Referentie: Gegevenszichtbaarheid en vertrouwelijkheid
Alle antwoorden op de enquête zijn vertrouwelijk om de identiteit van de werknemers te beschermen. De beschikbare instellingen en functies zijn zodanig dat de antwoorden vertrouwelijk worden behandeld en dat u toch het benodigde inzicht krijgt om de enquêteresultaten te analyseren.
Instellingen voor gegevenszichtbaarheid
Instelling | Locatie instellen | Beschrijving |
|---|---|---|
Aantal antwoorden
| Bepaalt het vereiste aantal reacties om een segment ter vergelijking weer te geven.
Bijvoorbeeld: u stelt het Aantal reacties in op 5 en de Aggregatieperiode op 1 jaar. In een segment worden gegevens weergegeven als 5 unieke werknemers in het afgelopen jaar een enquête hebben ingevuld. | |
Aantal scores per vraag
| Bepaalt het vereiste aantal antwoorden om een driver of een vraag ter vergelijking weer te geven.
Bijvoorbeeld: u stelt het Aantal scores per vraag in op 5 en de Aggregatieperiode op 1 jaar. Een driver of een vraag geeft gegevens weer als 5 unieke werknemers die specifieke driver of vraag in het afgelopen jaar hebben beantwoord. | |
Unieke werknemers binnen twee segmenten
| Beheer
Gegevensinstellingen
Gegevens
| Houdt rekening met gevallen van 2 grotendeels overlappende segmenten om blootstelling door vergelijking te voorkomen.
Voorbeeld: u hebt een country manager met een segment ' Alle rapporten' met 49 werknemers in zijn of haar rapportagelijn. Er is ook een Country-segment met 50 medewerkers, met dezelfde groep en de country manager zelf. Als beide segmenten zichtbaar en vergelijkbaar zijn, komt de vertrouwelijkheid van de country manager in gevaar. Als u deze instelling op 2 zet, is een van de overlappende segmenten niet zichtbaar, omdat het aantal unieke werknemers ertussen kleiner is dan 2. |
Drempels voor zichtbaarheid van opmerkingen : segmenten
| Bepaalt het vereiste aantal reacties om opmerkingen in een segment weer te geven. Deze instelling is de limiet voor de instelling Aantal antwoorden en werkt per enquête.
Bijvoorbeeld: u stelt het Aantal reacties in op 5 en de Aggregatieperiode op 1 jaar. Een segment geeft opmerkingen weer als 5 unieke werknemers in het afgelopen jaar een enquête hebben ingevuld. | |
Drempels voor zichtbaarheid van opmerkingen : reacties
| Bepaalt hoeveel medewerkers de enquête in een enquêteronde moeten invullen om opmerkingen voor die specifieke ronde weer te geven. De combinatie van beide instellingen kan het risico op vertrouwelijkheid verkleinen tijdens periodes met een lagere deelname, zoals de zomervakantie.
Deze instelling werkt per enquête en kan niet hoger zijn dan de drempelwaarde voor zichtbaarheid van opmerkingen in segmenten. Voorbeeld: u stelt de drempelwaarde voor zichtbaarheid van opmerkingen voor segmenten in op 6 en de drempelwaarde voor zichtbaarheid van opmerkingen voor reacties op 3. Opmerkingen zijn zichtbaar als minimaal 6 medewerkers de enquête in het zichtbaarheidsvenster hebben ingevuld, waarvan minimaal 3 die specifieke enquêteronde. | |
Weergave-instellingen : Datum
| Bepaalt of de datum bij elke opmerking de datum van de opmerking is of de einddatum van de enquêteronde waarin de opmerking was opgenomen. | |
Weergave-instellingen : Inhoud van e-mailconversaties
| Bepaalt of het bericht, de gespreksgeschiedenis en de originele opmerking in e-mailberichten met reacties worden weergegeven. Wanneer deze instelling is uitgeschakeld, moet de werknemer op een link klikken om naar het gesprek te gaan. Wij raden u aan deze instelling in te schakelen als uw organisatie persoonlijke dashboards gebruikt. Zo kunnen medewerkers gesprekken veilig bekijken in hun persoonlijke dashboard. | |
Beperkingen op kenmerken en segmenten | Om een kenmerk te beperken:
U kunt ook individuele segmenten beperken: | Hiermee kunt u kenmerken en segmenten beperken en toegangsgroepen gebruiken om te bepalen wie deze gegevens kan zien. U kunt kenmerken beperken op dashboardniveau en op werknemersrecordniveau. Als u een kenmerk op werknemersrecordniveau beperkt, wordt de lijst met ondervraagde werknemers ook verborgen op het dashboard.
Bijvoorbeeld: u maakt een bewerkbaar kenmerk met de naam Etniciteit, zodat medewerkers kunnen aangeven tot welk segment ze tijdens hun enquête moeten behoren. De verzamelde dashboardgegevens moeten zichtbaar zijn voor de Diversiteits- en Inclusie-adviseur, zonder dat hij de medewerkers ziet die elk segment hebben geselecteerd. Stel de toegang tot werknemersrecords in op Niemand en de dashboardtoegang op Alleen personen met toegangsrechten voor beperkte segmenten . |
Toegangscontrolemachtigingen
U kunt voor elke toegangscontrolegroep afzonderlijk machtigingen instellen.
