設定注意事項︰獎助學金贊助單位合約

功能用途

獎助學金贊助單位合約代表外部組織或個人 (例如軍事機構、教育機構、國際使領館或州政府預付學費計畫) 為 1 或多名學生支付部分或全部教育費用的其中一種方式。這類合約是第三方合約的一種，可協助學生履行對學術機構的財務義務。

商業效益

自動處理支付和付款。

請為不同的合約明細金額配置不同的計算規則。

為獎助學金贊助單位付款和發票配置多種業務表單版面配置。

為贊助單位合約和資助項目配置個別的支付時間表。

讓學生和管理者能夠輕鬆存取合約和付款資訊。

深入了解合約條款和義務，並接收最後期限通知。

將現有的獎助學金合約複製到新的資助年度，減少手動作業並減少錯誤。

追踪贊助單位付款。

使用個案

為具有不同喜好設定的讚助單位開立合併發票。

使用特定條件和支付規則管理獎學金、助學金和其他獎助學金計畫的合約。

管理各種類型的讚助單位，包括公司、政府機構和教育儲蓄計畫。

記錄並登載贊助單位的付款，將贊助單位發票與客戶發票區分開來。

需要考慮的問題

問題	注意事項
贊助單位合約和資助項目是否需要個別的支付時間表？	您可以使用「建立支付時間表」或「建立行事歷支付時間表」任務，定義個別的時間範圍，以支付您的讚助單位合約和資助。
您是否使用第三方系統來管理獎助學金？	當您使用第三方系統提供獎助學金，且贊助單位合約資金會影響獎助學金時，請不要勾選「建立獎助學金贊助單位合約」任務中的「無 FA 影響」核取方塊。Workday 仍會將合約包含在「財務援助總額」報告中。您無法在第三方系統中計算贊助單位合約。
您是否需要將獎助學金合約用於獎助學金資助項目？	建議您使用 Workday 獎助學金功能來處理獎助學金。
您需要報告中的哪些獎助學金贊助資訊？	建立獎助學金合約報告時，請考慮以下問題︰哪些贊助單位合約已支付？如果已撥付，哪些贊助單位合約已開立發票/已付款？您還需要報告中的哪些其他資訊？
您要手動還是自動重新計算並支付獎助學金合約？	您可以使用特定學生或獎助學金贊助單位合約的相關動作功能表，找出個別任務，手動重新計算並支付獎助學金合約。請參閱「」支付獎助學金贊助單位合約付款。您也可以使用「維護學生機構財務選項」任務，並勾選「在每晚作業協調流程作業中處理學生贊助單位合約」核取方塊，即可設定自動重新計算和支付，以便在學生每晚作業協調流程期間執行。某些事件會導致系統自動評估獎助學金合約。請參閱「參照︰學生財務狀況的因應措施」。
您要如何定義合約明細金額？	您可以將合約明細金額定義為︰金額，使用者在此輸入固定金額。計算，其中金額是根據規則動態計算。如果使用計算，您可以使用「建立獎助學金贊助單位合約」任務中的「合約金額規則」網格，配置以規則為基礎的計算，藉此靈活地滿足贊助單位的要求。配置後，請務必在同一個任務中選取計算金額核取方塊。
您使用什麼流程進行發票開立和支付？	Workday 可讓您建立最適合您組織和讚助單位協議的工作流程︰向學生支付款項、為贊助單位開立發票，然後記錄贊助單位付款。為贊助單位開立發票，記錄贊助單位付款，然後將付款支付給學生。

