Étapes : définir l'intégration des documents de devis pour la Gestion des contrats
- Créez un workflow dans Gestion du cycle de vie des contrats.
- Créez des modèles CPQ. Voir Créer vos documents CPQ avec les modèles CPQ
Vous pouvez utiliser cette intégration pour rationaliser le processus de signature électronique en ajoutant automatiquement les fichiers PDF de devis générés par CPQ au document de contrat principal dans Gestion du cycle de vie des contrats. Le document combiné (contrat et devis - PDF) est ensuite inclus dans le package de signature électronique , garantissant que le devis est légalement contractuel. Après signature, Workday Contract Lifecycle Management stocke le document complet dans le référentiel après la signature où il peut faire l'objet de recherches, être prévisualisé et disponible pour l'extraction de données basée sur l'IA.
- Dans Gestion du cycle de vie des contrats, définissez le champ de document de devis.
- Cliquez surWorkflow.
- Sélectionnez un workflow.
- Cliquez surAjouter un Champ.
- Cliquez surChamp personnalisé.
- SélectionnezPièces jointes.
- Dans l'ongletFormulairedu workflow, cliquez surAjouter une question.
- Sélectionnez le champ.
- Dans le menuAutoriser les utilisateurs à joindre un fichier, sélectionnezUne pièce jointe.
- Sélectionnez l'ongletParamètresdu workflow.
- Dans la sectionAjouter un document au contrat, sélectionnez le champ de pièce jointe que vous venez de créer.
- Cliquezsur Publier.
- Dans Salesforce, mappez le formulaire de saisie.
- Accédez à la pageAdministrateur Evisortdepuis App Launcher.
- Accédez àMapper des formulaires d'affectation, puis cliquez surExtraire d'Evisortsi votre workflow n'est pas répertorié.
- Cliquez surMapper un nouveau formulaire de saisies'il s'agit de la première fois que vous mappez ce workflow. Sinon, cliquez sur la flèche en regard du workflow et sélectionnezModifier.
- Dans le formulaire de mappage, sélectionnez le workflow approprié et définissez l'Objet Salesforce surOpportunité.
- Recherchez le champ Evisort correspondant au devis, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnezAjouter une relation.
- SaisissezSBQQ__R00N700000029COgAA__r idans la zone de texte qui s'affiche.
- Dans Salesforce, activez Option utilisateur pour le format de document de devis.
- Cliquez surDéfiniret recherchezUtilisateurs.
- Sélectionnez l'utilisateur souhaité et cliquez surModifier.
- Cochez la caseAutoriser le format de sortieet cliquez surEnregistrer.
- Accédez à l'objet Utilisateur et ajoutez le champAllow Output Formatà la présentation pour l'utilisateur afin qu'il soit visible sur la page du profil utilisateur.
- Dans Salesforce, générez un document de devis.
- Sur la pageDevis, cliquez surGénérer un document.
- Configurez les éléments de document, notamment le modèle, le format de sortie et le nom du document.
- Cliquez surEnregistreret sélectionnezEnvoyer via DocuSignouEnvoyer par e-mail.
Une fois qu'un utilisateur crée un billet et sélectionne un document de devis, le document PDF ou Word du devis CPQ choisi est automatiquement combiné au brouillon du contrat principal, créant ainsi un seul document fusionné. Ce document fusionné est inclus dans le package de signature électronique et stocké dans le référentiel après la signature Gestion du cycle de vie des contrats.