Overwegingen bij de installatie: Toegangscontroles
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van Toegangsbeheer. Het legt uit:
- Waarom zou je het opzetten?
- Hoe het past bij de rest van Peakon.
- Downstream-effecten en interacties tussen producten.
- Beveiligingsvereisten en configuraties van bedrijfsprocessen.
- Vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden vóór de implementatie.
Raadpleeg de gedetailleerde taakinstructies voor volledige configuratiedetails.
Wat het is
Met toegangscontrole kunnen beheerders groepsinstellingen beheren met betrekking tot dashboards, werknemersgegevens en beheer. Toegangscontroles werken samen met
kenmerken
om het volledige scala aan activiteiten te omvatten dat een gebruiker kan uitvoeren binnen de aan hem toegewezen segmenten.Zakelijke voordelen
Door elke toegangscontrolegroep te configureren met de relevante machtigingen, wordt de beveiliging van gegevens gewaarborgd en wordt het juiste toegangsniveau voor belanghebbenden gegarandeerd.
U kunt uw eigen aangepaste toegangsgroepen maken om de toegangsniveaus binnen uw organisatie te diversifiëren. U kunt elke groep ook in bulk op de hoogte stellen of de leden ervan exporteren.
Gebruiksscenario's
U kunt toegangscontrolegroepen gebruiken om:
- Bepaal welke groepen toegang hebben tot het dashboard.
- Bepaal welke groepen reacties kunnen zien.
- Bepaal welke groepen toegang hebben op bedrijfsniveau.
- Toegang op lokaal beheerdersniveau inschakelen.
- Schakel specialistische toegang in voor specifieke chauffeurs.
- Maak persoonlijke dashboards beschikbaar voor uw medewerkers.
Vragen om over na te denken
Vraag | Overwegingen |
|---|---|
Hoeveel beheerders heeft u nodig? | Een beheerder is de gebruiker met het hoogste niveau, die autoriteit heeft over het account en automatisch toegang heeft tot alle instellingen. Beheerders kunnen andere beheerders toevoegen en verwijderen, en het hele account verwijderen.
Om veiligheidsredenen adviseren wij om het aantal beheerders tot een minimum te beperken, idealiter 2 of 3 personen. Als andere belanghebbenden toegang op bedrijfsniveau nodig hebben, kunt u de andere groepen 'Alle werknemers' gebruiken, zoals Human Resources of Senior Leader, of een aangepaste groep maken.Als u samenwerkt met een consultant van een andere organisatie om Peakon in te stellen en te configureren, kunt u de toegangscontrolegroep Externe beheerders gebruiken om hen toegang te verlenen. |
Welke leiders hebben toegang op algemeen bedrijfsniveau nodig? | U kunt meerdere groepen instellen om verschillende soorten toegang op bedrijfsniveau mogelijk te maken. Voorbeelden: toegang tot dashboard en opmerkingen, toegang tot personeelsbeheer, toegang voor specialisten met één enkele driver, toegang tot vraagbeheer.
Gebruik een groep 'Alle werknemers' , dit kunt u doen met de standaardgroep of met uw eigen aangepaste optie. |
Zijn er leidersgroepen die u moet uitsluiten van toegang tot het Peakon-dashboard als leider? | U kunt de groep rechtstreeks in het bewerkingspaneel uitschakelen om deze te deactiveren en ervoor te zorgen dat de leden de rechten niet meer kunnen gebruiken. U kunt het later weer inschakelen. |
Moet u verschillende niveaus van toegang tot instellingen creëren voor uw managers? | Het is aan te raden om alle beheerders in 1 groep te plaatsen met dezelfde instellingen. Peakon voegt automatisch managers toe aan de groep Managers als zij werknemers of segmenten beheren.
