設定注意事項︰學生費用報告
您可以參考本主題來規劃學生費用報告的配置和使用方式。主要內容包括︰
- 為什麼要更新。
- 與 Workday 其他功能搭配的方式
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
功能用途
您可以使用 Workday 代替學生建立和提交費用報告，以報銷學生產生的費用。
商業效益
- 分析學生費用並產生報告，加強支出控制。
- 消除手動變通方法，例如特殊付款和使用非學生受款人類型的需要。
- 僅將學生費用報告傳送給特定的審查人員和核准人員，加快報銷速度。
- 將學生費用集中在單一位置，減少資料重複。
使用個案
- 代替外部學生和已錄取的學生處理費用報告。
- 重新指派公司信用卡中的交易，以納入學生費用報告中的交易。
- 限制存取學生資料，以便員工只能處理和報告學生費用。
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
員工需要哪些安全權限？ | 您可以配置分段安全性，讓員工只能存取學生費用資料。當您啟用分段安全性時，具有以下功能的員工︰
若未啟用分段安全功能，受限制和未受限制的員工皆可存取所有受款人類型的費用資料。 |
學生有哪些付款方式選擇？ | 您只能為在付款方式選擇中有費用付款選項的學生提交費用報告。
包括︰
如果學生有多個 Workday 基本資料，而您更新了其中一份基本資料的付款方式選擇，Workday 會自動更新其他基本資料。 |
使用企業卡，您會如何管理學生髮生的費用？ | 當學生使用公司信用卡產生費用時，您可以手動將信用卡交易重新指派給學生。
接著，Workday 會在學生費用報告上顯示重新指派的交易，方便您選取納入。 |
建議
- 以手動方式在學生費用報告上新增 Worktag，確保財務交易正確無誤。
- 將信用卡交易重新指派給學生，以確保公司信用卡上產生的費用顯示在學生費用報告上。
- 如果有多位學生同名，請在費用報告中輸入不重複的學生 ID，確保為正確的學生報銷費用。
- 如果學生在 Workday 中也有正職員工基本資料，請務必將學生基本資料用於學生相關費用，以免發生會計和核准問題。
要求
若要讓安全性有所限制的員工存取學生資料，請將員工指派至相關的學生學術單位。
只有在學生的付款方式選擇中設定了費用付款時，才能代表學生提交費用報告。
限制
學生無法在 Workday 中建立自己的費用報告。
我們不支援學生的支出授權和預支現金。
用戶設定
無影響。
安全性
網域 | 注意事項 |
|---|---|
外部學生資料︰「個人資料」功能區中的學生 ID 。 |
可讓您存取外部學生的證件。 |
外部學生資料︰「人員任用」功能區中的「學生公開報告」 。 |
可讓您存取外部學生的公開資訊。
若要管理外部學生的付款方式選擇，請使用此網域和 「Manage: Payment Election」 網域。 |
管理︰「費用」功能區中的「付款方式選擇」 。 |
可讓您代表外部學生管理付款方式選擇。
若要管理外部學生的付款方式選擇，請使用此網域和「 External Student Data: Student Public Reports」 網域。
如果您不使用 Workday Student Financials，請使用此網域。 |
管理︰「學生財務」功能區中的「學生付款方式選擇」 。 | 可讓您代表已錄取的學生管理付款方式選擇。
使用 Workday Student Financials 時使用此網域。 |
「流程︰費用」功能區中的「費用報告」 。 | 方便您管理費用報告和相關報告。
您可以在此網域中配置分段安全性，讓員工只能存取費用任務和報告的學生資料。 |
自助服務︰「學生財務」功能區中的「學生 財務」。 |
可讓學生管理其付款方式選擇。 |
學生資料︰學生核心功能區中的學生 ID 。 |
可讓您在 Workday 中存取學生 ID。 |
學生資料︰「Student Core」功能區中的「學生基本資料」 。 |
可讓您在 Workday 中存取學生資訊。 |
業務流程
您可以配置
「費用報告事件」
業務流程，將學生費用報告送交檢閱和核准。
您可以使用
「費用報告的收款人為學生」
報告欄位，僅將學生費用報告傳送給特定的審查人員和核准人員。報告
報告 | 注意事項 |
|---|---|
尋找信用卡交易
| 用於檢視您重新指派給學生的信用卡交易。 |
尋找費用報告
| 用於檢視您為學生建立的費用報告。 |
尋找組織的費用報告明細
| 用於依組織檢視學生的費用報告明細。 |
尋找可報銷金額為負數的費用報告
|
用於檢視使用公司卡支付個人費用的學生費用報告，報告中若有學生的可報銷金額為負數。 |
尋找付款
| 用於檢視學生費用付款︰
|
啟用分段安全性時，您可以使用以下報告資料來源來建立僅包含學生費用資料的自訂報告︰
- 公司的費用報告
- 費用報告明細和列舉項目
- 公司的費用報告明細
整合
Web 服務 | 注意事項 |
|---|---|
取得費用報告
| 用於擷取學生費用報告的資料。
啟用分段安全性時，您可以使用此 Web 服務僅擷取學生的費用資料。 |
取得付款
| 用於擷取學生費用付款的資料。 |
取得結算執行作業自訂篩選條件
輸入結算執行作業自訂篩選條件 | 用於為學生結算執行作業建立的自訂篩選條件上傳及擷取資料。 |
提交非員工的費用報告
| 用於上傳資料，以便提交學生的費用報告。
啟用分段安全性時，您只能使用此 Web 服務上傳學生的費用資料。 |
提交結算執行作業
| 用於上傳資料，以結算及報銷學生費用。 |
連結和觸點
功能 | 注意事項 |
|---|---|
會計資料 | Workday 會自動在與已核准費用報告相關聯的會計日記帳上產生 學生 Worktag。 |
付款方式選擇 | 若要代替學生提交費用報告，請在學生付款方式選擇中新增費用付款選項。 |
結算 | 您可以建立︰
|
Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。在 Workday Community 深入了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。