FAQ : Collaborateur du conseiller en talents (HMMAC)
Cette rubrique regroupe les questions fréquemment posées sur le collaborateur conseiller en talents pour le responsable de l'embauche de HiredScore (également désigné sous le nom de HM tombe ou responsable de l'embauche- CT HCM). Le thème est divisé en 6 thèmes :
- Configuration générale et prise en charge des langues
- Création de canaux et découverte
- Cycle de vie des canaux (suppression et restauration)
- Rôles, collaboration et historique
- Notifications et messages
- Résolution des problèmes et affichage des problèmes
Configuration générale et prise en charge des langues
- Comment activer l'application HiredScore dans les équipes ?
- L'intégration HiredScore n'est pas une application standard du magasin MS Teams. Il s'agit d'une intégration basée sur l'API Microsoft Graph. Si l'intégration semble inactive, contactez votre administrateur informatique interne ou votre équipe de support Workday car cela nécessite un projet d'implémentation spécifique et un SOW.
- Quelles langues sont prises en charge dans l'interface HMMAC ?
- La solution prend en charge un large éventail de langues sur différentes interfaces.
- Langues de base (disponibles pour le recruteur, le sourcing, responsable de l'embauche et le responsable des talents) :anglais, français (Canada et classique), portugais (Brésil), espagnol, allemand, néerlandais, italienne, japonais, chinois (traditionnel et simplifié) et coréen.
- Tableau de bord Responsable de l'embauche (Prise en charge supplémentaire) :Grec, Polonais, Roumain, Russe, Serbe, Turc, Ukrainien, vietnamien et thaï.
- Solution MS Teams (Prise en charge supplémentaire) :polonais et turque.
Dans une prochaine mise à jour, nous prévoyons de vous permettre d'ajouter vos propres langues et traductions via le libre-service à l'aide de l'ensemble de langues Workday. - Le produit prend-il en charge les configurations Azure multi-environnements ?
- Le produit prend actuellement en charge une configuration Azure à environnement client unique. Les configurations multi-environnements ne sont pas prises en charge.
Création de canaux et découverte
- Combien de temps après l'ouverture d'une demande un canal est-il créé ?
- Les canaux sont généralement créés 1 à 2 heures après qu'une demande a satisfait aux critères de filtre requis. Cependant, dans certains cas, elle peut prendre jusqu'à 24 heures.
- Quand le canal général est-il créé ?
- Le canal Général est créé en même temps que le canal de demande .
- Pourquoi est-ce que je ne trouve pas le canal pour ma demande?
- Les canaux existent souvent mais peuvent être masqués par les filtres par défaut des équipes ou sont difficiles à trouver dans de grandes listes.
- Rechercher :saisissez le Identifiant de la demande d'achat (exemple : R19781) dans la barre de recherche principale des équipes MS.
- Attendre :le traitement des demandes d'achat nouvellement créées et l'indexation de recherche peuvent prendre entre 15 et 20 minutes.
- Vérifiez les données :assurez-vous que le recruteur principal et le responsable de l'embauche sont affectés à la demande dans l' ATS. Les données d'affectation manquantes sont la raison la plus fréquente d'échec d'une création.
- Pourquoi mon canal de demande n'a-t-il pas été créé ?
- La création d'un canal est généralement due à l'une des raisons suivantes :
- Données manquantes :les champs obligatoires (tels que Recruteur, Responsable de l'embauche, Champ d'activité) étaient vides au moment de l'approbation.
- Indicateurs de désactivation :un champ spécifique (par exemple,Exclure du processus de HiredScoreouPermanent) a été défini surVraiouOui.
- Synchronisation :si vous avez ajouté l'indicateur d'exclusion après l'approbation de la demande , il est possible que le canal ait déjà été créé. Si vous avez ajouté des données obligatoires (comme le recruteur) des heures après la création, le déclenchement initial a peut-être aussi été manqué.
- Interruption du système :une interruption de MS Teams peut entraîner des problèmes liés à la création d'un canal. Si le problème concerne plusieurs utilisateurs, Workday fournit des mises à jour de manière proactive et lance la création de canaux, le cas échéant.
Cycle de vie des canaux (suppression et restauration)
- Que se passe-t-il lorsqu'une demande est fermée ou pourvue ?
- Lorsqu'une demande est pourvue ou fermée, le canal Teams correspondant est traité conformément à la configuration initiale de votre organisation. Elle est supprimée ou archivée (généralement après 10 à 30 jours).