U kunt de standaardgroepen die al in Peakon aanwezig zijn, gebruiken om instellingen voor verschillende toegangscontrolegroepen aan te passen, of aangepaste groepen te maken. |
Welke instellingen mogen alleen toegankelijk zijn voor beheerders? | Als u uw enquête en vragen centraal beheert, dient u deze instellingen alleen voor beheerders in te schakelen. Om bepaalde functionaliteiten te beperken, moet u deze instellingen uitschakelen in de relevante toegangscontrolegroepen. |
Moeten lokale beheerders leiders aan toegangscontrolegroepen toevoegen of eruit verwijderen? | Koppel toegangsgroepen aan segmenten, zodat lokale beheerders leiders aan toegangscontrolegroepen kunnen toevoegen of eruit kunnen verwijderen. |
In hoeverre wilt u de reacties en commentaarinformatie van leiders beperken? | Met deze instellingen kunt u de informatie in opmerkingen beperken:
Als u deze instellingen voor managers uitschakelt en later weer inschakelt, worden ze met terugwerkende kracht toegepast. |
Hoe moet u uw leiders op de hoogte stellen van hun toegang? | Leiders ontvangen samenvattingsmails tijdens live enquêterondes, als hun toegangscontrolegroep actief is en de instellingen zijn ingeschakeld. U kunt leiders ook rechtstreeks in bulk op de hoogte stellen binnen de toegangscontrolegroep. |
Bent u van plan om het persoonlijke dashboard voor enquêtedeelnemers in te schakelen? | Schakel deze instelling in de standaardgroep Werknemers in, of maak een aangepaste groep voor het type Individu aan en schakel deze daar in. |
Zijn er functies die u eerst met een kleine groep moet uitproberen voordat u ze voor alle leidinggevenden of medewerkers beschikbaar stelt? | Maak een nieuwe toegangscontrolegroep met de relevante instellingen en voeg vervolgens testgroepleden toe. Wanneer u klaar bent met testen, verwijdert u de groep en schakelt u de functionaliteit in de gewenste groep in. |
Moeten de resultaten van alle vragensets beschikbaar zijn voor alle toegangscontrolegroepen? | U kunt vragensets rechtstreeks in elke groep in- of uitschakelen. |
Welk niveau van specialistische toegang heeft u nodig voor uw leiderschap? | Er zijn twee soorten specialistische toegang:
Met specialistische, bedrijfsbrede toegangsrechten kunnen beheerders toegang verlenen aan specialistische gebruikers die bedrijfsbrede gegevens voor een bepaalde bestuurder (of een combinatie van bestuurders) nodig hebben. Ze kunnen bepalen tot welke drivers, binnen één of meerdere vragensets, een toegangscontrolegroep toegang heeft. Wanneer u een nieuwe groep voor toegangscontrole voor specialisten van dit type maakt, kunt u definiëren welke drivers, in verschillende vragensets, gebruikers van die groep op hun dashboard kunnen bekijken. Voorbeeld: Geef uw directeur Leren en Ontwikkeling toegang tot de driver Groei voor toegang tot de leer- en groeidoelstellingen van het hele bedrijf. Met specialistische, segmentspecifieke toegangsrechten kunnen beheerders segmentspecifieke toegang verlenen. Hiermee kunt u gebruikers toegang verlenen tot specifieke vragensets, drivers of segmenten die direct relevant zijn voor hun rollen, samen met organisatiebrede enquêtegegevens. Voorbeeld: Geef uw Franse regionale D&I-manager, die tevens lijnmanager is voor een team, toegang om de toegang van zijn team in één context te bekijken en de D&I-gegevens voor Frankrijk alleen in een nieuwe context voor toegang per segment te bekijken. |
Aanbevelingen
- Beperk het aantal beheerders tot een minimum.
- Geef alle beheerders vanaf het begin toegang tot commentaar.
- Schakel alle vraagcategorieën in voor alle managergroepen.
- Schakel de meldingen uit die u niet wilt dat managers ontvangen.
- Schakel specialistische toegang in voor gebruikers die toegang op bedrijfsniveau nodig hebben voor één enkele chauffeur.
