FAQ : Collaborateur du conseiller en talents gestionnaire d'embauche (HMMAC)

L’intégration HiredScore n’est pas une application standard du magasin MS Teams. Il s’agit d’une intégration principale alimentée par l’interface de programmation d’applications Microsoft Graph. Si l’intégration semble inactive, communiquez avec l’administrateur du soutien informatique interne ou l’équipe de soutien de Workday, car cela nécessite un projet de mise en œuvre et un identifiant de worktag spécifiques.

La solution prend en charge un grand nombre de langues dans différentes interfaces.

Langues principales (disponible pour le recruteur, le sourçage, l’organisation de la gestion et le gestionnaire de talents) :
anglais, français (Canada et Éléments distincts), portugais (Brésil), espagnol, allemand, néerlandais, Italien, Japonais, Chinois (traditionnel et simplifié) et Coréen.
Tableau de bord du gestionnaire d'embauche (soutien supplémentaire) :
Grec, Polonais, Roumain, Russe, Serbe, Turk, Ukrainien, Vietnamien et Thaï.
Solution MS Teams (soutien supplémentaire) :
Polonais et Turk.

Le produit prend actuellement en charge une configuration Azure à locataire unique. Les configurations à locataires multiples ne sont pas prises en charge.

Les canaux sont généralement créés dans les 1 à 2 heures suivant qu’une demande répond aux critères de filtre requis. Cependant, dans certains cas, cela peut prendre jusqu’à 24 heures.

Le canal Général est créé en même temps que le canal de demande d’approvisionnement.

Les canaux existent souvent, mais ils peuvent être masqués par les filtres d’équipes par défaut ou être difficiles à trouver dans des listes volumineuses.

Recherche :
entrez l’ ID de demande d’approvisionnement (exemple : R19781) dans la barre de recherche principale MS Teams.
Attendre :
accordez de 15 à 20 minutes pour le traitement des demandes d’approvisionnement nouvellement créées et l’indexation de la recherche.
Vérifiez les données :
Assurez-vous que la demande de poste comporte un recruteur principal et un gestionnaire d'embauche affectés dans le ATS. L’absence de données d’affectation est la raison la plus fréquente de l’échec de la création.

L’échec de la création d’un canal est généralement attribuable à l’une des raisons suivantes :

Données manquantes :
Les champs obligatoires (tels que Recruteur, gestionnaire d'embauche, Champ d'emploi) étaient vides au moment de l'approbation.
Indicateurs de choix d'exclusion :
Un champ précis (tel que
Exclure de HiredScore
ou
Evergreen
) a été défini à
Vrai
ou
Oui
.
Moment :
si vous avez ajouté l’indicateur d’exclusion après que la demande d’approvisionnement a été approuvée, les canaux ont peut-être déjà été créés. Si vous avez ajouté les données obligatoires (comme le recruteur) heures après la création, le déclenchement initial a peut-être également été omis.
Interruption de service dans le système :
une interruption de service de MS Teams peut entraîner des problèmes liés à la création de canaux. Dans les cas où le problème touche plusieurs utilisateurs, Workday fournit des mises à jour de manière proactive et lance la création de canaux au besoin.

Lorsqu’une demande est pourvue ou fermée, le canal Équipes correspondant est traité en fonction de la configuration initiale de votre organisation. Elle est supprimée ou archivée (généralement après 10 à 30 jours).

Bien que l’API Microsoft Graph offre des façons d’interagir avec les équipes, y compris la gestion des canaux, il n’existe aucune fonctionnalité directe pour récupérer un canal supprimé au moyen de l’API. Les canaux supprimés restent dans un état supprimé, mais toujours récupérables, pendant une durée limitée (généralement 30 jours). Au cours de cette période, elles peuvent être rétablies à l’aide de l’interface MS Teams ou du centre d’administration Microsoft Entra ID .

Workday ne peut pas récupérer les canaux supprimés en raison de la demande pourvue ou fermée. Toutefois, votre administrateur MS Teams ou Azure peut le rétablir. Une fois la base rétablie, informez le service de soutien de Workday afin que nous puissions mettre à jour notre base de données en conséquence.

MS Teams empêche la création d’un nouveau canal lorsqu’un canal supprimé du même nom existe toujours dans sa corbeille à suppression souple (30 jours de conservation). Vous devez attendre l’expiration de la période de conservation de 30 jours de Microsoft.

Lorsque le canal initial est récupéré par votre équipe de TI, tous les messages associés sont rétablis. Toutefois, lorsqu’un nouveau canal est créé pour la même demande, les messages précédents du canal supprimé ne sont pas disponibles.

Un canal Teams supprimé (y compris les canaux partagés) est généralement masqué de l’interface utilisateur dans les 30 jours suivant la suppression. Toutefois, le canal et son contenu sont conservés pour cette période afin de permettre la récupération. Après 30 jours, le canal est supprimé de façon permanente.

Une fois le rôle pourvu, le canal est supprimé et ne s’ouvre pas pour la même demande.

