Concept : Réception de questions basées sur des règles
Contexte
Les questions basées sur des règles garantissent que les bonnes questions sont posées au bon moment et qu'elles sont pertinentes pour l'employé. Le moment où ces questions sont posées dépend des enquêtes hebdomadaires, qui évaluent et appliquent ces règles à l'ensemble de vos employés.
Pour garantir la pertinence et l'actualité des questions, les employés reçoivent un questionnaire basé sur des règles dans les 6 jours suivant leur admissibilité. Le délai de grâce garantit leur inclusion dans la session d'enquête qui débute après leur admissibilité, et ce, en une seule session. Le délai de grâce est fixe et ne peut être modifié.
Scénarios d'intégration
Employé | Configuration de l'enquête | Application des questions et des règles | Résultat | Prochaine enquête |
|---|---|---|---|---|
Emma a rejoint la société Kinetar le 4 mars. | Un sondage hebdomadaire sera effectué tous les lundis, avec toutes les questions d'intégration activées. Dates de début des manches chaque semaine : 1er, 8, 15 et 22 mars. | Orientation et alignement Les conducteurs d'intégration sont interrogés 2 semaines après leur prise de fonction . | Emma ne reçoit pas les questions pendant les 3 premières semaines. Emma remplit les critères pour recevoir les questions de la semaine 3, mais comme nous sommes en milieu de cycle d'enquête, elle ne reçoit pas le questionnaire. | Semaine 4 (Date de début du tour : 22) : La période de grâce de 7 jours est déclenchée la semaine précédente, lorsqu'elle est devenue éligible (18), et lui permet de recevoir les questions. Emma travaille dans l'entreprise depuis 18 jours, ce qui correspond à la règle des 2 semaines. Emma ne reçoit elle aussi que les questions d'orientation et d'alignement , car elles sont adaptées à son expérience. |
Tom a rejoint la société Kinetar le 16 mars, et sa date d'embauche a été rétroactivement fixée au 1er mars. | Enquête hebdomadaire tous les lundis. Dates des sondages chaque semaine : 1er, 8, 15 et 22. | Questions d’orientation et d’alignement lors de l’intégration, la règle étant fixée à 2 semaines après le début . | Pendant les 3 premières semaines, Tom ne reçoit pas les questions. | Semaine 4 (Date de début du tour : 22) : Tom ne recevra pas de questions d'orientation et d'alignement car il a manqué la période de grâce pour les règles et il ne répond plus aux critères des règles. |
Scénarios de sortie
Employé | Configuration de l'enquête | Application des questions et des règles | Résultat | Prochaine enquête |
|---|---|---|---|---|
Ana quitte Kinetar et sa date de séparation est fixée au 26 mars. | Enquête hebdomadaire tous les lundis. Dates de début des différentes phases du sondage : 1er, 8, 15 et 22 mars. | Toutes les questions relatives à la sortie, la règle étant fixée à 2 semaines avant la séparation. | Ana ne reçoit pas de questions pendant les deux premières semaines de mars. Le 12, elle remplit les conditions requises pour cette règle, mais comme nous sommes en milieu de sondage, rien ne se passe. Le délai de grâce commence. | Semaine 3 (Date de début du tour : 15) : Ana est à 11 jours de la séparation, respectant la règle des 2 semaines. Elle reçoit les questions de sortie lors de ce tour. |
Elisa a quitté la société Kinetar le 10 juin. | Un sondage hebdomadaire de Left est programmé pour être exécuté tous les lundis et ne comportera que des questions sur la sortie de l'université. Dates de début des manches chaque semaine : 3, 10, 17 et 24 juin. Les règles relatives aux questions de sortie sont configurées pour se déclencher 2 semaines après la date de séparation. L'adresse courriel personnelle d'Elisa est disponible via la synchronisation SIRH. | Toutes les questions de sortie. L'enquête de sortie devrait être envoyée le 24 juin (2 semaines après le départ d'Elisa). Cependant, la date de déclenchement (le 24) ne correspond pas à la campagne d’enquête actuelle qui commence le 17. De ce fait, Elisa ne reçoit pas le questionnaire lors de la session du 17 juin. Au lieu de cela, le système applique la période de grâce, reportant l'éligibilité au tour suivant (24e). | Lors de la première phase de l'enquête, qui débute le 24 juin, Elisa recevra les questions de sortie à son adresse électronique personnelle. L'enquête se concentre uniquement sur le questionnaire de sortie, garantissant ainsi que les questions sont pertinentes par rapport à son expérience de sortie. | Elisa ne sera pas incluse dans les tours suivants. |
Louis quitte la société Kinetar et sa date de départ est fixée au 20 juillet. | Enquête hebdomadaire auprès des personnes à contacter tous les lundis (questions de sortie uniquement). Dates de début des manches : 8, 15, 22 et 29 juillet. Règles relatives aux questions de sortie : 2 semaines avant la séparation et 3 jours après la séparation. L'adresse courriel personnelle de Louis a été fournie. | Le 6 juillet, Louis remplit les conditions requises pour la règle des « 2 semaines avant ». Semaine 2 (Date de début du tour : 8) : Louis est ajouté à ce tour et reçoit les questions de sortie avant de partir. Semaine 4 (Date de début du tour : 29) : Louis se qualifie le 23 pour la règle des « 3 jours après », mais c'est en milieu de tour, donc rien ne se passe. Il est ajouté au tour suivant et reçoit les questions de sortie après séparation. | Louis reçoit des questions différentes avant et après son départ, ce qui assure une couverture à ces deux moments-là. | Louis ne sera pas inclus dans les tours suivants. |
James donnera son préavis le vendredi 12 septembre. Son agent annoncera la date de séparation le lundi 15 septembre. Son dernier jour est fixé au 26 septembre. | Enquête hebdomadaire tous les lundis, comportant uniquement des questions de sortie. Dates de début des manches : 1er, 8, 15 et 22 septembre. La règle est fixée à 2 semaines avant la séparation. | Comme le responsable tarde à saisir la date de départ, le système ne reconnaît l'éligibilité de James que le 15. À ce moment-là, il lui restera 11 jours avant son départ, il ne remplit donc plus la règle des 2 semaines. | James ne reçoit pas de questionnaire de sortie avant son départ. | James ne sera pas inclus dans les tours suivants. |
Recommandation
Les enquêtes de sortie déclenchées deux semaines avant la séparation passent souvent à côté des employés américains car les délais de préavis sont généralement plus courts. Même avec un préavis de 2 semaines, les responsables peuvent saisir tardivement la date de fin de contrat dans Workday, ce qui peut exclure des employés de l'enquête.
Pour assurer la couverture :
- Établissez des règles à appliquer avant et après la séparation. Cela vous permet de recueillir des commentaires même si les employés partent rapidement ou manquent la période de pré-départ.
- Synchronisez régulièrement les données des employés. La synchronisation quotidienne qui met à jour les données de terminaison futures s'exécute une fois par jour vers 4h00 CET, une synchronisation fréquente réduit donc le risque de manquer des réponses.