設定注意事項︰學生財務的會計資料和 Worktag
在規劃學生財務的會計和 Worktag 的配置和使用時，本主題可有助於您做出決定。主要內容包括︰
- 設定其他行事曆的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
功能用途
Workday Student Financials 會記錄您所在機構的財務交易，記錄流入各種分類帳科目的資金流向。
學生財務會計設定包括下列主要組成︰
- 分類帳科目會儲存相關的營業日記帳。
- 科目過帳規則會將營業日記帳導向指定的分類帳科目。
- Worktag 是您可指派給財務交易以供報告之用的關鍵字。這些關鍵字隨後會顯示在您的營業日記帳上。
範例︰許多機構的財務辦公室會為機構的財務設定會計結構和 Worktag。總務長辦公室會與財務辦公室合作，針對學生交易配置正確的 Worktag、營業收入種類和支出種類。本主題提供有關使用現有會計配置來處理學生財務交易的指南。
商業效益
會計可讓您深入了解機構的財務狀況，讓您能夠︰
- 向您的相關人員提供財務報表。
- 使用這些資料為您的機構做出財務決策。
設定會計結構和 Worktag 以管理 Workday Student Financials。
使用個案
Worktag 可啟用︰
- 系主任在決定是否應繼續修讀學程時會考量營業收入。
- 財務辦公室，分析每個學術單位的費用，並預測下一個學年的預算。
- 獎助學金辦公室，用以評估每個院係向其學生髮放的機構獎學金和減免額度。
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
您要將學生交易過帳到何處？ | 若要將學生交易過帳至公司，請將公司與學術單位相關聯。 如果您要張貼︰
您也可以覆寫︰
|
您想在財務報表上看到哪些分類帳科目？ | 請洽詢您的財務部門，決定要用於學生交易的分類帳科目。大多數機構對其學生的財務交易和機構的整體財務交易使用單獨的分類帳科目。 範例︰將學生交易儲存在 學生應收帳款 帳戶中，而不是一般 應收帳款 帳戶中。 |
學生交易需要哪些 Worktag？ | 請與您的財務辦公室確認，決定學生交易的適當 Worktag。
請考慮︰
範例︰您想要依學術期間報告學費。您的機構有單一的 「學費」 分類帳科目，而不是每個學術期間類型的個別分類帳科目。將 學術期間 Worktag 新增至學費費用項目。報告學費時，您可以深入探查 「學費」 分類帳科目的科目總計，以檢視學術期間的資料。 |
您需要在何處定義預設 Worktag 值？ | Workday 會填入學生交易的預設 Worktag 值。您可以變更手動處理的特殊交易的值，但無法變更 Workday 自動處理的交易。
當您的用戶使用 Worktag 平衡時，Workday 建議您︰
|
建議
與以下項目協同作業︰
- 您的財務辦公室，以了解他們對學生財務交易的預期。他們可就 Worktag 和支出種類為您提供建議，讓科目過帳規則將學生交易傳送至正確的分類帳科目。 將舊版學生財務系統與 Workday Financial Management 整合後，您在 Workday Financial Management 中可能有旨在支援舊版系統的配置。這些配置可能不是必要的，甚至可能會干擾 Workday Student Financials。請向您的財務部門諮詢，找出您不再需要且應移除的配置。範例︰您使用「營業收入」科目過帳規則來傳送學生交易。您現在可以改用「學生收入」科目過帳規則。
- 您的獎助學金辦公室可配置學生獎勵項目的 Worktag 和支出種類
要求
Workday 需要與所有學術單位相關聯的公司，才能處理學生的財務交易。
限制
Workday 不會︰
- Worktag 配置的生效日期
- 防止您在相關聯的交易存在後變更項目的 Worktag。 當您變更項目的 Worktag 並調整相關聯的交易時，Workday 會針對調整和原始交易套用不同的會計 Worktag。
- 在處理交易前，請確定您的 Worktag 配置正確無誤。
- 請勿在交易存在後變更 Worktag 配置。
用戶設定
用戶設定選項 | 注意事項 |
|---|---|
Worktag 平衡 | 您可以為用戶配置 Worktag 平衡。對於所有使用平衡規則的財務交易，Worktag 平衡會將所需的平衡 Worktag 指派至日記帳的抵銷端。大多數機構都會使用 「資金」 做為主要的平衡 Worktag。
當您的用戶使用 Worktag 平衡時，您必須︰
Worktag 平衡一旦啟用，便無法停用。 |
期間關帳活動群組 | 將學生交易分組，以便在不關閉整個分類帳期間的情況下將其關閉。請參閱 「概念︰分類帳關帳活動群組」。 |
安全
網域 | 注意事項 |
|---|---|
設定︰「學術基礎」功能區中的「學術結構」 。
設定︰「學術人員」功能區中的「學術單位」 。 | 可讓您將公司與學術單位相關聯。 |
請在下列功能區中 設定︰啟用 Worktag︰
| 可讓您配置可用於學生交易項目的 Worktag 和相關 Worktag。 |
「管理」︰「學生贊助單位合約處理」 中的「學生財務」功能區。
設定︰「獎助學金」功能區中的「學生資助項目」 。「設定︰學生費用」 位於「學生財務」功能區。 在「學生財務」功能區中設定︰「學生減免」 。 | 可讓您配置學生交易的收入種類、支出種類、Worktag 和相關 Worktag。 |
業務流程
沒有影響。
報告
報告或儀表板 | 注意事項 |
|---|---|
維護相關 Worktag 用途
| 配置學生交易可用或必要的 Worktag 類型，例如學生費用或學生獎勵。 |
維護 Worktag 用途
| 配置學生交易可用或必要的主要和其他 Worktag 類型。這些 Worktag 類型可包含學生費用或學生獎勵。 |
檢視科目過帳規則集
| 配置學生交易的科目過帳規則。 |
Worktag 可標記項目的類型
| 檢視您可為學生交易配置的 Worktag 類型。 |
整合
沒有影響。
連結和觸點
功能 | 注意事項 |
|---|---|
Workday 財務管理 | 在 Workday Financial Management 中配置公司、會計結構和 Worktag。 |
Workday 獎助學金 | 獎助學金管理者必須配置學生獎勵項目的會計詳細資料。 |