設定注意事項：獎助學金合約

功能用途

獎贊助單位單位合約代表外部組織或個人 (如軍事機構、教育機構、國際使館或州預付學費計畫) 為一名或多名學生支付部分或全部教育費用的一種方式。此類第三方合約可協助學生履行對學術機構的財務義務。

您可以直接在Workday Student 中管理贊助單位資金並產生髮票。此發票開立模型獨立於 Financial Management客戶帳戶架構運作，可支援特定學生的計費、合併和報告。

商業效益

將多份附註和文件直接附加至發票記錄。

自動支付和付款處理。

使用列印和電子郵件任務，自動發送發票。

請為不同的合約明細金額配置不同的計算規則。

針對獎助學金贊助單位單位發票和合併獎助學金贊助單位單位發票，配置多種業務表單版面配置。

為贊助單位單位合約和資助合約配置單獨的支付時間表。

讓學生和管理者能夠輕鬆存取合約和付款資訊。

清楚掌握合約條款和義務的相關可檢視性，並接收最後期限通知。

將多份獎助學金贊助單位單位發票合併到一份文件中，以提高可檢視性，並且更容易列印合併的發票或以電子郵件寄給贊助單位。

將現有的獎助學金贊助單位合約複製到新的獎勵年度，減少人工作業和錯誤。

追踪贊助單位給付。

使用個案

為有不同喜好設定的讚助單位建立合併發票。

將單一贊助單位的多份學生髮票分組到合併文件中。

使用特定條件和支付規則管理獎學金、助學金和其他獎助學金計畫的合約。

管理各種類型的讚助單位，包括公司、政府機構和教育儲蓄計畫。

記錄並登載獎助學金贊助單位發票的付款，將贊助單位單位發票與客戶發票分開存放。

需要考慮的問題

問題	注意事項
您是否需要為贊助單位單位合約和資助合約提供單獨的支付時間表？	您可以使用建立支付時間表或建立行事歷支付時間表任務，定義個別的時間範圍，以支付您的贊助單位合約和資助。
您是否使用第三方系統來管理獎助學金？	當您使用獎助學金第三方系統，且贊助單位單位合約資金會影響獎助學金時，請不要勾選「建立獎助學金贊助單位合約」任務中的「無 FA 影響」核取方塊。Workday仍會將合約包含在「財務援助總額」報告中。您無法在第三方系統中對贊助單位合約執行計算。
獎助學金獎勵項目是否需要使用獎助學金贊助單位合約？	建議您使用Workday獎助學金功能來處理獎助學金。
您需要從報告中獲得哪些獎助學金贊助單位資訊？	建立獎助學金贊助單位合約報告時，請考慮以下問題：哪些贊助單位單位合約已支付？如果已支付，哪些贊助單位單位合約已開立發票/已付款？您還需要從報告中獲得哪些其他資訊？
您要手動還是自動重新計算並支付獎助學金贊助單位合約？	您可以使用特定學生或獎助學金贊助單位合約的相關動作功能表，尋找個別任務，手動重新計算並支付獎助學金贊助單位合約。查看支付獎助學金贊助單位合約付款。您也可以在「維護學生機構財務選項」任務中選取「在夜間作業協調作業中處理學生贊助單位合約」核取方塊，設定自動重新計算和撥款，在協調學生夜間作業協調流程期間執行。某些事件會導致系統自動評估獎助學金贊助單位合約。請參閱參照：學生財務的回應。
您要如何定義合約明細金額？	您可以將合約明細金額定義為：金額，使用者輸入固定金額。計算，根據規則動態計算金額。如果使用計算，您可以使用「建立獎助學金贊助單位合約」任務中的「合約金額規則」網格，配置以規則為基礎的計算，讓您靈活地符合贊助單位的要求。配置完成後，請務必在同一任務中選取計算金額核取方塊。
您使用什麼流程開立發票和支付？	Workday可讓您建立最適合您的組織和贊助單位協議的工作流程：支付學生款項、向贊助單位開立發票，然後記錄贊助單位付款。為贊助單位開立發票，記錄贊助單位付款，然後支付給學生。
您的機構是否使用獎助學金贊助單位發票開立模式？	您可以使用此架構直接在Workday Student 中管理贊助單位單位計費、發票、貸項調整和重新計費。此模型獨立於「財務管理」客戶帳戶架構運作，因此您可以維護學生專屬的計費記錄，而不會影響一般客戶帳戶。
贊助單位是否需要針對多名學生或合約提供單一帳單？	您可以將單一贊助單位的多份已核准、未付款和已部分付款的發票組合成一張合併發票，以便您將單一文件列印或以電子郵件寄送，而不必傳送個別發票。
您是否需要自訂發票文件？	您可以使用商業智慧與報告工具 (BIRT) 建立自訂版面配置。若要套用這些版面配置，您必須定義獎助學金贊助單位發票版面規則和合併獎助學金贊助單位發票版面規則，以將BIRT範本連結至計費流程。
您希望如何設定發票號碼的格式？	您可以配置唯一的 ID 序列產生器，以設定個別發票、重新計費、貸項調整和合併發票的格式。您可以在「編輯用戶設定 – 學生」任務中全域定義這些序列，也可以使用「編輯公司 ID 定義」任務在公司層級進行定義。
您打算如何報告贊助單位應收帳款總額？	您必須分別就客戶發票和獎助學金贊助單位單位發票提出報告。我們將這些計費區設計為獨立運作，因此不會共用, 分享相同的報告。若要查看應收帳款總額，您必須合併以下兩者的資料︰學生特定計費的「尋找獎助學金贊助單位發票」。定期客戶計費的財務管理報告。