Vereisten
Geen impact.
Beperkingen
Toegangscontrolegroepen van het type
Beheerde werknemers
beheren de instellingen die beheerders binnen hun beheerde gebied kunnen gebruiken. Om iemand aan dit type groep toe te voegen, moet u die persoon eerst tot manager benoemen. Dit kunt u doen door een rapportagelijn of een beheerd segment toe te wijzen.Als een leider deel uitmaakt van twee groepen van hetzelfde niveau, zijn de instellingen in de twee groepen even bindend. Voorbeeld: 2 groepen
beheerde medewerkers
. Wanneer u een instelling in een van deze groepen uitschakelt, maar de instelling in de andere groep inschakelt, beschouwt Peakon de instelling als ingeschakeld voor overlappende leiders. Met de instelling voor gevoelige opmerkingen worden relevante opmerkingen in een extra tabblad weergegeven, evenals het gebied voor algemene opmerkingen. Als u deze instelling uitschakelt, worden gevoelige opmerkingen niet uit de opmerkingenweergave voor een leider verwijderd.
Als u de toegang tot beperkte kenmerken uitschakelt, worden de segmenten alleen verborgen voor leiders die het segment of de hiërarchie waarvan het segment deel uitmaakt, niet beheren.
Als u de toegang tot opmerkingen voor leiders in eerste instantie uitschakelt en later weer inschakelt, kunnen leiders historische opmerkingen bekijken als hun dashboard historische enquêtegegevens bevat.
Gespecialiseerde toegangsgroepen bieden automatisch toegang tot het dashboard op bedrijfsniveau met de ingeschakelde driver. Als u de instelling voor open opmerkingen inschakelt voor een gebruiker met speciale toegang, kunnen zij alle open opmerkingen bekijken, omdat deze niet aan een bestuurder zijn gekoppeld.
Waardenvragen maken deel uit van de Engagement-set. Het is daarom niet mogelijk om algemene of specialistische toegang tot waardenvragen te geven zonder Engagement-vragen.
Een wijziging in de machtigingen leidt niet tot een melding voor de betreffende gebruiker, behalve als u deze toevoegt aan of verwijdert uit de hoofdgroep Beheerders.
Huurderconfiguratie
Ga naar het gedeelte
Toegangscontrole
in het menu Beheer
om de beschikbare instellingen te bekijken.U kunt uw instellingen voor toegangscontrole configureren voordat u werknemersgegevens importeert en de instellingen op elk gewenst moment bijwerken.
Beveiliging
Leiders van
beheerde
werknemersgroepen hebben alleen toegang tot de aan hen toegewezen gebieden. Leiders van alle werknemersgroepen
hebben toegang op bedrijfsniveau. Het is belangrijk om het aantal van dergelijke werknemers tot een minimum te beperken en om de personeelsdossiers up-to-date te houden, met name de ontslagdata. Hierdoor kan Peakon gescheiden medewerkers na scheiding uit de groep verwijderen.Bedrijfsprocessen
Geen impact.
Rapportage
U kunt aanmeldingen bij Peakon Manager-dashboards volgen met behulp van de gebruiksstatistieken
van Manager-gedrag
. Bovendien wordt bij elke toegangscontrolegroep weergegeven hoe recent elke manager actief was. U kunt groepsleden exporteren door te filteren op de datum van hun laatste activiteit.Integraties
Met een integratie kunt u werknemers toevoegen aan of verwijderen uit groepen die via segmenten worden gevuld. Zodra de integratie het segment met medewerkers vult, voegt Peakon deze automatisch toe aan de gekoppelde toegangscontrolegroep. Houd er rekening mee dat als het een groep
Beheerde medewerkers
betreft, de medewerker eerst een rapportagelijn of een beheerd segment moet hebben.Verbindingen en contactpunten
Workday biedt een Touchpoints Kit met bronnen waarmee u inzicht krijgt in configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in de Workday Community.