Concept: Kiosk-enquêtes

Peakon

De kioskmodus is een enquêtekanaal voor medewerkers die geen zakelijk e-mailadres hebben. Medewerkers kunnen de enquête op een gemeenschappelijk of persoonlijk apparaat openen met behulp van een code of een unieke aanmeldingsgegevens.

U kunt de kioskmodus per schema inschakelen. Medewerkers met zakelijke e-mailadressen kunnen ook de kioskmodus gebruiken, maar de functionaliteiten waartoe zij toegang hebben, zijn groter dan die van medewerkers die alleen de kioskmodus gebruiken.

Overzicht

Met de kioskmodus kunt u werknemers enquêteren zonder e-mailadressen. Medewerkers kunnen de enquête op een gemeenschappelijk of persoonlijk apparaat openen met een unieke code of inloggegevens. Dankzij het unieke token van iedere werknemer kan hij of zij per ronde slechts één enquête indienen. Zo wordt gegarandeerd dat de antwoorden bijdragen aan de juiste segmenten.

Bedrijven in sectoren met werknemers die niet digitaal verbonden zijn met hun organisatie, kunnen de kioskmodus gebruiken om dezelfde digitale enquête-ervaring aan werknemers te bieden en zinvolle feedback te verzamelen.

U kunt de kioskmodus op zichzelf gebruiken of inschakelen in combinatie met andere enquêtekanalen (bijvoorbeeld e-mail). Zo houdt u al uw medewerkers op hetzelfde enquêteschema en vermindert u de administratieve werkzaamheden. Medewerkers met toegang tot meerdere enquêtekanalen kunnen de enquête via elke beschikbare methode beantwoorden. Als een medewerker de enquête al heeft ingevuld en deze via een ander kanaal opnieuw probeert in te vullen, wordt de enquête als voltooid weergegeven. U hebt dan de mogelijkheid om de antwoorden opnieuw in te stellen.

Bedrijven met Single Sign-On ingeschakeld kunnen de Concept: Single Sign-On-enquêtelink functionaliteit om een unieke enquêtelink te delen met alle medewerkers, die hen naar hun eigen enquête leidt. De link valideert de SSO-gegevens van de gebruiker en stuurt de gebruiker door naar zijn/haar unieke enquête. Als gebruikers nog niet zijn aangemeld, worden ze gevraagd zich aan te melden voordat ze verder kunnen gaan. Met dit proces wordt voorkomen dat enquêtes worden ingevuld via het Peakon-account van een andere medewerker. Beheerders kunnen deze link vervolgens delen via de kiosk of een ander gewenst communicatiekanaal.

Het is mogelijk om de Concept: SMS-enquêtemeldingen om medewerkers te informeren over hun kiosk-inloggegevens en de link naar de enquête. Ongeacht welke extra enquêtekanalen u hebt ingeschakeld, als u sms-meldingen inschakelt voor een enquêteschema met kioskmodus, bevatten de sms-meldingen kioskinformatie.

Ondersteunde functionaliteiten

Enquête-antwoorden indienen tijdens de enquêteronde of de soft close-fase.

Enquêteantwoorden resetten via selfservice tijdens de open- of soft close-fase.

Bijdragen aan reacties op enquêtekenmerken (bijvoorbeeld: dienstvoorkeur)
of gevoelige enquêtekenmerken (bijvoorbeeld: etniciteit)
, indien ingeschakeld door Workday.

Enquêtereacties in de kioskmodus voldoen aan de vertrouwelijkheids- en zichtbaarheidsdrempelinstellingen van de organisatie. Het is niet mogelijk om af te leiden of een score of een opmerking afkomstig is van een kioskenquête.

Instelbare resetduur van de enquêtesessie vanwege inactiviteit. Voorbeeld: Wanneer u

Gedeeld apparaat

selecteert, worden sessies na 5 minuten inactiviteit opnieuw ingesteld.

Ondersteuning voor meerdere talen, gebaseerd op de taalconfiguratie in het enquêteschema.

Enquête- en vraaggerichte targeting, hetzelfde als de reguliere enquête.

