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Documentation
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Peakon
Dernière mise à jour : 2025-05-02
Concept : Notifications par e-mail récapitulatives

Concept : Notifications par e-mail récapitulatives

Arrière-plan

Le courriel récapitulatif est un résumé du tableau de bord que les dirigeants reçoivent par courriel.
Plusieurs notifications déclenchent l'envoi d'e-mails récapitulatifs. Les organisations peuvent choisir si leurs dirigeants doivent recevoir le courriel récapitulatif de manière automatique (déclenché par des notifications d'échéance) ou différer l'envoi de ce courriel jusqu'à la fin de la session d'enquête.
Les e-mails récapitulatifs contiennent des résumés de plusieurs tableaux de bord pour les utilisateurs qui gèrent plus d'un domaine dans Peakon. Chaque responsable éligible recevra au maximum un courriel récapitulatif par jour.

Prérequis

Tous les responsables ayant accès au tableau de bord sont éligibles à la réception d'e-mails récapitulatifs, s'ils remplissent les 3 conditions suivantes :
  • Le responsable dispose des autorisations requises pour pouvoir accéder à son tableau de bord au moment de l'envoi du courriel récapitulatif.
  • Leur tableau de bord a atteint les seuils de visibilité des données fixés par l'organisation.
  • Leur tableau de bord affiche les notifications nécessaires si vous avez sélectionné l'option
    Automatique
     .
Il n'est pas possible de désactiver l'e-mail récapitulatif, mais vous pouvez utiliser les autorisations d'accès pour contrôler qui le reçoit. Exemple : Désactiver les groupes de contrôle d’accès des utilisateurs qui ne doivent pas recevoir d’e-mail récapitulatif.
Voici les autorisations requises pour recevoir les courriels récapitulatifs :
  • Statistiques d'accès.
  • Accès aux commentaires [...] (Exemple : Commentaires du pilote d'accès).
  • Accédez aux commentaires en temps réel (lorsque la fréquence de synthèse
    automatique
     est activée).
Les gestionnaires n'ont pas besoin de participer eux-mêmes à l'enquête pour recevoir les courriels récapitulatifs. L'objectif de ce courriel récapitulatif est d'informer les responsables des mises à jour des tableaux de bord qu'ils gèrent.
Exemple : Si vous menez une enquête pilote auprès d’employés ciblés, les responsables de ces employés peuvent recevoir un courriel récapitulatif si leur tableau de bord est recalculé à la suite de l’enquête pilote. Consultez les conditions qui déclenchent un recalcul du tableau de bord dans Concept : Points forts et axes de développement.

Heure d'envoi

L'heure d'envoi des courriels récapitulatifs est 06h00 UTC.
Peakon effectue une deuxième vérification à 14h00 UTC pour récupérer les e-mails récapitulatifs restants. Exemple : Il y a eu des problèmes d'envoi avec le premier lot.
Peakon peut également envoyer des e-mails récapitulatifs entre les cycles d'enquête, en cas de mise à jour d'un domaine d'intérêt sur le tableau de bord. Exemple : Un cadre supérieur a défini un domaine de travail pour vous.

Contenu des e-mails

L'e-mail récapitulatif contient plusieurs éléments et son contenu dépend du type de notification, des paramètres de l'enquête et des autorisations d'accès du gestionnaire.
Bien qu'il existe de multiples variantes de l'e-mail récapitulatif, celui-ci contient toujours un aperçu des notifications à venir, un lien vers le tableau de bord et des liens vers la documentation d'assistance pertinente. De plus, les courriels récapitulatifs peuvent contenir le score principal de chaque série de questions, les indicateurs de participation et des micro-cours suggérés, le cas échéant.
Ces notifications déclenchent l'envoi d'e-mails récapitulatifs :
  • Nouveaux commentaires.
  • Peakon a identifié un nouveau point fort ou un nouveau domaine d'intérêt.
  • Peakon a supprimé une zone de mise au point recommandée.
  • Quelqu'un a accepté ou défini manuellement une nouvelle zone de concentration.
  • Quelqu'un a rejeté un domaine d'intervention recommandé.
  • Quelqu'un a supprimé une zone de mise au point.
  • Peakon a identifié un nouveau segment mis en évidence.
  • Le score d'engagement ou eNPS a augmenté ou diminué depuis le tour précédent.
  • La présentation PowerPoint inclut désormais les données de votre dernière enquête.
  • Peakon a détecté un commentaire potentiellement sensible.
  • Quelqu'un a défini une action sur votre tableau de bord.
Si vous gérez plusieurs segments, l'e-mail récapitulatif que vous recevez contiendra une section pour chaque tableau de bord que vous gérez, s'ils atteignent les seuils de visibilité de votre organisation.
Il n'est pas possible de prévisualiser ou de personnaliser le contenu des e-mails récapitulatifs.
Les e-mails récapitulatifs respectent les autorisations de contrôle d'accès de chaque responsable afin d'éviter que ces derniers ne reçoivent des notifications récapitulatives inexploitables.
Exemple : Si les responsables de votre organisation n’ont pas accès aux commentaires et que vous avez configuré les e-mails récapitulatifs sur
Automatique
, il est probable qu’ils ne recevront pas beaucoup (ou aucun) d’e-mails récapitulatifs pendant le tour. Cela s'explique par le fait que la notification de nouveau commentaire est le déclencheur de résumé le plus fréquent lors des cycles d'enquête. Les responsables recevront un résumé à la fin de la journée, mais celui-ci ne contiendra pas de section de commentaires.