- Que se passe-t-il lorsqu'un utilisateur supprime un canal ?
- Bien que l'API Microsoft Graph propose plusieurs façons d'interagir avec les équipes, notamment la gestion des canaux, il n'existe pas de fonctionnalité directe pour récupérer un canal supprimé via l'API. Les canaux supprimés restent supprimés, mais restent récupérables, pendant une durée limitée (généralement 30 jours). Pendant cette période, ils peuvent être restaurés via l'interface MS Teams ou le centre d'administration Microsoft Entra Identifiant .
- Que faire si le canal a été supprimé car la demande a été pourvue ou fermée ?
- Workday ne peut pas récupérer des canaux qui sont supprimés du fait que la demande est pourvue ou fermée. Toutefois, votre administrateur MS Teams ou Azure peut le restaurer. Une fois la base de données restaurée, informez le support Workday afin que nous puissions mettre à jour notre base de données en conséquence.
- Pourquoi un canal MS Teams n'a-t-il pas été recréé après la réouverture d'une demande?
- MS Teams empêche la création d'un nouveau canal lorsqu'un canal supprimé du même nom existe toujours dans son casier de suppression. Vous devez attendre l'expiration de la période de conservation de Microsoft de 30 jours.
- Est-il possible de restaurer des messages d'un canal supprimé et de les retransférer vers un nouveau canal créé pour la même demande?
- Lorsque le canal d'origine est récupéré par votre équipe informatique, tous les messages associés sont restaurés. Toutefois, lorsqu'un nouveau canal est créé pour la même demande, les messages précédents du canal supprimé ne sont pas disponibles.
- Combien de temps faut-il pour qu'un canal supprimé disparaîte de la vue ?
- Un canal Équipes supprimé (y compris les canaux partagés) est généralement masqué dans l'interface utilisateur dans les 30 jours suivant sa suppression. Toutefois, le canal et son contenu sont conservés pendant cette période pour permettre la récupération. Après 30 jours, le canal est définitivement supprimé.
- Que se passe-t-il lorsqu'un rôle précédemment pourvu devient non pourvu ?
- Une fois le rôle pourvu, le canal est supprimé et ne peut plus être rouvert pour la même demande.
- Comment Workday gère-t-il la récupération ou l'audit des messages envoyés via MS Teams une fois qu'un canal a été supprimé ?
- Cela est géré via l'instance du client MS Teams. Workday ne propose pas cette prise en charge.
Rôles, collaboration et historique
- Que se passe-t-il en cas de changement de recruteur principal dans la demande?
- Lorsqu'un recruteur principal est mis à jour dans une demande:
- Le recruteur principal précédent est retiré du canal.
- Le nouveau recruteur principal est ajouté.
- Une notification automatique est publiée afin d'annoncer le nouveau recruteur principal et le nouveau propriétaire du canal partagé.
La demande reste sous la structure d'équipe d'origine dans le menu de gauche. Vous restez au même endroit pour éviter les doublons de canaux et la perte de l'historique du tchat. - Que se passe-t-il si je modifie le responsable de l'embauche ?
- Le nouveau responsable de l'embauche est ajouté au canal. Le précédent responsable de l'embauche est supprimé, sauf s'il est toujours affecté à la demande avec un autre rôle. Dans ce cas, il est généralement conservé en tant que collaborateur du canal afin de garantir qu'il conserve son accès au contexte historique.
- Que se passe-t-il en cas de changement de rôle ( responsable, assistant ou source des données, par exemple) ?
- Une notification automatique est publiée pour signaler les ajouts, retraits ou changements de rôle liés à un canal. Exemple :
- [User]a été ajouté au canal
- [User]a été retiré du canal
- Le nom de l'équipe change-t-il si le recruteur (ou un autre rôle) est mis à jour ?
- Le nom de l'équipe ne change pas, même si le recruteur ou un autre rôle est supprimé.
- Les nouveaux membres (recruteurs ou responsables) peuvent-ils voir l'historique des canaux ?
- Lorsqu'un utilisateur est ajouté à un canal partagé existant (en raison d'un changement de rôle par exemple), il peut voir l'intégralité de l'historique de la conversation à partir du début de ce canal.
- Les recruteurs nouvellement ajoutés à une demande sont-ils automatiquement ajoutés au canal ?
- Une fois la mise à jour terminée, les nouveaux recruteurs associés à une demande sont ajoutés au canal s'ils appartiennent à un rôle pris en charge pour ce client.