Testrondes.

Configuratie

U moet de kioskmodus voor elke enquêteplanning afzonderlijk configureren. Nadat u de kioskmodus hebt geconfigureerd, kunt u een voorbeeld ervan bekijken door op

Voorbeeld van kiosk

te klikken in het gedeelte

Kiosk-URL

. Zien Kioskmodus inschakelen voor instructies.

Wanneer u de kioskmodus inschakelt, moet u het volgende doen:

Selecteer het type kioskenquête.

Maak een kioskenquête-URL.

Selecteer of medewerkers persoonlijke of gedeelde apparaten gebruiken. Voorbeeld: Gemeenschappelijke tablet.

Kiosktype	Beschrijving
Herbruikbare kioskcodes	Herbruikbare kioskcodes veranderen niet iedere ronde, waardoor medewerkers hun unieke code steeds kunnen blijven gebruiken. Indien nodig kunt u ook de herbruikbare code voor een werknemer opnieuw genereren. De codes zijn beschikbaar voor export nadat u in het schema het kiosktype 'herbruikbare codes' hebt geselecteerd. U kunt deze export gebruiken om codes te distribueren. Voorbeeld: Per post of via frontline managers. Om de codes te exporteren, gaat u naar Beheer Medewerkers Exporteren Exporteren . Alleen gebruikers uit toegangscontrolegroepen met de machtiging Kioskcodes kunnen codes exporteren.
Eenmalige kioskcodes	Elke werknemer kan een unieke eenmalige code gebruiken die bij elke nieuwe enquêteronde opnieuw wordt gegenereerd. Om de codes te exporteren, gaat u naar Beheer Schema's Bekijken Kiosk Exporteer alles in schema . De knop Alles in schema exporteren wordt pas weergegeven nadat de enquêteronde is geopend.
Personeelsnummer en voornaam	Medewerkers doen mee aan de enquête door hun voornaam en personeelsnummer in te voeren. Het personeelsnummer en de voornaam moeten overeenkomen met de gegevens in het personeelsdossier. Hoewel deze methode de minste administratie vereist, leidt het vaak tot verwarring met betrekking tot speciale tekens en gevallen waarin meerdere namen voorkomen. Communiceer uw beleid over hoe u moet handelen of hoe u veelvoorkomende toegangsproblemen kunt oplossen. Voorbeeld: Als u de praktijk hebt gestandaardiseerd dat het veld Voornaam alle namen behalve de achternaam bevat, vraagt u uw medewerkers om al hun namen in te voeren behalve de achternaam.

Ervaring van enquêtedeelnemers

Wanneer een medewerker de URL voor de kioskenquête van uw organisatie opent, moet hij/zij zich eerst verifiëren via de methode die de organisatie heeft geselecteerd. Als Peakon de werknemer identificeert op basis van een match in het systeem, wordt de pagina doorgestuurd naar de enquête. In hun enquête worden de vragen weergegeven die u hebt ingeschakeld en die voor de werknemer beantwoord moeten worden, op basis van de laatste keer dat hij/zij heeft geantwoord.

Medewerkers kunnen ook de SSO-enquêtekoppeling gebruiken die ze van hun beheerders hebben gekregen om toegang te krijgen tot hun enquête. De SSO Survey Link is een universele link waarmee medewerkers direct naar hun eigen enquête kunnen gaan.

Als u meerdere talen in de enquête hebt ingeschakeld, wordt de enquête weergegeven in de eerste taal die u hebt geselecteerd op het tabblad

Enquête-instellingen

van uw planning. Medewerkers kunnen de taal wijzigen via het keuzemenu 'Taal'.

Medewerkers kunnen hun enquête resetten door de kiosklink te openen en hun gegevens opnieuw in te voeren. Voorbeeld: Als uw bedrijf de herbruikbare code als kioskmethode gebruikt, kunnen medewerkers hun enquête opnieuw openen door hun herbruikbare code opnieuw in te voeren op de kiosklink. Via de link worden hun antwoorden niet weergegeven (net als bij gewone enquêtes), maar er verschijnt wel een optie om de enquête opnieuw in te stellen als de enquêteronde nog open is of zich in de zachte sluitingsperiode bevindt.

