Concept : paramètres du Flux des travaux
Lorsque vous accédez aux flux des travaux dans le Générateur de flux des travaux de l’onglet
Flux des travaux
, vous pouvez utiliser l’onglet Paramètres
pour configurer les éléments suivants :Emplacement des archives
- Destination: Sélectionnez un dossier dans le gestionnaire de contrats pour stocker le document exécuté.
- Sous-dossier: Définissez un système pour générer ou localiser le sous-dossier approprié pour stocker le document exécuté. Vous pouvez utiliser des métadonnées pour personnaliser les noms de dossiers en entrant # pour accéder aux métadonnées des champs disponibles.
- Format de dénomination: Établissez un système de dénomination afin de générer un nom de fichier pour le document exécuté. Vous pouvez également utiliser des métadonnées des champs pour la personnalisation en entrant # pour accéder aux métadonnées des champs disponibles. Une fois que vous avez terminé le billet et déplacé le document vers le référentiel de contrats, appliquez ce format de dénomination.
Outil de suivi de la durée du cycle
La fonction de suivi de la durée du cycle permet aux utilisateurs de définir et de suivre quelle partie est responsable d'un billet de flux des travaux. Vous pouvez utiliser la case à cocher Activer
le suivi de la durée du cycle
pour le flux des travaux afin d'afficher ou de masquer le suivi de la durée du cycle dans le formulaire de saisie lorsque les utilisateurs créent un billet de flux des travaux.Grâce à la fonction de suivi du temps de cycle, les utilisateurs peuvent :
- Définissez la partie interne ou externe responsable lors de la création d'un billet, du téléversement d'une nouvelle version du document du flux des travaux ou du partage d'un document du flux des travaux.
- Affichez la partie responsable dans l'ongletBillets de Flux des travauxou dans la page des détails du billet .
- Suivez l'historique des parties responsables et modifiez les heures de début et de fin dans l'ongletBilletsou sur la page des détails du billet .
- Analyser les données des tableaux de bordBillets ouvertsetBillets terminés.
Mappage de champs de données
Pour conserver des réponses précises aux questions du formulaire lorsque vous déplacez un document vers le référentiel de contrats, vous pouvez mapper les champs du formulaire de saisie aux champs personnalisés du référentiel.
Pour mapper des entrées de champs personnalisés à des champs du référentiel de documents, sélectionnez le champ approprié dans le processus de flux des travaux et associez-le à un champ existant du référentiel de documents. Les options de mappage disponibles dépendent des types de champs correspondants.
Exemple :
les champs de date dans le référentiel de contrats sont disponibles comme options de mappage uniquement pour les champs de date dans le flux des travaux.Notifications
Vous pouvez configurer des notifications pour envoyer des alertes à des personnes ou à des groupes à la fin du flux des travaux. Dans la section
Notifications
, vous pouvez préciser des destinataires et inclure un message personnalisé avec la notification.Autorisations
Vous pouvez configurer les autorisations pour contrôler les personnes autorisées à afficher les billets et à y accéder. Voir Concept : visibilité et autorisations du Flux des travaux
Conventions de dénomination de billet
Lorsque vous créez ou modifiez un flux des travaux, vous pouvez utiliser le nom du système
(Nom du Flux des travaux + Contreparties + Date de création du billet)
ou définir un format de dénomination personnalisé pour chaque billet généré par le flux des travaux.Pour préciser un format de dénomination, effacez l'option
Conserver le nom par défaut du système
et définissez les règles pour les noms des billet .Les formats de dénomination comprennent :
- Texte fixe (texte qui reste le même pour tous les billets)
- Marqueurs dynamiques (représentés par le symbole #) qui chargent les données du billet . Nous prenons en charge les marqueurs dynamiques suivants :
- Type de papier
- Service demandeur
- Nom du demandeur
- Date de création du billet
Les noms ou champs des Flux des travaux incluent :
- Utilisateur
- Service
- Date
- Texte (une seule ligne)
- Liste déroulante (choisissez 1)