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上次更新時間 ：2025-12-12
概念：採購至付款整合

概念：採購至付款整合

本主題提供採購至付款 REST API 的概述和使用指引。

總覽

「採購至付款」的整合，可讓您透過與Workday VNDLY 並存的外部採購系統可檢視性及報告公司的延伸人力支出。預算、工作說明(工作說明 (SOW)和工單資料的交換，是透過 VNDLY 與採購系統之間交換資料和資訊的採購系統中立 (API) 進行。這些 API 專為資料共用而設計，而不是用於直接的系統間API人脈。
這些系統中立的 API 依靠輕量級的中介軟體流程，確保 VNDLY 和採購系統之間交換的資料格式正確且相容。此中介軟體提供一致的整合，可促進任何採購系統的採購作業及資料維護。
採購至付款組件
整合能力
採購申請 (PR)
一旦供應商接受錄取通知書, 擬聘，您就可以在採購系統中提交請購請購, 請購單(PR)要求, 申請。
採購單查詢
您可以在採購系統中查看 PR 的狀態，並在 PR 獲得核准後傳回採購單 (採購單) 編號。
員工在 VNDLY 完成到職後，會從採購系統擷取採購單。
在 PR 獲得核准並核發採購單之前，VNDLY 不會完成到職。
採購單變更
當計費採購單金額因計費費率或指派日期變更而變更時，您可以提交採購單變更要求。
工單修改會變更預算金額，則會在採購系統中起始採購單變更。
在採購系統中核准採購單變更之前，修改不會在 VNDLY 中生效。
商品收料單 (GR)
您可以將時間和費用交易傳送至採購系統進行帳務調節。
在 VNDLY 處理髮票開立後，工時記錄和費用會以商品收料單的形式傳送至採購系統。
成本物件
您可以將準確的成本物件 (費用代碼) 匯入 VNDLY，以便將時間和費用分配給正確的帳戶。
「採購到付款」整合的整體流程。
您必須先配置公司設定，然後才能使用API 。請參閱︰步驟：配置採購至付款整合的公司設定 。

正在匯入成本物件或使用現有的成本物件

若要簡化整合流程，您可以使用現有的匯入成本物件或匯入費用代碼表。使用現有的匯入物件或表格，可將費用代碼欄位和配置匯入 VNDLY，並直接對應至採購系統中的資料。費用代碼欄位上傳後，會顯示在作業和工單表單中。
若要存取費用代碼定義匯入，請存取以下項目︰
更多 > 公司設定 > 計時與發票 > 費用代碼
。
此步驟不需要進行API呼叫。上傳的費用代碼定義檔案必須為JSON檔案格式。

建立職務或工作說明 (工作說明 (SOW))

建立作業或工作工作說明 (SOW)時，資源經理人員可在 VNDLY
職務表
的
「費用代碼成本分配」
中選取匯入的費用代碼，確保員工到職時，所有相關工單都能使用對應的費用代碼。
人資經理人員在 VNDLY 中建立作業或工作說明 (SOW)時，可以在作業或工作說明 (SOW)中新增多個費用代碼。如果將多個費用代碼分配給單一作業或工作說明 (SOW)，經理人員可以在
職務表
上設定分配百分比，或在工作說明 (SOW)上設定每個費用代碼的貨幣金額。經理人員可以輸入職位數和作業期間，也可以修改預算 (如啟用)。
當作業為作用中時，廠商便可申請候選人並面試應徵者。此時，在獲得核准或拒絕之前， 工作說明 (SOW)或工單將被鎖定，無法進一步編輯。在 VNDLY 中，作業候選人頁面和工單頁面上的
「修訂
狀態」通知顯示
「已申請採購申請，尚待核准」
 。

使用 API 到職員工及申請請購單

發布作業、核准員工並發布錄取通知書, 擬聘後，工單狀態即會設為
「已可展開到職
程序」。在這個階段，事件/變更摘要API會提供API事件。這些事件可用於向採購系統表明現在可以建立採購請購, 請購單。
您可在活動記錄中查看來自採購系統的請購, 請購單請購單狀態，表示已申請採購請購請購, 請購單，方便您在整個採購流程中追踪狀態。
取得請購申請清單
觸發事件/情境
API名稱
API
當員工獲得核准且錄取通知書, 擬聘被接受時。
傳回狀態為「」的工單清單
purchase_order.requested
待核准
事件/變更摘要
GET
~/services/program/events/v2/change_feed/
種類︰
purchase_order.requested
事件API會傳回
id
與採購請購, 請購單要求, 申請相關聯的工單的編號為 。使用
id
來查詢 Worker Order Details API，API 會傳回與工單相關的預算和費用代碼詳細資料。
取得工單詳細資料
觸發事件/情境
API名稱
API
使用工單
id
從事件/變更摘要API ，傳回核准工單必要, 必填, 必修的詳細資料。
工單/工單詳細資料
GET
~/services/program/work_orders/v2/work_orders/{id}/
取得工作說明 (SOW)詳細資料
觸發事件/情境
API名稱
API
使用工作說明 (SOW)
id
從事件/變更資料饋送API執行作業，傳回核准工作說明 (SOW)必要, 必填, 必修的詳細資料。
工作說明/工作說明詳細資料
GET
~/services/program/sows/v2/sows/{id}/
在採購系統核准或拒絕採購請購, 請購單要求, 申請之前，工單更新會停用。