Ceci est géré au moyen de l’instance MS Teams du client. Workday ne fournit pas ce soutien.

Lorsqu’un recruteur principal est mis à jour pour une demande de poste :

Le recruteur principal précédent est retiré du canal.
Le nouveau recruteur principal est ajouté.
Une notification automatisée est publiée pour annoncer le nouveau recruteur principal et propriétaire du canal partagé.

Le nouveau gestionnaire d’embauche est ajouté au canal. Le gestionnaire d’embauche précédent est retiré, sauf s’il est toujours affecté à la demande à un rôle différent. Si c’est le cas, il est généralement retenu en tant que membre de l'équipe du canal pour s’assurer qu’il conserve l’accès au contexte historique.

Une notification automatisée est publiée pour annoncer tout ajout de canal, retrait de canal et changement de rôle. Exemple :

[User]
a été ajouté au canal
[User]
a été retiré du canal

Le nom de l’équipe ne change pas, même si le recruteur ou un autre rôle est retiré.

Lorsqu’un utilisateur est ajouté à un canal partagé existant (en raison d’un changement de rôle, par exemple), il peut afficher l’historique complet des conversations à partir du début de ce canal.

Une fois la mise à jour terminée, les nouveaux recruteurs d’une demande de poste sont ajoutés au canal s’ils appartiennent à un rôle pris en charge pour ce client.

Lorsqu’un utilisateur quitte manuellement le canal, il n’est pas réintégré lors des mises à jour futures.

Seul le propriétaire du canal peut ajouter des personnes au canal partagé. Toutefois :

Les utilisateurs ajoutés manuellement doivent être affectés à la demande de poste dans le ATS pour afficher les données dans l’onglet Tableau de bord du gestionnaire d'embauche .
Les messages automatisés HiredScore ne marquent pas les utilisateurs ajoutés manuellement.

Si vous ne trouvez pas le nom d’un gestionnaire lorsque vous essayez de partager un candidat, cela signifie qu’il n’est pas affecté à votre demande. HiredScore crée des profils d’utilisateurs en fonction d’affectations ATS actives. Pour résoudre ce problème, affectez le gestionnaire à la demande de poste appropriée dans votre ATS. Une fois le système synchronisé (environ 15 minutes), leur profil est créé et ils sont visibles dans la liste

Partager

.

En général, vous ne pouvez pas déclencher de nouveau les messages. La seule exception concerne la synthèse quotidienne, que vous pouvez envoyer de nouveau pour un canal précis en soumettant un ticket d’assistance.

HiredScore utilise des vignettes Adaptive pour les messages de mise à jour en direct. Lorsque le statut d'un candidat change (p. ex., passage à

l'étape Étude

), le système met à jour la vignette de message existante dans le canal. MS Teams gère cette mise à jour comme une nouvelle activité, mettant souvent en surbrillance le canal en gras (non lu) ou envoyant une notification poussée si vous avez été mentionné dans le message initial.

Quand une vignette Adaptive est mise à jour avec de nouvelles données, MS Teams peut l'indiquer comme un nouvel événement dans votre fil d'activité. Si vous avez été redirigé vers un ancien message après avoir cliqué sur la notification, cela signifie qu’il s’agit d’une actualisation des données plutôt que d’un nouveau message.

Pour déclencher le message d’accueil, le gestionnaire d’embauche doit être affecté au moment exact de la création du canal. Si le canal est créé en premier (en fonction de l’ouverture de la demande de poste) et que le gestionnaire d’embauche est affecté ultérieurement, le déclenchement du message de bienvenue échoue et est omis.

Il s'agit d'une limite de MS Teams avec Adaptive Cards, dans laquelle la vignette est comprise comme un objet unique. Vous pouvez plutôt cliquer sur le lien pour l’ouvrir dans votre navigateur Web, puis copier l’adresse URL à partir de la barre d’adresse du navigateur.

Mappage de rôles :
Votre rôle dans l' ATS (par exemple, recruteur délégué) n'est peut-être pas mappé à un rôle standard dans HiredScore. Contactez le service de soutien pour mettre à jour le mappage des rôles.
Octroi de licence :
Assurez-vous d’avoir une licence Office 365 valide.
Mise en cache :
pour les utilisateurs récemment ajoutés, essayez d’accéder à MS Teams à l’aide d’un navigateur Web pour vérifier s’il s’agit d’un problème de mise en cache d’une application locale.

Il y a souvent un décalage de synchronisation des données entre l' ATS et le tableau de bord. Pour les candidats qui ont été déplacés vers

le gestionnaire soumis

, comptez 1 à 2 heures pour que les systèmes se synchronisent.

Si plusieurs canaux disparaîtront à la fois, cela signifiera peut-être que votre service des TI a archivé l’ensemble de l’équipe MS qui héberge les canaux. Communiquez avec l'administrateur interne des TI pour annuler l'archivage de l' ID d'équipe précis .