Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Peakon
Laatst bijgewerkt: 2025-02-21
Concept: Peakon Gegevensprivacy

Concept: Peakon Gegevensprivacy

Peakon is gebouwd met privacynaleving en privacy by design in gedachten. We willen onze klanten graag laten zien hoe wij dit aanpakken.

Gegevens verwerkt in Peakon

De gegevens die in Workday Peakon Employee Voice worden verwerkt, kunnen in drie categorieën worden ingedeeld:
  • Informatie verstrekt door werknemers.
  • Werknemersgegevens die door werkgevers naar Peakon zijn geüpload.
  • Informatie die Peakon verzamelt wanneer medewerkers het platform gebruiken.
Werknemers verstrekken informatie via de enquêtes die ze invullen. Werkgevers verstrekken informatie over hun werknemers, zoals de duur van het dienstverband, afdeling, functietitel, locatie etc., naast basiscontactgegevens, zoals het e-mailadres van de werknemer waar de enquête naartoe kan worden gestuurd.
Peakon verzamelt automatisch bepaalde informatie wanneer het platform wordt gebruikt voor systeembeheerdoeleinden en om ervoor te zorgen dat gebruikers de juiste toegang krijgen op basis van de toegangsrechten die de accountbeheerder heeft ingesteld.

Hoe Peakon de gegevens verwerkt

Informatie die werknemers invoeren in Peakon wordt samengevoegd met informatie van andere werknemers en vergeleken met gegevens uit eerdere of toekomstige reacties van werknemers en/of benchmarks uit de sector. Deze verzamelde informatie geeft managers inzicht in de mate van betrokkenheid van hun medewerkers en hun gevoelens met betrekking tot hun werkleven. Alle antwoorden op de enquête zijn volledig optioneel en u kunt vragen overslaan. Normaal gesproken wordt identificeerbare informatie niet beschikbaar gesteld aan een werkgeversorganisatie, tenzij de organisatie:
Peakon kan ook contact opnemen met gebruikers om feedback te krijgen over hoe het product verbeterd kan worden. Ook kunnen we onze gebruikers informeren over nieuwe functies, productversies of serviceaanbiedingen. Wij gebruiken deze gegevens ook om vragen, opmerkingen en klachten te behandelen.

Gegevensretentie

De standaardbewaartermijn voor Peakon-gegevens bedraagt 5 jaar.
Indien een organisatie stopt met het gebruik van Peakon, worden de gegevens uiterlijk 6 maanden na afloop van de serviceperiode verwijderd of geanonimiseerd. Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan redelijkerwijs noodzakelijk is om deze te gebruiken in overeenstemming met onze contractuele overeenkomst met de klant of met onze wettelijke rechten en verplichtingen.
De minimale bewaartermijn van gegevens bedraagt 3 jaar.

Rechten van betrokkenen

Daarnaast ondersteunt Workday klanten bij het vervullen van de rechten van betrokkenen met betrekking tot persoonsgegevens die via het platform worden verwerkt:
  • Workday ondersteunt de rechten van werknemers om toegang te krijgen tot persoonlijke gegevens of deze te verwijderen van het Peakon-platform. De klant kan een klantcase openen waarin hij de details van het verzoek tot toegang tot gegevens of het verzoek tot verwijdering van gegevens specificeert.
  • Workday ondersteunt het recht van werknemers om hun gegevens bij te werken via de gebruikersinterface, via de enquêtes en via het proces om enquêtes te resetten.
Medewerkers kunnen zich ook afmelden voor Peakon-e-mails door op de optie 'afmelden' in de e-mail te klikken. Dit heeft tot gevolg dat medewerkers geen e-mailmeldingen van Peakon ontvangen.

Gegevenshosting en subverwerkers

Het Peakon-platform wordt gehost in zowel de Europese Economische Ruimte ('EER') als de VS, waar werknemersgegevens en enquêteantwoorden worden opgeslagen en verwerkt met technische en organisatorische maatregelen om veilige en beveiligde opslag te garanderen. Uw Peakon-exemplaar wordt gehost in de VS of de EER. U kunt bij uw Customer Success Manager nagaan waar uw Peakon-instantie wordt gehost.
Voor bepaalde Peakon-functies is het mogelijk dat bepaalde informatie die wij van gebruikers verzamelen, moet worden overgedragen, verwerkt of opgeslagen op een locatie buiten de EER en/of de VS. Gedetailleerde informatie over het gebruik van subverwerkers vindt u op de Workday Subprocessor List. Wij kunnen persoonsgegevens aan deze subverwerkers doorgeven om onze diensten via het platform te kunnen leveren.

Gegevensbescherming

Er zijn passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om onbedoeld, ongeoorloofd of onrechtmatig verlies, vernietiging, wijziging, openbaarmaking of toegang tot Persoonsgegevens te beperken.
De maatregelen die Peakon implementeert, omvatten:
  • Versleuteling van persoonsgegevens.
  • Back-up- en herstelmaatregelen bij rampen.
  • Het vermogen om voortdurende vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de IT-infrastructuur en -omgeving te garanderen.
  • Regelmatig testen en evalueren van de effectiviteit van dergelijke maatregelen.

Identiteit onthullen

In bepaalde omstandigheden kan het voorkomen dat een klant opmerkingen ontvangt die aanleiding geven tot bezorgdheid. Op grond hiervan kan hij het passend vinden om de identiteit van een medewerker vast te stellen. Voorbeeld: Een werknemer die aangeeft zichzelf of anderen schade te willen toebrengen, of die aangeeft dat hij crimineel of frauduleus gedrag vertoont op de werkvloer.
In dergelijke situaties adviseert Workday de betreffende manager om de medewerker via de functie voor het reageren op opmerkingen aan te spreken en hem of haar te vragen om deel te nemen aan een verder, ondersteund gesprek om het probleem waarnaar in de opmerking wordt verwezen, aan te pakken. Als klanten echter besluiten dat ze de identiteit van de reageerder moeten vaststellen om de situatie effectief te kunnen onderzoeken en aanpakken, kunnen ze een Identity Reveal aanvragen via een klantcase.
Om aan een dergelijk verzoek te kunnen voldoen, heeft Workday specifieke gegevens en details nodig om de opmerking te kunnen identificeren, zoals de precieze URL van de opmerking en de datum van indiening. Zodra de identiteit is verstrekt, verkrijgt Workday de identiteit van de persoon die de opmerking heeft ingediend en deelt deze via een beveiligd berichtenplatform met de contactpersoon voor ondersteuning van de klant. Het beveiligde platform beschermt de identiteitsgegevens door middel van encryptie en verwijdert deze automatisch na 10 dagen.
Workday staat klaar om het identiteitsonthullingsproces te faciliteren en handelt hierbij in opdracht van de klant. De beslissing om de identiteit van de reageerder te onthullen, blijft te allen tijde bij de klant.

Contact

Als u vragen hebt over dit artikel, neem dan contact op met Workday Support.