- Lorsqu'un utilisateur quitte le canal, est-il automatiquement ajouté à nouveau ultérieurement ?
- Lorsqu'un utilisateur quitte manuellement le canal, il n'est pas réintégré lors des futures mises à jour.
- Est-il possible d'ajouter manuellement des personnes au canal partagé ?
- Seul le propriétaire du canal peut ajouter des personnes au canal partagé. Cependant :
- Les utilisateurs ajoutés manuellement doivent être affectés à la demande dans l' ATS pour pouvoir consulter les données de l'onglet Tableau de bord Responsable de l'embauche.
- Les messages automatiques HiredScore ne marquent pas les utilisateurs ajoutés manuellement.
- Pourquoi ne puis-je pas partager un candidat avec un responsable spécifique ?
- Si vous ne trouvez pas le nom d'un responsable lorsque vous essayez de partager un candidat, cela signifie qu'il n'est pas affecté à votre demande. HiredScore crée des profils utilisateur en fonction des affectations ATS actives. Pour résoudre ce problème, affectez le responsable à la demande correspondante dans votre ATS. Après la synchronisation du système (environ 15 minutes), son profil est créé et il est visible dans la listede partage.
Notifications et messages
- Est-il possible de déclencher un message de nouveau s'il n'a pas été envoyé ?
- En règle générale, vous ne pouvez pas déclencher à nouveau les messages. La seule exception est la synthèse quotidienne, que vous pouvez renvoyer pour un canal spécifique en soumettant un ticket de support.
- Pourquoi est-ce que je reçois des notifications de tâche en cours sur des jours que je n'ai pas planifiés ?
- HiredScore utilise les vignettes Adaptive (messages de mise à jour en temps réel). Lorsque le statut d'un candidat change (par exemple, passage à l'étape Réviser), le système met à jour la vignette de message existante dans le canal. MS Teams gère cette mise à jour comme une nouvelle activité, souvent à l'origine de la mise en surbrillance du canal en gras (non lu), ou de l'envoi d'une notification push si vous avez été identifié dans le message d'origine.
- Pourquoi mon flux d'activités contient-il des notifications en double ?
- Lorsqu'une vignette Adaptive est mise à jour avec de nouvelles données, MS Teams peut le consigner comme un nouvel événement dans votre flux d'activités. Lorsque vous êtes redirigé vers un ancien message après avoir cliqué sur la notification, cela signifie qu'il s'agit d'une actualisation des données et non d'un nouveau message.
- Pourquoi le message de bienvenue n'a-t-il pas été envoyé ?
- Pour déclencher le message de bienvenue, le responsable de l'embauche doit être affecté au moment précis de la création du canal. Si le canal est créé en premier (en fonction de l'ouverture de la demande ) et que le responsable de l'embauche est affecté ultérieurement, le déclencheur du message de bienvenue échoue et est ignoré.
- Pourquoi ne puis-je pas effectuer un clic droit et Copier le lien à partir d'une notification ?
- Il s'agit d'une restriction dans MS Teams avec des vignettes Adaptive, dans lesquelles la vignette est interprétée comme un objet unique. À la place, vous pouvez cliquer sur le lien pour l'ouvrir dans votre navigateur web, puis copier l'URL depuis la barre d'adresse du navigateur.
Résolution des problèmes et affichage des problèmes
- Pourquoi l'onglet HiredScore est-il vide ou indique-t-il que l'accès est refusé ?
- Mappage de rôles :votre rôle dans l' ATS (par exemple, recruteur délégataire) ne peut pas être mappé à un rôle standard dans HiredScore. Contactez le support pour mettre à jour le mappage de rôles.
- Licence :assurez-vous de disposer d'une licence Office 365 valide.
- Mise en cache :pour les utilisateurs récemment ajoutés, essayez d'accéder à MS Teams via un navigateur web afin de vérifier s'il s'agit d'un problème de mise en cache de l'application locale.
- Pourquoi des candidats ne figurent-ils pas dans le tableau de bord ?
- Il existe souvent un décalage de la synchronisation des données entre l' ATS et le tableau de bord. Pour les candidats qui ont été transférés austatut Soumis au responsable, la synchronisation des systèmes peut prendre 1 à 2 heures.
- Pourquoi mes canaux ont-ils disparaîtr ?
- Si plusieurs canaux disparaissent en même temps, cela peut signifier que votre service informatique a archivé l'intégralité de l'équipe MS hébergeant les canaux. Contactez votre administrateur informatique interne pour annuler l'archivage de ce Identifiant d'équipe .