Configuration

Dans chaque calendrier d'enquête, vous pouvez paramétrer la fréquence d'envoi des e-mails récapitulatifs sur automatique ou jusqu'à la fin de la session d'enquête. Voir Définir la fréquence des e-mails de résumé pour les instructions.
Option
Description
Automatique
Envoie un courriel récapitulatif quotidien aux gestionnaires dont le niveau de visibilité est supérieur au seuil requis, si leurs tableaux de bord contiennent des notifications dues.
Fin de la série
Envoie un courriel récapitulatif aux gestionnaires dont les résultats dépassent le seuil de visibilité à la fin de la session d'enquête.
Si une mise à jour intervient dans les domaines prioritaires au cours de la phase d'enquête (par exemple : un cadre supérieur accepte ou rejette un domaine prioritaire au nom d'un responsable), le responsable du segment recevra un courriel récapitulatif le jour ouvrable suivant.
Vous pouvez également modifier la fréquence des e-mails récapitulatifs pendant la période d'enquête, et les modifications prendront effet immédiatement. Exemple : Si vous optez pour les e-mails récapitulatifs automatiques, les responsables concernés commenceront à les recevoir dès le lendemain, s’ils ont des notifications à recevoir. Si vous optez pour le récapitulatif de fin de cycle, les récapitulatifs quotidiens s'arrêteront.
Si vous désactivez l'envoi d'e-mails dans le cadre d'un calendrier d'enquête (par exemple, pour une enquête sur borne interactive), cela ne désactive pas l'envoi des e-mails récapitulatifs.
Les destinataires peuvent gérer individuellement leurs abonnements par courriel et se désabonner des résumés s'ils le souhaitent. Se désabonner de la newsletter n'affecte pas les autres e-mails. Les destinataires peuvent se réabonner en configurant leurs paramètres de notification dans leur compte Peakon.

Limitations

  • Il n'est pas possible de prévisualiser les e-mails récapitulatifs dans l'interface utilisateur de Peakon. Les e-mails récapitulatifs varient pour chaque utilisateur, en fonction du type de notification, des paramètres de l'enquête et des autorisations d'accès.
  • Il n'est pas possible de modifier l'expéditeur, l'objet ou le contenu des courriels récapitulatifs.
  • Il n'est pas possible de renvoyer les e-mails récapitulatifs ni de déclencher manuellement l'envoi d'un e-mail récapitulatif. Si vous désactivez l'accès gestionnaire pendant et après l'enquête, il ne sera pas possible de réactiver les notifications par e-mail récapitulatives lorsque vous réactiverez cet accès ultérieurement. En guise de solution de contournement, vous pouvez notifier en masse les responsables via une invitation au tableau de bord par le biais du groupe de contrôle d'accès. Les responsables pourront accéder aux informations qui auraient figuré dans le résumé en se rendant sur leur tableau de bord, dans l'onglet des notifications.
  • Il n'est pas possible de réabonner les gestionnaires pour qu'ils reçoivent des résumés d'e-mails en leur nom.
  • Si un employé soumet un commentaire mais réinitialise ensuite son enquête, ce commentaire n'apparaîtra plus dans les tableaux de bord. Toutefois, si l'employé a effectué cette action après que son responsable a déjà reçu le récapitulatif quotidien, un extrait du commentaire peut apparaître dans ce courriel et être donc visible par le responsable.