Considérations relatives à la configuration : Notifications d’enquête
Ce sujet peut vous aider à prendre des décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des notifications d'enquête. Cela explique :
- Pourquoi le mettre en place ?
- Comment cela s'intègre-t-il au reste de Workday ?
- Impacts en aval et interactions entre produits.
- Exigences de sécurité et configurations des processus métier.
- Questions et limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Veuillez consulter les instructions détaillées de la tâche pour obtenir tous les détails de configuration.
Ce qu'ils sont
Les notifications d'enquête vous permettent d'informer les employés des nouvelles enquêtes Workday Peakon Employee Voice (Peakon), de leur rappeler les dates limites de participation et de prendre en compte leurs commentaires.
Avantages commerciaux
Grâce aux notifications de sondage, vous pouvez :
- Mettez en place des moyens rapides et pratiques pour permettre aux employés de recevoir des notifications concernant les nouveaux sondages et des rappels concernant les dates limites de participation.
- Favorisez une plus grande participation et un engagement accru de vos employés grâce à des communications régulières qui démontrent l'engagement de votre organisation à recueillir des données utiles sur le ressenti des employés et à donner suite à leurs commentaires.
- Encouragez le remplissage rapide du sondage.
- Choisissez les méthodes de notification des enquêtes qui correspondent le mieux aux besoins de votre organisation.
- Contactez tous vos employés, y compris ceux qui n'ont pas d'adresse courriel professionnelle.
- Peakon définit automatiquement la langue sélectionnée par l'employé dans la notification par e-mail de son enquête comme langue par défaut pour toutes ses enquêtes ultérieures, vous aidant ainsi à garantir l'inclusion de tous vos employés.
Cas d'utilisation
Tu peux:
- Utilisez des intégrations avec Slack ou Microsoft Teams, permettant l'envoi de notifications push aux employés dans leurs espaces de travail.
- Utilisez les SMS ou les notifications de l'application mobile Workday Peakon pour joindre les employés en dehors de leur espace de travail.
- Contactez tous les employés, y compris ceux qui n'ont pas d'adresse courriel professionnelle.
Questions à considérer
Questions | Considérations |
|---|---|
Comment souhaitez-vous diffuser les notifications de vos enquêtes sur les espaces de travail de vos employés ? | Le courrier électronique est la méthode standard de diffusion des enquêtes chez Peakon. Les adresses électroniques des employés figurant dans leurs dossiers reçoivent une notification par courriel pour un sondage lorsque vous activez l'option dans la planification. Vous pouvez activer ou désactiver les notifications par e-mail pour chaque planification. Les employés peuvent se désabonner des courriels en cliquant sur le lien de désabonnement situé au bas du courriel. Se désinscrire permet à l'utilisateur de ne plus recevoir de notifications et de rappels concernant les enquêtes. Vous pouvez utiliser l'intégration Slack pour informer les employés des nouveaux sondages et leur envoyer des rappels. Slack n'envoie de notifications qu'aux employés dont l'adresse électronique Peakon correspond à leur adresse électronique Slack. Seuls les administrateurs Peakon peuvent ajouter l'application Peakon à Slack. Seul l'administrateur Slack peut ajouter l'application Peakon à votre espace de travail Slack. Microsoft Teams vous permet également d'envoyer des notifications et des rappels d'enquêtes sur les espaces de travail Teams des employés. Microsoft Teams n'envoie de notifications qu'aux employés dont l'adresse électronique Peakon correspond à leur adresse électronique Microsoft Teams. Vous pouvez également envoyer le sondage par SMS de manière programmée, en plus des autres canaux de notification. Les notifications SMS sont déclenchées simultanément à l'envoi des e-mails. |
Comment souhaitez-vous configurer les traductions pour les notifications ? | Les paramètres de langue de votre enquête déterminent les traductions disponibles pour les notifications d'enquête.
Tous les contenus de notification, y compris les courriels, les SMS et les futurs sondages, sont diffusés dans la langue sélectionnée. |
Comment souhaitez-vous informer les employés qui n'ont pas d'adresse courriel professionnelle ou qui ne sont pas connectés numériquement à votre organisation ? | Le mode Kiosque de Peakon vous permet d'informer vos employés d'une enquête à venir à laquelle ils pourront accéder grâce à un lien et un code que vous pourrez leur communiquer.
Kiosk vous permet d'envoyer des notifications SMS aux employés qui n'ont pas accès à leurs e-mails professionnels. |
Comment souhaitez-vous diffuser les notifications d'enquête aux employés en dehors de leur espace de travail ? | Vous pouvez configurer des notifications et des rappels pour les employés par SMS sur leurs appareils iOS et Android personnels.
Les employés reçoivent un lien vers le sondage par SMS, en plus de leur notification par courriel habituelle. Ils peuvent également recevoir un SMS leur permettant de consulter leurs tableaux de bord d'employés, recevoir un rappel pour remplir le questionnaire à mi-parcours de l'enquête, et tous les 4 jours jusqu'à la fin de celle-ci. |
Comment souhaitez-vous utiliser l'application mobile Workday Peakon pour informer les employés ? | Vous pouvez également utiliser l'application mobile Workday Peakon, disponible sur l'Apple App Store et Google Play, pour compléter les autres canaux et envoyer des notifications aux participants à l'enquête.
