Zum Hauptinhalt wechseln
Dokumentation
Dokumentation
Peakon
Zuletzt aktualisiert: 2025-09-05
Konzept: Beantwortung von Umfragen

Konzept: Beantwortung von Umfragen

Bei jeder Umfragerunde erhält jeder befragte Mitarbeiter ein individuelles Umfragetoken. Sobald die Umfrage versendet wird, erhalten die Mitarbeiter eine Benachrichtigung, die sie mithilfe des ihnen zugewiesenen Tokens zu ihrem individuellen Umfragelink führt. Sie können die Umfrage beantworten, bevor Sie Benachrichtigungen erhalten, indem Sie sich in Ihre mobile App einloggen oder auf Ihr persönliches Dashboard zugreifen.
Wenn Sie mit der Beantwortung der Umfrage beginnen und die Seite anschließend verlassen, werden die Antworten im Browser-Cache des jeweiligen Geräts gespeichert (abhängig von den Browsereinstellungen). Bevor Sie die Umfrage absenden, können Sie zu bereits beantworteten Fragen zurückkehren, um Ihre Antworten zu überarbeiten.

Umfragedurchführung

Wenn ein befragter Mitarbeiter seinen Fragebogen nicht erhalten hat:
  • Bitten Sie den Mitarbeiter, den Spam-Ordner zu überprüfen.
  • Bitte prüfen Sie mit der IT-Abteilung, ob Sie die entsprechenden Absender-E-Mail-Adressen autorisiert haben.
  • Überprüfen Sie den
    E-Mail-Statusfilter
     auf der Mitarbeiterseite.
Wenn ein Mitarbeiter seine Umfrage nicht erhalten hat, weil er nicht an der Umfrage teilnimmt:
  • Prüfen Sie, ob das Kontrollkästchen „Teilnahme an Umfragen“ im Datensatz des Mitarbeiters aktiviert ist. Diese Option ist standardmäßig ausgewählt und sollte deaktiviert werden, wenn der Mitarbeiter nicht an der Umfrage teilnehmen soll.
  • Prüfen Sie, ob ein zukünftiges Startdatum oder ein vergangenes Trennungsdatum angegeben ist.
  • Vergleichen Sie die entsprechenden Abschnitte des Zeitplans mit den Daten des Mitarbeiters.
Es ist wichtig, dass Mitarbeiter die Links zu ihren Umfragen nicht an ihre Kollegen weitergeben. Dies könnte dazu führen, dass ein Mitarbeiter im Namen eines Kollegen eine Umfrage ausfüllt.

Teilnahmeberechtigung an regelbasierten Fragen

Nur Mitarbeiter, die die Teilnahmevoraussetzungen für bestimmte Fragen innerhalb festgelegter Fristen erfüllen, erhalten die Umfragen. Regelbasierte Fragen ermöglichen es Administratoren, Onboarding- und Exit-Fragen genau an bestimmten Punkten im Werdegang eines Mitarbeiters auszulösen.
  • Fragen zur Einarbeitung
    : Mitarbeiter erhalten Fragen zur Einarbeitung, sofern sie die Voraussetzungen erfüllen, in der Regel nachdem sie eine vordefinierte Zeit im Unternehmen verbracht haben. Beispiel:
    2 Wochen nach Beginn
    . Das System stellt sicher, dass nur Mitarbeiter, die am Tag der Umfrage die Kriterien für den Zeitpunkt der Fragenbeantwortung erfüllen, diese Fragen erhalten. Mitarbeiter, die diesen Punkt noch nicht erreicht haben, werden nicht befragt.
  • Austrittsfragen
    : Austrittsfragen werden an Mitarbeiter gesendet, deren Austrittsdatum mit dem Zeitpunkt der Befragung übereinstimmt. Sie können die Mitarbeiter entweder vor ihrem letzten Arbeitstag (Beispiel: 2 Wochen vor dem Ausscheiden) oder nach ihrem Ausscheiden (Beispiel: 2 Tage nach dem Ausscheiden) befragen oder beide Regeln (vorher und nachher) anwenden, um die Rücklaufquote zu maximieren. Diese Flexibilität hilft dabei, Feedback von allen ausscheidenden Mitarbeitern zu erfassen, einschließlich derjenigen mit kurzer Kündigungsfrist oder eingeschränkter Verfügbarkeit vor dem Ausscheiden. Beachten Sie, dass Sie bei der Befragung ausgeschiedener Mitarbeiter deren private E-Mail-Adresse angeben müssen.
Wenn eine Frage sowohl Vorher- als auch Nachher-Trennungsregeln hat:
  • Der Mitarbeiter wird in eine Umfragerunde aufgenommen, sobald er die Voraussetzungen der vorherigen Regelung erfüllt.
  • Reagieren sie nicht und fällt ihr Ausscheidenstermin mitten in die Runde, werden sie aus dieser Runde entfernt.
  • Da sie keine Antwort eingereicht haben, fallen sie in der nächsten entsprechenden Umfragerunde unter die Nachregelung.
Hinweis: Dies setzt voraus, dass die Fragen vor und nach der Trennung identisch sind. Wenn sich die Fragen unterscheiden, kann der Mitarbeiter in beiden Befragungsrunden einbezogen werden.

