Concept: Regelgebaseerde vragen ontvangen
Context
Met op regels gebaseerde vragen weet u zeker dat de juiste vragen op het juiste moment worden gesteld en relevant zijn voor de werknemer. Het moment waarop deze vragen gesteld worden, hangt af van de wekelijkse enquêterondes, waarin deze regels worden geëvalueerd en toegepast op uw gehele werknemerspopulatie.
Om de actualiteit en relevantie te garanderen, ontvangen medewerkers binnen 6 dagen nadat ze in aanmerking zijn gekomen, vragen op basis van regels. Dankzij de respijtperiode worden ze slechts in één ronde opgenomen in de enquêteronde die begint nadat ze in aanmerking zijn gekomen. De respijtperiode ligt vast en kan niet worden gewijzigd.
Onboarding-scenario's
Werknemer | Enquêteconfiguratie | Vraag en regeltoepassing | Resultaat | Volgende enquêteronde |
|---|---|---|---|---|
Emma is sinds 4 maart werkzaam bij Kinetar Company. | Wekelijkse enquêteplanning elke maandag met alle actieve onboardingvragen. Startdata van de ronde elke week: 1, 8, 15 en 22 maart. | Oriëntatie en afstemming Onboarding-chauffeurs vroegen 2 weken na aanvang . | Emma krijgt de eerste 3 weken geen vragen. Emma voldoet aan de criteria om de vragen in week 3 te ontvangen. Omdat de enquête zich midden in de enquêteronde bevindt, ontvangt ze de enquête niet. | Week 4 (begindatum ronde: 22e): De respijtperiode van 7 dagen gaat in de week ervoor in, toen ze in aanmerking kwam (18e), en geeft haar de mogelijkheid om de vragen te ontvangen. Emma werkt nu 18 dagen bij het bedrijf en voldoet daarmee aan de 2-wekenregel. Emma ontvangt ook alleen de Oriëntatie- en Uitlijningsvragen , die zijn afgestemd op haar ervaring. |
Tom is op 16 maart bij Kinetar Company begonnen en zijn startdatum is met terugwerkende kracht gegaan naar 1 maart. | Elke maandag vindt er een wekelijkse enquête plaats. EnquêterondeData elke week: 1e, 8e, 15e en 22e. | Oriëntatie en afstemming Onboardingvragen met de regel ingesteld op 2 weken na start . | De eerste 3 weken krijgt Tom geen vragen. | Week 4 (begindatum ronde: 22e): Tom ontvangt geen oriëntatie- en uitlijningsvragen omdat hij de respijtperiode voor de regels heeft gemist en niet langer aan de criteria voor de regels voldoet. |
Exitscenario's
Werknemer | Enquêteconfiguratie | Vraag en regeltoepassing | Resultaat | Volgende enquêteronde |
|---|---|---|---|---|
Ana verlaat Kinetar en haar scheidingsdatum is vastgesteld op 26 maart. | Elke maandag vindt er een wekelijkse enquête plaats. Startdata enquêteronde: 1, 8, 15 en 22 maart. | Alle exitvragen met de regel ingesteld op 2 weken vóór scheiding. | Ana ontvangt geen vragen gedurende de eerste 2 weken van maart. Op de 12e komt ze in aanmerking voor de regel, maar het is midden in de enquêteronde, dus er gebeurt niets. De respijtperiode gaat in. | Week 3 (begindatum ronde: 15e): Ana is 11 dagen voor de scheiding en voldoet aan de 2-wekenregel. Zij ontvangt in deze ronde de exit-vragen. |
Elisa verliet Kinetar Company op 10 juni. | Er is een wekelijkse enquête gepland voor Left, die elke maandag wordt gehouden met alleen exit-vragen. Startdata van de ronde elke week: 3, 10, 17 en 24 juni. De regels voor exitvragen worden zo geconfigureerd dat ze 2 weken na de scheidingsdatum worden geactiveerd. Het persoonlijke e-mailadres van Elisa is beschikbaar via de HRIS-synchronisatie. | Alle exit-vragen. De exit-enquête wordt naar verwachting op 24 juni verzonden (twee weken na het vertrek van Elisa). De startdatum (24e) komt echter niet overeen met de huidige enquêteronde die op de 17e begint. Hierdoor ontvangt Elisa de enquête niet tijdens de ronde van 17 juni. In plaats daarvan hanteert het systeem een respijtperiode, waardoor de speelgerechtigdheid doorgaat naar de volgende ronde (de 24e). | Tijdens de enquêteronde die op 24 juni begint, ontvangt Elisa de exitvragen op haar persoonlijke e-mailadres. De enquête richt zich uitsluitend op de exitvragen, zodat de vragen relevant zijn voor haar exitervaring. | Elisa zal niet meer meedoen aan toekomstige rondes |
Louis verlaat Kinetar Company en zijn scheidingsdatum is vastgesteld op 20 juli. | Elke maandag een wekelijkse enquête met alleen exit-vragen. Startdata van de ronde: 8, 15, 22 en 29 juli. Regels voor exit-vragen: 2 weken vóór de scheiding en 3 dagen ná de scheiding. Het persoonlijke e-mailadres van Louis is verstrekt. | Op 6 juli komt Louis in aanmerking voor de ‘2 weken van tevoren’-regel. Week 2 (begindatum ronde: 8e): Louis wordt aan deze ronde toegevoegd en krijgt de afsluitende vragen voordat hij vertrekt. Week 4 (begindatum ronde: 29e): Louis kwalificeert zich op de 23e voor de '3 dagen erna'-regel, maar die is halverwege de ronde, dus er gebeurt niets. Hij wordt toegevoegd aan de volgende ronde en krijgt de exitvragen na de scheiding. | Louis krijgt zowel voor als na zijn vertrek verschillende vragen, zodat er op beide momenten aandacht is. | Louis zal niet meer meedoen aan toekomstige rondes. |
James geeft zijn ontslag op vrijdag 12 september. Zijn manager stelt de scheidingsdatum in op maandag 15 september. Zijn laatste dag is vastgesteld op 26 september. | Wekelijkse enquêteplanning elke maandag met alleen exit-vragen. Startdata ronde: 1, 8, 15 en 22 september. Regel is 2 weken voor de scheiding. | Omdat de manager de datum van vertrek pas op de 15e invoert, herkent het systeem de rechtmatigheid van James pas. Tegen die tijd zijn er nog 11 dagen te gaan en voldoet hij dus niet meer aan de 2-wekenregel. | James krijgt geen exit-enquête voordat hij vertrekt. | James zal niet meer meedoen aan toekomstige rondes. |
Aanbeveling
Exit-enquêtes die twee weken voor vertrek worden uitgevoerd, missen vaak de aandacht van Amerikaanse werknemers, omdat de opzegtermijnen daar doorgaans korter zijn. Zelfs als de opzegtermijn twee weken bedraagt, kan het voorkomen dat managers de einddatum te laat in Workday invoeren. Hierdoor kunnen werknemers alsnog van de enquête worden uitgesloten.
Om dekking te garanderen:
- Stel regels op voor zowel de periode vóór als na de scheiding. Zo weet u zeker dat u feedback ontvangt, zelfs als medewerkers snel vertrekken of het tijdsvenster missen.
- Synchroniseer regelmatig werknemersgegevens. De dagelijkse synchronisatie waarmee toekomstige beëindigingsgegevens worden bijgewerkt, wordt eenmaal per dag rond 4 uur 's ochtends (CET) uitgevoerd. Door regelmatig te synchroniseren, verkleint u het risico dat u reacties mist.