Une fois téléchargée, vous pouvez activer les notifications push dans l'application pour recevoir des alertes et des rappels concernant les nouveaux sondages. |
Comment souhaitez-vous communiquer aux employés que votre organisation prend en compte leurs commentaires lors du sondage ? | Les employés qui fournissent des commentaires peuvent recevoir une notification par courriel lorsque les gestionnaires accusent réception de leurs commentaires. |
Comment souhaitez-vous informer les employés dans leur environnement Workday ? | Grâce à une intégration Workday, vous pouvez utiliser les cartes People Experience (PEX) comme canal d'enquête pour informer les employés via Workday qu'ils ont une nouvelle enquête à remplir. La carte comprend le lien vers le questionnaire personnel destiné à l'employé, qui le conduit directement vers le questionnaire.
Ces cartes ne rappellent pas aux employés les enquêtes qu'ils doivent encore remplir. Les cartes s'affichent sous la mention « Nouvelle enquête Peakon disponible » et restent affichées jusqu'à ce que l'employé ait rempli le dernier questionnaire qui lui a été partagé. |
Comment souhaitez-vous sécuriser vos e-mails de notification ? | Vous pouvez utiliser des certificats de messagerie (certificats SMIME) pour signer et chiffrer les messages électroniques. Lorsqu'un courriel est chiffré à l'aide d'un certificat de messagerie, seul le destinataire peut le déchiffrer et le lire. Le certificat garantit aux destinataires que le courriel est authentique et provient d'une source fiable. |
Recommandations
- Utilisez le rapport« Gérer les options d’activation des fonctionnalités »pour tester et activer les cartes « Expérience utilisateur » dans Workday.
- Configurez les e-mails avant l'ouverture de la session d'enquête. Il est impossible d'annuler l'envoi d'un e-mail en le renvoyant.
- Tester la délivrabilité des e-mails en envoyant des séries de tests à un petit groupe d'employés.
- Vérifiez que vos serveurs de messagerie n'interfèrent pas avec la distribution des enquêtes provenant de certaines adresses électroniques de votre organisation.
- Configurez les fuseaux horaires des employés pour garantir que ces derniers recevront les enquêtes dans leurs fuseaux horaires respectifs.
Exigences
Activez l'authentification Alpaca avant de configurer les cartes Expérience utilisateur dans Workday pour les notifications d'enquête Peakon.
Limitations
Les employés ne peuvent pas répondre aux accusés de réception des commentaires, bien qu'ils puissent répondre lorsqu'un responsable entame une conversation.
Vous ne pouvez pas personnaliser les e-mails de rappel ou de réactivation.
Seuls les employés disposant d'une adresse courriel professionnelle peuvent recevoir des notifications concernant les conversations.
Configuration du locataire
Aucun impact.
Sécurité
Domaines | Considérations |
|---|---|
Administration de la sécurité dans le domaine fonctionnel Système. | Permet d'accéder aux tâches d'administration de la sécurité dans Workday lors de la configuration des cartes Expérience utilisateur. Exemples : Maintenir des règles relatives aux mots de passe ou aux noms d'utilisateur. |
Créer et gérer des enquêtes dans le domaine fonctionnel Système | Permet d'accéder dans Workday à la création, la modification, la copie, la consultation, le lancement, la fermeture et l'annulation d'enquêtes lors de la configuration des cartes PEX.
Le groupe de sécurité Peakon exige un accès en lecture et en modification à ce domaine lors de la configuration des cartes PEX. |
Processus métier
Aucun impact.
Signalement
Vous pouvez utiliser le rapport
Espace de travail Cartes d'accueil
pour ajouter des cartes People Experience (PEX) afin de diffuser des notifications aux employés dans Workday.Intégrations
Intégration | Considération |
|---|---|
Workday | Permet d'utiliser les cartes Expérience des participants comme méthode de notification d'enquête. |
Slack | Vous pouvez télécharger Slack pour Peakon depuis le répertoire d'applications Slack.
Slack n'envoie de notifications qu'aux employés dont l'adresse électronique Peakon correspond à leur adresse électronique Slack. Seuls les administrateurs Peakon peuvent ajouter l'application Peakon à Slack. Seul l'administrateur Slack peut ajouter l'application Peakon à l'espace de travail Slack de votre organisation. L'application Slack utilise un lien pour rediriger les utilisateurs vers leur page de sondage. Les employés reçoivent leurs invitations et rappels pour les enquêtes Slack en même temps que les notifications par e-mail. Slack utilise la langue que les employés ont configurée sur leur profil Peakon. |
Microsoft Teams | L'intégration de Microsoft Teams permet aux employés de :
Les employés reçoivent leurs invitations aux enquêtes Teams et leurs cartes de rappel en même temps que par e-mail ou via d'autres canaux de notification. Les employés peuvent définir leur langue préférée dans Teams. Seuls les utilisateurs appartenant au groupe de contrôle d'accès des administrateurs dans Peakon et disposant d'un accès d'administration système globale dans Teams peuvent configurer l'intégration. Seuls les employés dont l'adresse électronique Peakon correspond à leur adresse électronique Teams reçoivent des cartes Teams. |
Connexions et points de contact
Workday propose un kit Touchpoints contenant des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration au sein de votre locataire. Pour en savoir plus sur le kit Workday Touchpoints, consultez la communauté Workday.