コンセプト: Peakonデータプライバシー
Peakon はプライバシー コンプライアンスとプライバシー バイ デザインを念頭に置いて構築されており、これに対する当社の取り組みをお客様に理解していただけることを嬉しく思っています。
Peakonで処理されるデータ
Workday Peakon Employee Voice で処理されるデータは、次の 3 つのカテゴリに分類できます。
- 従業員から提供された情報。
- 雇用主によって Peakon にアップロードされた従業員情報。
- 従業員がプラットフォームを使用する際に Peakon が収集する情報。
従業員はアンケートに回答することで情報を提供します。雇用主は、アンケートの送信先となる従業員の電子メール アドレスなどの基本的な連絡先情報に加えて、従業員の在職期間、部署、役職、所在地などの情報も提供します。
Peakon は、プラットフォームがシステム管理の目的で使用されるときに特定の情報を自動的に収集し、アカウント管理者が設定したアクセス権に基づいてユーザーに適切なアクセスが付与されるようにします。
Peakonのデータ処理方法
従業員が Peakon に入力した情報は、他の従業員からの情報と集計され、過去または将来の従業員の回答や業界ベンチマークのデータと比較されます。この集約された情報により、管理者は従業員のエンゲージメント レベルや仕事に対する感情を把握できるようになります。すべてのアンケート回答は完全に任意であり、質問はスキップできます。通常、雇用主組織が以下の条件を満たしていない限り、識別可能な情報は雇用主組織に提供されません。
- データ エクスポート API を有効にして構成しました。 「概念: データ エクスポート API の構成」を参照してください。
- 身元の開示を要求しました。
Peakon は、製品の改善方法に関するフィードバックを得たり、新機能、製品バージョン、サービス提供についてユーザーに通知したりするために、ユーザーに連絡することもあります。このデータは、問い合わせ、懸念事項、苦情に対応するためにも使用されます。
データ保持
Peakon データの標準データ保持期間は 5 年です。
組織が Peakon の使用を停止した場合、データはサービス期間の終了後 6 か月以内に削除または仮名化されます。当社は、お客様との契約上の合意または当社の法的権利および義務に従って使用するために合理的に必要な期間を超えて個人データを保管することはありません。
最小データ保持期間は 3 年です。
データ主体の権利
さらに、Workday は、プラットフォームを通じて処理される個人データに関するデータ主体の権利の履行についてもお客様をサポートします。
- Workday は、従業員が Peakon プラットフォームから個人データにアクセスしたり消去したりする権利をサポートします。顧客は、データ アクセスまたはデータ消去の要求の詳細を指定して顧客ケースを開くことができます。
- Workday は、アンケートやアンケートのリセット プロセスを通じて、ユーザー インターフェイス経由で従業員がデータを更新する権利をサポートします。
従業員は、電子メールの配信停止オプションをクリックして、Peakon からの電子メールの配信を停止することもできます。これにより、従業員は Peakon からの電子メール通知を受信しなくなります。
データホスティングとサブプロセッサー
Peakon プラットフォームは、欧州経済領域 (EEA) と米国の両方でホストされており、従業員データとアンケートの回答は、安全で確実な保管を確保するための技術的および組織的対策を講じて保存および処理されます。Peakon インスタンスは、米国または EEA のいずれかでホストされます。Peakon インスタンスがホストされている場所は、カスタマー サクセス マネージャーに確認できます。
Peakon の一部の機能では、ユーザーから収集した情報の一部を EEA および/または米国外の場所に転送、処理、または保存する必要がある場合があります。サブプロセッサーの使用に関する詳細は、Workday サブプロセッサー リストに記載されています。当社は、プラットフォームを通じてサービスを提供するために、個人データをこれらのサブプロセッサーに転送する場合があります。
データ保護
個人データの偶発的、不正または違法な紛失、破壊、変更、開示またはアクセスを軽減するための適切な技術的および組織的対策が実施されています。
Peakon が実施した対策には次のものが含まれます。
- 個人データの暗号化。
- バックアップおよび災害復旧の手配。
- IT インフラストラクチャと環境の機密性、整合性、可用性、回復力を継続的に確保する能力。
- こうした対策の有効性を定期的にテストし評価します。
正体の明かし
状況によっては、顧客が懸念を抱かせるようなコメントを受け取り、従業員の身元を確認することが適切であると判断する場合があります。例: 従業員が自傷行為や他人への危害を加える意図を示したり、職場で犯罪行為や不正行為を示唆したりする場合。
このような状況では、Workday では、関連するマネージャーがコメント返信機能を使用して従業員と関わり、コメントで言及されている問題に対処するためのさらなるサポート付きディスカッションに参加するよう依頼することを推奨しています。ただし、状況を効果的に調査して対処するためにコメント投稿者を特定する必要があるとお客様が判断した場合は、顧客ケースを通じて ID 開示をリクエストできます。
このようなリクエストに応えるために、Workday では、正確なコメントの URL や送信日など、コメントを識別するための具体的な詳細と情報が必要になります。提供されると、Workday はコメントを送信した個人の ID を取得し、安全なメッセージング プラットフォームを介して顧客の指定サポート担当者と共有します。安全なプラットフォームは、暗号化によって ID 関連データを保護し、10 日後にデータを自動的に破棄して削除します。
Workday は、身元を明らかにするプロセスを容易にするために対応しており、お客様の指示に従って行動します。コメント者の身元を明らかにするかどうかの決定権は常にお客様にあります。
お問い合わせ
この記事についてご質問がある場合は、Workday サポートにお問い合わせください。