建議

為獎助學金贊助單位單位合約配置交易 Worktag。查看配置交易的 Worktag。

要求

配置您的公司︰。Workday要求所有學術單位都必須有關聯公司，才能處理學生財務交易。

使用Workday Financials Grant Management (財務補助金管理) 功能建立和管理贊助單位單位基本資料。查看設定及管理贊助單位資訊。

為每個獎勵年度建立新的贊助單位合約。

限制

合併發票僅支援狀態為「已核准」
且付款狀態為「未付款」
或「已部分付款」
的個別發票。

您無法將客戶帳戶任務和報告用於獎助學金贊助單位合約。

建立獎助學金贊助單位合約時，您最多可以輸入 9,999 項合約明細。

您一次最多可建立 1,000 張發票。

用戶設定

使用

「編輯用戶設定 – 學生」

任務，為獎助學金贊助單位單位發票、獎助學金贊助單位發票重新計費、獎助學金贊助單位發票貸項調整和獎助學金贊助單位單位合併發票配置唯一的 ID 序列產生器。您也可以使用

「編輯公司 ID 定義」

任務，檢閱贊助單位的 ID 定義對應。

安全性

請在「學生財務」功能區中，配置以下安全網域︰

Domain (網域)	注意事項
管理︰學生財務	可讓您配置及管理學生財務交易。
管理︰獎助學金贊助單位合約發票	可讓您配置和管理獎助學金贊助單位合約發票相關任務，例如檢視發票詳細資料、管理附註和附件，以及執行列印和電子郵件傳送等發送任務。
管理︰獎助學金贊助單位合約處理	可讓您建立、編輯和檢視獎助學金贊助單位單位合約。
管理︰獎助學金贊助單位存款 - 取消	可讓您取消獎助學金贊助單位單位存款。
管理︰獎助學金贊助單位付款 - 取消	可讓您取消獎助學金贊助單位付款。
管理︰獎助學金贊助單位付款處理	可讓您配置及管理獎助學金贊助單位付款處理。
管理︰獎助學金贊助單位退款處理	可讓您配置及管理獎助學金贊助單位合約退款處理。
管理︰獎助學金贊助單位退款 - 取消	可讓您取消待處理的獎助學金贊助單位退款和獎助學金贊助單位退款付款。
流程︰獎助學金贊助單位退款充公	可讓您從獎助學金贊助單位退款給付充公。
流程︰獎助學金贊助單位退款/結算	可讓您配置及管理獎助學金贊助單位退款結算。
報告︰獎助學金合約	可讓您檢視獎助學金贊助單位合約的相關報告。
報告︰獎助學金贊助單位付款	可讓您檢視獎助學金贊助單位付款相關報告。
報告︰獎助學金贊助單位退款	可讓您檢視獎助學金贊助單位退款的相關報告。
Set Up: Student Payments	可讓您配置及管理學生繳費。
報告︰獎助學金贊助單位發票	提供以下權限︰存取個別和合併發票的主要報告資料。
流程︰獎助學金贊助單位發票	在背景作業流程自動世代髮票時需要此選項。
管理︰獎助學金贊助單位發票 - 取消	提供以下權限︰取消獎助學金贊助單位發票。

請在「獎助學金」功能區中配置以下安全網域︰

Domain (網域)	注意事項
Manage: Financial Aid	可讓您配置及管理學生獎助學金。
報告︰獎助學金期間記錄	可讓您檢視有關獎助學金期間記錄的報告。
設定︰支付	可讓您配置及管理支付。

請在「Banking and Settlement」功能區中，配置以下安全網域︰

Domain (網域)	注意事項
流程︰付款退回	可讓您管理被銀行退回的付款，以及檢視相關報告。
流程︰結算	可讓您管理獎助學金贊助單位退款支付相關問題。

業務流程

業務流程	注意事項
待處理的獎助學金贊助單位退款事件	如果學生符合退款資格，此業務流程可讓您在執行結算執行後，為學生退款。
學生存款事件	可讓您存入學生繳費。
學生支付款付款事件	可讓您支付獎助學金贊助單位合約付款。
獎助學金贊助單位付款申請事件	可讓您登載獎助學金贊助單位付款。
獎助學金贊助單位發票事件	可讓您產生合約明細的發票。

