- und Zell-/Bereichsbezug bleiben erhalten; der Arbeitsmappenname wird durch WD_EXT_1_ ersetzt.
Diagramme und andere Bilder	Nein	Wenn Sie eine Excel-Datei mit Diagrammen und Bildern auf Drive hochladen, werden die Diagramme und Bilder nicht in der Worksheets-Arbeitsmappe beibehalten.
Visual Basic-Makros	Nein	Worksheets unterstützt keine Makros. Wenn eine Excel-Datei Makros enthält, schlägt die Konvertierung in eine Arbeitsmappe möglicherweise fehl. Speichern Sie die Excel-Datei ohne Makros, bevor Sie sie hochladen.

Überdimensionierte Excel-Dateien

Prüfen Sie bei Excel-Dateien vor dem Hochladen zusätzlich zur Anzahl der Zellen auch die Dateigröße. In einigen Fällen erscheint eine Excel-Datei visuell als klein, aber die Dateigröße ist unverhältnismäßig groß. Diese Dateien werden oft als „aufgeblähte“ Dateien bezeichnet. Eine aufgeblähte Datei wird möglicherweise sehr langsam hochgeladen oder schlägt fehl. Sie müssen die Ursache der übergroßen Datei beseitigen. Nachfolgend finden Sie einige häufige Ursachen und Tipps:

Formatierung von Informationen: Unnötige Formatierungen sind die häufigste Ursache für eine aufgeblähte Datei. Manchmal werden Formatierungsregeln auf ein ganzes Blatt oder auf alle Spalten oder Zeilen in einem Blatt angewendet; Diese Formatierung ist unsichtbar, kann jedoch die Dateigröße erheblich erhöhen. Tabellen, die ursprünglich in Google Sheets erstellt wurden, enthalten standardmäßig Formatierungsinformationen für alle Zellen bis Z:1000. Um festzustellen, ob die Formatierung problematisch ist, können Sie mit Strg + Ende die letzte verwendete Zelle in einem Blatt suchen. Um Formatierungen zu eliminieren, können Sie jeden Datenbereich in der aufgeblähten Datei mit Strg + Umschalt + {Pfeiltasten} auswählen und den Inhalt in eine neue XLSX-Datei einfügen.

Ausgeblendete Blätter: Blenden Sie alle Blätter ein und entfernen Sie alle nicht benötigten Blätter.

Nicht verwendete definierte Namen oder Links zu anderen Arbeitsmappen in einer kopierten Arbeitsmappe. Excel kann Daten, die mit definierten Namen und externen Bezügen verknüpft sind, auch dann beibehalten, wenn Sie den Link zur ursprünglichen Arbeitsmappe aufheben. Stellen Sie sicher, dass Sie alle nicht verwendeten Bezüge löschen.

Weitere mögliche Ursachen für aufgeblähte Dateien sind Informationen zum Teilen und zur Überarbeitung, gelöschte Makros und mehr.

Arbeitsmappen werden heruntergeladen

Wählen Sie in der Arbeitsmappe

Datei

Herunterladen als

und dann ein Ausgabeformat.

Sie können Arbeitsmappen im XLSX-, PDF-, CSV-, TSV-, HTML- oder WXF-Format herunterladen.

In der folgenden Tabelle sind spezielle Überlegungen zusammengefasst, die je nach Format, das Sie herunterladen, in folgendem Format vorliegen:

Download-Format	Anmerkungen
Alle Arten	Möglicherweise müssen Sie Popups in Ihrem Browser aktivieren. Folgende Worksheets-Elemente bleiben nach dem Herunterladen nicht erhalten: Kommentare Geschützte Bereiche Filter Datenvalidierungen: Worksheets bietet einige Validierungsdefinitionen, die robuster sind als Excel. Diese Validierungen funktionieren beim Herunterladen in Excel nicht.
PDF	Daten werden möglicherweise abgeschnitten, wenn die Zellen nicht groß genug sind. Führen Sie Zellen nach Bedarf vor dem Herunterladen zusammen oder blenden Sie sie ein, um sicherzustellen, dass alle Ihre Daten in den Zellen angezeigt werden und keine Überschneidungen mit angrenzenden Zellen vorhanden sind Klicken Sie auf Datei > Herunterladen als > PDF-Dokument (.pdf) . Es gibt zwei Arten von Optionen: Bereich herunterladen : Sie können wählen, ob Sie einen Zellenbereich, ein einzelnes Blatt oder mehrere Blätter in einer Arbeitsmappe herunterladen möchten. Einstellungen : Sie können Optionen für die Seitenformatierung auswählen, z. B. Seitenreihenfolge, Art des Layouts, Seitenausrichtung und andere Datendetails.
Excel	Beachten Sie, dass Live-Daten und die Verbindung zu Workday-Berichten in heruntergeladenen Excel-Dateien nicht beibehalten werden. Wenn Sie die Live-Daten beibehalten müssen, laden Sie die Arbeitsmappe als WXF-Datei herunter. Es gibt drei Formatierungsoptionen: Herunterladen als > Microsoft Excel > Formeln exportieren . Verwenden Sie dieses Format, um unterstützte Excel-Formeln beizubehalten und gleichzeitig Worksheets-spezifische Formeln mit einer speziellen ID zusammen mit einer textbasierten Ausgabe anzuzeigen. Worksheets-spezifische Formeln zeigen das zuletzt berechnete Ergebnis an. Herunterladen als > Microsoft Excel > Nur Werte exportieren . Verwenden Sie dieses Format, wenn Sie die Daten bearbeiten oder prüfen möchten, aber keine Formeln beibehalten müssen. Microsoft Excel, Werte: Verwenden Sie dieses Format, wenn Sie die Daten bearbeiten oder prüfen möchten, aber keine Formeln beibehalten müssen. Die heruntergeladene Datei enthält nur Werte ohne Formeln oder Diagramme. Herunterladen als > Microsoft Excel Legacy (.xlsx) Aus Gründen der Abwärtskompatibilität stellt Worksheets das Legacy-Excel-Download-Format bereit, das Worksheets-spezifische Informationen im JSON-Format enthält. Bei Worksheets-spezifischen skalaren (Nicht-Array-)Formeln wird in anderen Tabellenkalkulationsprogrammen der Fehler #NAME angezeigt. Wenn eine Arbeitsmappenformel oder ein Wert für Worksheets spezifisch ist (nicht mit Excel kompatibel), stellt Workday dem Zelleninhalt einen identifizierenden Text im JSON-Format voran, z. B. Workday Unconstrained Array Ext2 : oder V2.Workbook.valueNumber: . Dieser identifizierende Text ist nur zur internen Verwendung durch Workday bestimmt. Die Speicherung exportierter Arbeitsmappen über längere Zeiträume und der anschließende erneute Import in Worksheets oder die Verwendung benutzerdefinierter Prozesse zum Parsing des Arbeitsmappentextes wird nicht unterstützt. Da Excel keine Instanzwerte oder Multiinstanzwerte unterstützt, lädt Worksheets diese Art von Zelleninhalt als Zeichenfolge (Text) herunter. Wenn eine Zelle einen Multiinstanzwert mit vielen Instanzen enthält, kann der Inhalt größer sein als die in Excel für Zellen zulässige Beschränkung von 32.767 Zeichen. in diesem Fall wird der Fehler „#N/A“ in der Zelle angezeigt.
Nicht-Excel	Es wird nur das aktuell ausgewählte Tabellenblatt heruntergeladen. der automatisch zugewiesene Dateiname lautet ArbeitsmappeName_BlattName.Dateityp .
WXF	Herunterladen als > Mandantenmigrationsdatei (.wxf) Sie können diesen Dateityp zur Problembehebung herunterladen und für den Support bereitstellen. Dies ist kein für den Benutzer lesbares Dateiformat. Normalerweise verwalten nur Administratoren WXF-Dateien. Personen mit dem entsprechenden Zugriff finden weitere Informationen im Administrator Guide.