概念：獎助學金合約

獎助學金贊助單位合約可讓外部實體 (例如公司、教育機構、政府機關或第三方組織) 支付一名或多名學生的教育費用。根據付款優先規則，適用於學生費用的付款。

Workday可直接根據獎助學金贊助單位合約產生獎助學金贊助單位發票。您可以在Workday Student 中建立、管理、合併、列印、透過電子郵件發送發票，以及製作獎助學金贊助單位發票。Workday會根據配置的科目過帳規則，從獎助學金贊助單位單位發票產生會計日記帳。

贊助單位基本資料

您可以使用Workday Financials Grant Management (財務補助管理) 功能建立和管理贊助單位單位基本資料。請參閱設定與管理贊助單位資訊。

您可以建立最適合您組織的工作流程。您可以使用「獎助學金贊助單位發票事件」
業務流程，從合約明細開立發票。

包括︰

為符合資格的合約明細開立發票。

選擇在您開發票前先支付贊助單位撥款。

選擇先給贊助單位開發票，再記錄付款和發放資金。

此選擇權需要諮詢您的Workday Financials補助會計代表，以確保分類帳帳會計設計正確無誤。

使發票與合約明細變更同步。合約金額達到以下條件時︰

減少時， Workday會產生貸項發票和重新計費發票。

若增加， Workday會為額外金額開立新發票。

合約管理者可記錄贊助單位合約付款，並將其直接登載至獎助學金贊助單位單位發票。

您可以使用︰

「

記錄獎助學金贊助單位付款」

「匯入獎助學金贊助單位付款」
Web服務，用於依發票號碼匯入付款。

您可以將多份已核准的獎助學金贊助單位發票組合成贊助單位的單一合併發票。

合併發票時，您可以：

僅包含狀態為「已核准」的
已核准發票。

僅包含狀態為「未付款」
或「已部分付款」
的發票。

檢視合併文件中包含的所有個別發票。

追踪付款，列印合併發票並以電子郵件寄送。

您可以列印並以電子郵件傳送個別與合併獎獎助學金贊助單位發票。

管理發票發送時，您可以：

使用學術單位、贊助單位和發票狀態等篩選條件，分批列印發票。

將發票直接以電子郵件寄給贊助單位。

檢視列印記錄記錄，以及已寄送電子郵件的發送狀態。

以電子郵件寄送發票時，除非您先為贊助單位 ()配置公司電子郵件地址，否則無法寄送發票。

我們會為獎助學金贊助單位單位的發票使用可配置的 ID 產生器。您可以在用戶或公司層級定義標準發票、重新計費發票、貸項調整和合併發票的編號序列。

您可以管理個別獎助學金贊助單位單位發票上的多個附註和附件。

管理發票文件時，您可以：

為現有的發票新增附註或檔案。

編輯現有附註以確保准確性。

移除不再相關的附註或附件。