Toestemming | Beschrijving |
|---|---|
Lijst bekijken met werknemers die de enquête hebben ontvangen
| Hiermee bepaalt u of u de lijst met medewerkers die deel uitmaakten van de enquête, kunt weergeven tijdens het zichtbaarheidsvenster. |
Beperkte kenmerken openen
| Hiermee bepaalt u of u segmenten van beperkte kenmerken kunt weergeven. |
Toegang tot opmerkingen
| U kunt bepalen welke typen opmerkingen elke toegangsgroep kan bekijken. |
Krijg realtime toegang tot opmerkingen
| Bepaalt of opmerkingen in realtime zichtbaar zijn of, indien uitgeschakeld, aan het einde van de ronde. |
Opmerking van managers bekijken
| Hiermee bepaalt u of u de hiërarchische lijst met beheerders bij een opmerking kunt weergeven. In de lijst worden alleen beheerders weergegeven waarvan de segmenten voldoen aan de zichtbaarheidsvereisten. De lijst wordt aangepast op basis van de context en de manager die de opmerking bekijkt.
Bijvoorbeeld: u kunt het segment van een manager niet bekijken vanwege overlappende segmenten. Hierdoor is hun naam niet zichtbaar bij opmerkingen van hun directe ondergeschikten in uw weergave. De beheerder kan het segment van deze manager bekijken. Wanneer hij of zij dezelfde opmerkingen bekijkt, staat de naam van de manager in de lijst. |
Opmerkingen per segment bekijken
| Hiermee bepaalt u of u opmerkingen kunt filteren op specifieke segmenten. Als u deze machtiging uitschakelt, kunnen groepsleden alleen opmerkingen op hun algemene dashboard bekijken, maar niet wanneer ze inzoomen op subsegmenten die voldoen aan de zichtbaarheidsvereisten. |
Enquête-ervaring
Enquête-ervaring | Beschrijving |
|---|---|
Algemene vertrouwelijkheid | De scores en opmerkingen die een werknemer indient, zijn vertrouwelijk en onthullen zijn identiteit niet. |
Deelname | Deelname aan de enquête is optioneel en het dashboard laat niet zien welke medewerkers de enquête daadwerkelijk hebben ingevuld. Medewerkers kunnen vragen overslaan en het achterlaten van opmerkingen is optioneel. |
Opmerkingen | Opmerkingen onthullen nooit de identiteit van de werknemer. Met automatische herschikking van opmerkingen wordt voorkomen dat opmerkingen van één enquête-inzending als groep op het beheerdersdashboard worden weergegeven. |
E-mails ontvangen | Medewerkers kunnen zich afmelden voor e-mails door op de link onderaan de e-mail te klikken. Als u zich afmeldt voor één e-mailtype, betekent dit niet dat u ook voor andere e-mailtypen wordt afgemeld. Bijvoorbeeld: als u zich afmeldt voor de enquête-e-mail, kunt u nog steeds e-mails met reacties of bevestigingsberichten ontvangen. |
Persoonlijk dashboard | Medewerkers kunnen hun scores en opmerkingen alleen op hun persoonlijke dashboard bekijken door in te loggen met het e-mailadres dat in hun medewerkersdossier staat. |
E-mails
E-mailtype | Vertrouwelijkheidsfuncties |
|---|---|
Enquêtemail | De enquête-e-mail bevat de naam van de werknemer, maar bij de antwoorden die de werknemer indient, wordt zijn of haar naam niet weergegeven. De naam is aanwezig om aan te geven dat de medewerker de enquêtelink niet met een andere medewerker mag delen. |
Enquêteherinneringen | Omdat elke werknemer een uniek enquêtetoken heeft, ontvangen ze herinneringen als hun deelname niet volledig is. De herinneringen worden automatisch verzonden, waardoor de deelnamestatus van iedere werknemer vertrouwelijk blijft. |
Reactiebevestiging | U kunt bepalen welke toegangscontrolegroepen opmerkingen kunnen bevestigen. Medewerkers ontvangen met een willekeurige vertraging een e-mail met daarin de naam van de manager en de bevestiging. |
Reactie op commentaar | U kunt bepalen welke toegangscontrolegroepen op opmerkingen kunnen reageren. Medewerkers ontvangen met een willekeurige vertraging een e-mail met daarin de naam van de manager, de inhoud van het antwoord en de mogelijkheid om te reageren. U kunt de voorbeeldweergave van de opmerking uit de e-mailinhoud verwijderen via Gegevensinstellingen .
Via de link 'Reactie op gesprek' wordt de werknemer doorgestuurd naar zijn/haar persoonlijke dashboard of naar een aparte pagina waar hij/zij kan reageren op het antwoord, als uw organisatie geen persoonlijke dashboards gebruikt. In dat geval verloopt het koppelingstoken elke 24 uur en moet de werknemer handmatig een nieuw token aanvragen. Peakon wordt vervolgens gevraagd een nieuwe e-mail te sturen. De antwoorden van de werknemer blijven gedurende het hele proces vertrouwelijk. |