Kiosk

Wenn ein Mitarbeiter im Kioskmodus nicht auf seine Umfrage zugreifen kann:
  • Prüfen Sie, ob sie an der Umfrage teilnehmen.
  • Stellen Sie sicher, dass sie die korrekte Version ihres Vornamens und ihrer Mitarbeiter-ID verwenden. Oftmals haben Mitarbeiter Schwierigkeiten beim Zugriff auf den Kiosk, da sie mehrere Namen haben und nicht wissen, welche Namen das Unternehmen im Feld
    „Vorname“
     angegeben hat. Wenn Sie in den Mitarbeiterdatensätzen Präfixe für Mitarbeiter-IDs verwenden, muss der Mitarbeiter dieselbe ID eingeben.
Kiosk-Umfragen werden nach 5 Minuten oder 4 Stunden Inaktivität (konfigurationsabhängig) automatisch beendet, wenn keine Interaktion erfolgt. Bevor die Sitzung abläuft, weist die Umfrage darauf hin, dass sie nach 10 Sekunden weitergeleitet wird und bietet die Möglichkeit, die Umfrage fortzusetzen.

Zurücksetzen

Es ist nur möglich, die gesamte Umfrage zurückzusetzen, nicht aber einzelne Fragen zu bearbeiten. Mitarbeiter können ihre Umfrage zurücksetzen, solange die Umfragerunde nicht endgültig abgeschlossen ist. Sie können die Umfrage zurücksetzen, indem Sie denselben Umfragelink erneut öffnen und bestätigen, dass Sie Ihre Umfrage zurücksetzen möchten.
Es ist auch möglich, die Umfrage im Reiter
„Runden“
 eines Mitarbeiterdatensatzes erneut zu senden. Falls der Mitarbeiter die Umfrage bereits beantwortet hat, erhält er die Möglichkeit, sie beim Erhalt der E-Mail zurückzusetzen.

Lokalisierung

Im Dropdown-Menü „Sprache“ werden die in den Zeitplaneinstellungen aktivierten Sprachen angezeigt. Wenn Sie in den Zeitplaneinstellungen keine Sprachen angeben, werden im Dropdown-Menü alle verfügbaren Umfragesprachen angezeigt. Wenn Sie in Ihrer Umfrage eine bevorzugte Sprache auswählen, wird diese auch für zukünftige Umfragen gespeichert.

Abbestellen

Mitarbeiter können sich am Ende der Umfrage-E-Mail abmelden und erneut anmelden. Wenn Sie sich von Umfrage-E-Mails abmelden, werden Sie nicht von anderen E-Mail-Arten abgemeldet. Beispiel: Bestätigungen oder Kommentarantworten, die über eine eigene Abmeldeoption verfügen.
Mitarbeiter können über ihr persönliches Dashboard ihre Abonnementpräferenzen in ihren Profileinstellungen verwalten.
Um die Vertraulichkeit bestmöglich zu schützen, haben Administratoren keinen Zugriff darauf, welche Mitarbeiter sich abgemeldet haben. Im
E-Mail-
 Tab des Zeitplans können Mitarbeiter in großen Mengen erneut für Umfrage-E-Mails angemeldet werden.