提交工時記錄和發票

您可以根據工單上的費用代碼提交工時記錄和發票。此流程可確保准確追踪人力和費用，促進高效的計費和付款工作流程。請參閱︰範例：為採購系統建立自訂發票報告 。
採購系統可使用 VNDLY 自訂報告API ，查詢確認及核准發票所需的發票詳細資料。輸入和提交工時時，費用代碼資訊會自動填入員工的
工時記錄摘要
。

使用 API 取得發票資料並進行確認和核准

您可以使用 API 取得待核准的發票申請清單。然後，您可以使用 API 從採購系統擷取發票狀態，如已確認或已核准。這些動作會更新發票活動記錄，通知使用者採購系統提供的發票狀態。
您可以使用參考 ID來追踪發票並與採購系統同步：
invoice_request_ref_id
發票申請清單和發票申請詳細資料
觸發事件/情境
API名稱
API
取得發票申請清單
當發票已在 VNDLY 中提交待核准時。
發票/發票申請清單
GET
~/services/program/invoices/v2/invoice_requests/
要求內文
limit
︰每頁要傳回的結果數。
offset
︰要從中傳回結果的初始索引。
傳回用於查詢工單的 ID：
invoice_request_ref_number
用於查詢自訂報告API ，以接收與發票相關聯的預算和費用代碼詳細資料。
invoice_request_ref_id
 用於確認及核准發票要求, 申請。
取得發票申請詳細資料
當發票已在 VNDLY 中提交待核准時。
發票/發票申請詳細資料
GET
~/services/program/invoices/v2/invoice_requests/{id}
要求內文︰
id
 ︰發票要求, 申請參考 ID
使用自訂報告API取得發票詳細資料
目前的實作使用 VNDLY 自訂報告API來取得發票詳細資料。請參閱︰範例：為採購系統建立自訂發票報告 。
觸發事件/情境
API名稱
API
使用自訂報告
id
和自訂報告參數，即可取得發票的詳細資料。
自訂報告 / 執行自訂報告
GET
~/services/program/custom_reports/v2/custom_reports/
請為自訂報告使用正確的參數名稱 ()。
參數會在預存報告中預先定義，並透過「參數」查詢參數傳遞。參數字串必須包含參數名稱，以及套用至預存報告參數的值。
發票確認並核准
觸發事件/情境
API名稱
API
確認
︰採購系統已成功接收發票詳細資料。
採購系統可傳送接收要求, 申請的確認給 VNDLY。更新指示採購系統已順利接收發票的活動記錄。
發票/發票申請確認
POST:
~/services/program/invoices/v2/invoicerequests/acknowledge/
核准
︰採購系統核准發票。
發票/核准發票申請
POST:
~/services/program/invoices/v2/invoicerequests/approve/

作廢或拒絕發票

標準發票作廢流程與採購至付款的整合相容，但仍需手動處理，而非自動化。為確保發票狀態保持同步，在採購系統中拒絕發票之前，必須先在 VNDLY 中作廢發票。
您可以透過 VNDLY 使用者介面作廢發票。發票作廢後，可透過「發票」>「發票詳細資料」資料集和「狀態」欄位，使用自訂報告API進行查詢。如此一來，採購系統就能據此更新發票狀態，讓兩個系統保持同步。

更新工單併申請核准

更新工單可能會影響費用代碼預算。工單的任何修訂都必須由採購系統核准或拒絕，以確保預算相符。工單變更要求狀態 (
待核准、已確認、已核准或已拒絕
) 會反映在工單活動記錄中。
可使用事件/變更摘要API取得採購單變更要求清單。
取得工單變更要求
觸發事件/情境
API名稱
API
傳回已修改工單的清單。
事件/變更摘要
GET
~/services/program/events/v2/change_feed/
種類︰
purchase_order_change.requested
提出工單修訂要求, 申請後，在採購系統核准或拒絕工要求, 申請之前，工單將被鎖定而無法進一步修訂。這可確保我們的系統與採購系統之間的同步。API端點可用於確認、核准和拒絕工單更新。
確認、核准或拒絕工單更新要求
觸發事件/情境
API名稱
API
確認
︰採購系統已收到變更單。
採購系統可傳送接收要求, 申請的確認給 VNDLY。
更新指明採購系統已順利接收到工單變更要求的活動記錄。
採購單變更確認
POST
~/services/program/purchase_orders/v2/purchase_order_changes/acknowledge/
核准
︰更新工單活動記錄，指出工單變更要求已獲核准。
變更會反映在工單上。
工單已解除鎖定。
核准採購單變更
POST
~/services/program/purchase_orders/v2/purchase_order_changes/approve/
拒絕
︰更新工單活動記錄，指出工單變更要求已遭拒絕。
不會對工單進行任何變更。
工單已解除鎖定。
採購單變更遭拒
POST
~/services/program/purchase_orders/v2/purchase_order_changes/reject/