報告

報告	注意事項
尋找需要重新計費的獎助學金贊助單位合約明細	尋找當贊助單位合約金額變更時要重新發票的合約明細。
尋找獎助學金合約	根據合約名稱、學術單位、資助年度、合約日期和讚助單位等關鍵合約屬性，尋找獎助學金贊助單位合約。
尋找獎助學金贊助單位付款	尋找獎助學金贊助單位付款明細，並根據發票登載或取消登載付款。
尋找獎助學金贊助單位發票	這是追踪計費狀態、發送記錄和付款申請的主要工具。此報告提供獎助學金贊助單位單位發票模型的特定資料，不需要存取「Financial Management」報告網域。
尋找獎助學金贊助單位合併發票	尋找合併獎助學金贊助單位發票報告，管理分組的計費記錄。
獎助學金贊助單位合約詳細資料	尋找選定獎勵年度的獎助學金贊助單位合約。
獎助學金贊助單位合約利用率	提供每個獎勵年度獎助學金贊助單位合約使用率的視覺化顯示。
尋找獎助學金贊助單位發票列印執行群組	用於監控及稽核個別贊助單位單位發票的整批世代與發送。您可使用此報告：追踪大規模PDF世代和電子郵件發送作業的進度。驗證個別贊助單位是否順利收到其發票檢閱特定學術單位或贊助單位的歷史計費周期。
尋找獎助學金贊助單位發票列印執行群組	用於管理統一帳單明細表的整批處理和發送。您可使用此報告：確保將多張個別發票順利彙整為單一合併文件。為需要分組計費的讚助單位協調大量電子郵件發送。將產生的文件數量與順利完成的發送事件進行核對。

整合

整合或 Web 服務	注意事項
整批匯入更新獎助學金贊助單位重新計算時間表	以非同步方式處理獎助學金贊助單位重新計算時間表的多個實例。
取得待處理的獎助學金贊助單位退款	依參考 ID擷取獎助學金贊助單位退款。如果您未提供參考 ID，Web服務會擷取所有獎助學金贊助單位單位退款。
取得獎助學金合約提出獎助學金贊助單位合約	擷取、建立或更新獎助學金贊助單位合約 ()。如果您未提供參考 ID，Web服務會擷取所有獎助學金贊助單位合約。
取得獎助學金贊助單位發票	擷取獎助學金贊助單位發票。如果您未提供任何要求, 申請條件，Web服務會擷取所有異動。
取得獎助學金贊助單位重新計算時間表更新獎助學金贊助單位重新計算時間表	擷取、建立或更新獎助學金贊助單位合約每晚重新計算時間表。若您未提供參考 ID，Web服務會擷取所有獎助學金贊助單位合約每晚重新計算時間表。
匯入獎助學金贊助單位合約	匯入包含多項明細的單一獎助學金贊助單位合約。您可以依 ID 新增或編輯明細。編輯贊助單位合約時，如果省略現有的合約明細，不會將其從合約中移除。
匯入獎助學金贊助單位付款	匯入已建立存款的獎助學金贊助單位付款。
匯入財務援助總額	使用提供的學生資助資料建立新的學生獎助學金方案，以機構學術單位表示。要求, 申請中的學生資助 () 會覆寫學生獎助學金 ()中目前的任何資助。現有獎助學金方案中的任何學生減免或獎助學金贊助單位合約，都將新增至同一學期 ()新建的方案。
提交待處理的獎助學金贊助單位退款	建立待處理的獎助學金贊助單位退款。
提交獎助學金贊助單位發票	可讓您為少量處理建立個別贊助單位發票。
取得獎助學金贊助單位發票	用於擷取詳細的發票資料，包括狀態、金額和相關聯的合約明細。
取得獎助學金贊助單位發票業務表單版面規則輸入獎助學金贊助單位發票業務表單版面配置規則	用於擷取、建立或更新列印發票的版面配置規則。您可以定義這些規則，根據類型、贊助單位和貨幣，將特定版面配置與發票建立關聯。這些為純實作服務，不支援EIB功能。
取得合併獎助學金贊助單位發票放置合併獎助學金贊助單位發票	用於根據學術單位、贊助單位或合約等條件，擷取或建立合併發票。可讓您根據安全基本資料檢視資料；只能查看您有權存取的機構的資料。
整批匯入 - 提交獎助學金贊助單位發票	可讓您根據匯入的資料，整批建立獎助學金贊助單位發票。您可以使用此服務在單一要求, 申請中，以非同步方式處理不同贊助單位和獎助學金贊助單位合約的多筆發票。我們會針對每筆發票起始「獎助學金贊助單位發票事件」業務流程，以產生配置了序列與參考 ID 的發票，並將其顯示在Workday使用者介面中。

連結和觸點

功能	注意事項
獎助學金	您可以使用「獎助學金」配置發放時間表。贊助單位合約包含在獎助學金方案明細中。
補助金	您可以在 Grants 中配置獎助學金贊助單位。
報告與分析	您可以使用報告設計工具，為獎助學金贊助單位付款和發票配置業務表單版面。

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