Aanbevelingen

Communiceer vroegtijdig en regelmatig om verwachtingen te managen.

Zorg ervoor dat medewerkers tijdens hun werkuren tijd hebben om de enquête in te vullen.

Neem indien van toepassing vroegtijdig contact op met vakbonden om onvoorziene vertragingen te beperken en de acceptatie door belanghebbenden te vergroten.

Gebruik een online QR-codegenerator om een unieke QR-code te maken die linkt naar de kioskenquête. Medewerkers kunnen de QR-code scannen met de camera van hun mobiele apparaat en de bijbehorende URL openen.

Print instructies uit over hoe u kunt inloggen, opmerkingen kunt plaatsen of vragen kunt overslaan. Voeg ook de contactgegevens van de beheerders toe, voor het geval medewerkers hun authenticatiegegevens moeten controleren.

Sla de aanmeldpagina voor de enquête op het bureaublad op of in de browser als u een gemeenschappelijk apparaat gebruikt.

Integreer Peakon in het onboardingproces van nieuwe medewerkers met informatie over de enquête, authenticatiegegevens, de frequentie van de enquête en wat ze kunnen verwachten.

Betrek locatiemanagers bij het proces om deelname en betrokkenheid te stimuleren door medewerkers de tijd te geven om deel te nemen. De locatiebeheerders zijn ook het aanspreekpunt zodra de onderzoeksresultaten klaar zijn om te delen.

Een korte video waarin het senior management het belang van feedback uitlegt, kan helpen om de deelname te stimuleren.

Het communiceren van enquêteresultaten aan arbeiders vergt extra aandacht. Voorbeelden: raadsvergaderingen, posters, kluisjesafgifte en nieuwsbrieven.

Beperkingen

Medewerkers zonder e-mailadres kunnen geen meldingen ontvangen. Voorbeeld: enquêtekoppelingen, herinneringen, reacties op opmerkingen en bevestigingen.

Om de vertrouwelijkheid van de gegevens van werknemers te beschermen, wordt uit de scores en opmerkingen van kioskenquêtes niet afgeleid dat ze afkomstig zijn van een kioskenquête. Als iemand echter reageert op een opmerking van een medewerker zonder e-mailadres, ontvangt de medewerker geen melding en kan hij of zij niet reageren.

Als u persoonlijke dashboards hebt ingeschakeld, kunnen medewerkers die de kioskmodus gebruiken, zich aan het einde van hun enquête niet aanmelden bij hun persoonlijke dashboard. Ook kunnen ze niet reageren op opmerkingen in het persoonlijke dashboard. Dit komt doordat het persoonlijke dashboard alleen authenticatie ondersteunt via een overeenkomend e-mailadres. Momenteel hebben we een programma voor vroege toegang om via sms toegang te krijgen tot de mobiele app (en dus het persoonlijke dashboard). Zien FAQ: Is het mogelijk om in te loggen met een telefoonnummer in plaats van een e-mailadres?.

Enquêteantwoorden worden niet opgeslagen als een medewerker de site verlaat zonder de enquête in te vullen. Om dit probleem te verhelpen, wordt de werknemer gevraagd of hij/zij wil afsluiten.

Om de vertrouwelijkheid van de gegevens van de medewerkers te beschermen, is het engagementoverzicht niet beschikbaar via de kiosk.

Medewerkers die de enquête zowel via e-mail als via de kioskmodus kunnen invullen, hebben toegang tot extra functionaliteiten vergeleken met medewerkers die alleen via de kioskmodus werken. Voorbeeld: Persoonlijk dashboard en inzicht in reacties op opmerkingen.

Peakon biedt geen rapportagemogelijkheden over de methode die elke werknemer heeft gebruikt om toegang te krijgen tot de enquête. U kunt echter segmenttargeting gebruiken om onderscheid te maken tussen e-mail- en kioskmedewerkers.