建議

配置獎助學金贊助單位合約的交易 Worktag。請參閱「」 kev1402158934672。

要求

配置您的公司。Workday 要求所有學術單位都必須有相關的公司，才能處理學生財務交易。

使用 Workday Financials Grant Management 功能建立和管理贊助單位基本資料。請參閱「」設定及管理贊助單位資訊。

為每個資助年度建立新的讚助單位合約。

限制

建立獎助學金合約時，您最多可以輸入 9,999 項合約明細。

您一次最多可開立 1,000 張發票。

用戶設定

建立序列 ID，Workday 可使用此 ID 為新的讚助單位和發票指派序列編號。

請使用

「編輯用戶設定 - 財務」

任務來檢閱贊助單位的序列 ID 對應。

請使用

「編輯用戶設定 - 財務」

任務來檢閱獎助學金贊助單位發票的 ID 產生器配置。

安全性

請在「Student Financials」功能區中配置以下安全網域︰

Domain (網域)	注意事項
管理︰學生財務	可讓您配置及管理學生財務交易。
管理︰獎助學金贊助單位合約發票	可讓您配置及管理獎助學金合約的發票開立相關任務。
管理︰獎助學金贊助單位合約處理	可讓您建立、編輯及檢視獎助學金贊助單位合約。
管理︰獎助學金贊助單位存款 - 取消	可讓您取消獎助學金贊助單位存款。
管理︰獎助學金贊助單位付款 - 取消	可讓您取消獎助學金贊助單位付款。
管理︰獎助學金贊助單位付款處理	可讓您配置及管理獎助學金贊助單位付款處理。
管理︰獎助學金贊助單位退款處理	可讓您配置及管理獎助學金贊助單位合約退款處理。
管理︰獎助學金贊助單位退款 - 取消	可讓您取消待處理的獎助學金贊助單位退款和獎助學金贊助單位退款付款。
流程︰獎助學金贊助單位退款充公	可讓您充公獎助學金贊助單位退款付款。
流程︰獎助學金贊助單位退款/結算	可讓您配置及管理獎助學金贊助單位退款結算。
報告︰獎助學金贊助單位合約	可讓您檢視獎助學金贊助單位合約的相關報告。
報告︰獎助學金贊助單位付款	可讓您檢視獎助學金贊助單位付款相關報告。
報告︰獎助學金贊助單位退款	可讓您檢視獎助學金贊助單位退款報告。
設定︰學生繳費	方便您配置及管理學生繳費。

請在「獎助學金」功能區中配置以下安全網域︰

Domain (網域)	注意事項
管理︰獎助學金	可讓您配置及管理學生獎助學金。
報告︰獎助學金期間記錄	可讓您檢視有關獎助學金期間記錄的報告。
設定︰支付	可讓您配置及管理支付。

請在「銀行業務與結算」功能區中配置以下安全網域︰

Domain (網域)	注意事項
流程︰付款退回	方便您管理銀行退回的付款，以及檢視相關報告。
流程︰結算	可讓您管理獎助學金贊助單位退款付款的相關問題。

業務流程

業務流程	注意事項
待處理的獎助學金贊助單位退款事件	如果學生符合退款資格，此業務流程可讓您在執行結算執行時為學生退款。
學生存款事件	可讓您存入學生繳費。
學生繳費付款事件	可讓您支付獎助學金贊助單位合約款項。
獎助學金贊助單位付款申請事件	可讓您登載獎助學金贊助單位付款。

報告

報告	注意事項
尋找需要重新計費的獎助學金贊助單位合約明細	尋找贊助單位合約金額變更時要重新開立發票的合約明細。
尋找獎助學金贊助單位合約	根據合約名稱、學術單位、資助年度、合約日期和讚助單位等關鍵合約屬性，尋找獎助學金贊助單位合約。
尋找獎助學金贊助單位合約、發票和付款狀態	尋找所選資助年度的獎助學金贊助單位合約、發票和付款狀態。
尋找獎助學金贊助單位付款	尋找獎助學金贊助單位付款明細，以及根據發票登載或取消登載付款。
獎助學金贊助單位合約詳細資料	尋找所選資助年度的獎助學金贊助單位合約。
獎助學金贊助單位合約利用率	提供每個資助年度獎助學金贊助單位合約利用率的視覺顯示。

整合

整合或 Web 服務	注意事項
整批匯入更新獎助學金贊助單位重新計算時間表	以非同步方式處理許多獎助學金重新計算時間表的實例。
取得待處理的獎助學金贊助單位退款	依參考 ID 擷取獎助學金贊助單位退款。如果您未提供參考 ID，則 Web 服務會擷取所有獎助學金贊助單位退款。
取得獎助學金贊助單位合約簽訂獎助學金贊助單位合約	擷取、建立或更新獎助學金贊助單位合約。如果您未提供參考 ID，Web 服務會擷取所有獎助學金贊助單位合約。
取得獎助學金贊助單位發票	擷取獎助學金贊助單位發票。如果您未提供任何要求條件，Web 服務會擷取所有交易。
取得獎助學金贊助單位重新計算時間表輸入獎助學金贊助單位重新計算時間表	擷取、建立或更新獎助學金贊助單位合約每晚重新計算時間表。如果您未提供參考 ID，Web 服務會擷取所有獎助學金贊助單位合約每晚重新計算的時間表。
匯入獎助學金贊助單位合約	匯入具有多項明細的單一獎助學金贊助單位合約。您可以依 ID 新增或編輯明細。編輯贊助單位合約時，省略現有的合約明細不會將其從合約中移除。
匯入獎助學金贊助單位付款	匯入已建立選擇性存款的獎助學金贊助單位付款。
匯入財務援助總額	使用提供的學生獎助學金資料 (以機構學術單位表示) 建立新的獎助學金方案。申請中的學生資助將會覆寫學生獎助學金中目前的任何資助。現有獎助學金方案中的任何學生減免或獎助學金合約，都將新增至同一學期新建立的方案。
提交待處理的獎助學金贊助單位退款	建立待處理的獎助學金贊助單位退款。

連結和觸點

功能	注意事項
客戶帳戶	您可以使用「客戶帳戶」管理贊助單位的應收帳款。
獎助學金	您可以使用「獎助學金」來配置發放時間表。贊助單位合約包含在獎助學金方案明細中。
補助金	您可以在補助金中配置獎助學金贊助單位。
報告與分析	您可以使用報告設計工具，為獎助學金贊助單位付款和發票配置業務表單版面配置。

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