設定注意事項︰學生財務的會計和 Worktag

基本資料

Workday Student Financials 可記錄您機構的財務交易，記錄流入各種分類帳科目的資金流向。您可以將學生費用交易分組，以合併營業日記帳。

學生財務會計設定包括下列主要組成部分︰

分類帳科目會儲存相關的營業日記帳。

科目過帳規則會將營業日記帳導向指定的分類帳科目。

Worktag 是指派給財務交易，以供報告之用的關鍵字。這些關鍵字隨後會顯示在您的營業日記帳上。

範例︰許多機構的財務辦公室會為該機構的財務設定會計結構和 Worktag。總務長辦公室與財務辦公室合作，針對學生交易配置正確的 Worktag、收入種類和支出種類。本主題提供有關使用現有會計配置來處理學生財務交易的相關指引。

商業福利

會計可讓您深入了解機構的財務狀況，讓您能夠︰

向利益相關者提供財務報表。

使用這些資料為您的機構做出財務決策。

有效匯總會計資料以改善績效，同時保持財務記錄的準確性。

您可以在使用同一個分類帳科目的同時，使用 Worktag 進行報告，而不需要配置和維護其他分類帳科目。

設定會計結構和 Worktag 以管理 Workday Student Financials。

使用案例

Worktag 可啟用︰

系主任在決定是否應繼續就讀學程時會考量營業收入。

財務部門負責分析每個學術單位的費用，並預測下一學年的預算。

獎助學金辦公室，用於評估每個部門向學生髮放的機構獎學金和減免金額。

需要考慮的問題

問題	注意事項
您要將學生交易過帳到哪裡？	若要將學生交易過帳到公司「」，請將該公司與某個學術單位建立關聯。如果您要張貼︰同一家公司的所有學生交易「」，您可以將公司與學術單位 (AU) 建立關聯。所有下層 AU 都會自動繼承公司。如果將特定機構的交易轉讓給另一家公司「」，您必須將該公司直接指派給 AU。範例︰您可透過將 AU 指派給個別的公司「」來產生醫學院校的財務報表。交易給與機構無關的公司時，會將該公司指派給該機構。範例︰在 Workday 中，您的機構隸屬於一家醫院，但與一家 AU公司並無關聯。您也可以覆寫︰學生費用項目的收入公司。學生資助項目和學生減免項目的支出公司。
您想在財務報表上看到哪些分類帳科目？	請洽詢您的財務部門，決定要用於學生交易的分類帳科目。大多數機構對其學生財務交易和機構的整體財務交易使用不同的分類帳科目。範例︰將學生交易儲存在學生應收帳款科目中，而不是一般應收帳款科目中。
學生交易需要哪些 Worktag？	請與您的財務部門確認，為學生交易決定適當的 Worktag。請考慮︰您要顯示的深度解析。用來取代精細分類帳科目的 Worktag。是否需要 Worktag 例如，您想要依學術期間報告學費。您的機構只有一個學費分類帳科目，而不是每個學術期間類型的個別分類帳科目。請將「學術期間」 Worktag 新增至學費費用項目。在報告學費時，您可以深入探查學費分類帳科目的科目總計，以依學術期間檢視資料。
您需要在哪些位置定義預設的 Worktag 值？	Workday 會為學生異動填入預設的 Worktag 值。您可以為手動處理的特殊交易變更值，但 Workday 自動處理的交易無法變更。當您的用戶使用 Worktag 平衡時，Workday 建議您︰為學生費用、學生減免、學生資助和獎助學金贊助單位合約的平衡 Worktag 定義預設值。請考慮將學生交易中的平衡 Worktag 設為必要。

建議

與以下項目協同作業︰

您的財務部門，了解他們對學生財務交易的期望。他們可就 Worktag 和支出種類為您提供建議，讓科目過帳規則能夠將學生交易路由至正確的分類帳科目。當您將舊版學生財務系統與 Workday Financial Management 整合後，您可能會在 Workday Financial Management 中進行配置來支援舊版系統。這些配置可能不是必要的，甚至可能會干擾 Workday Student Financials。請洽詢您的財務部門，找出您不再需要且應移除的配置。範例︰您使用「營業收入」科目
過帳規則來傳送學生交易。您現在可以改用「學生收入」
科目過帳規則。

您的獎助學金辦公室可配置學生資助項目的 Worktag 和支出種類。

要求

Workday 必須將公司與所有學術單位相關聯，才能處理學生財務交易。

限制

Workday 不會︰

Worktag 配置的生效日期

防止您在有關聯交易存在後變更項目的 Worktag。當您變更項目的 Worktag 並調整相關交易時，Workday 會為調整項目和原始交易套用不同的會計 Worktag。

Workday 建議您︰

處理交易前，請先確認您的 Worktag 配置正確無誤。

請勿在交易存在後變更 Worktag 配置。

用戶設定

用戶設定選項	注意事項
Worktag 平衡	您可以為用戶配置 Worktag 平衡。對於使用平衡規則的所有金融交易，Worktag 平衡會將必要的平衡 Worktag 指派至日記帳的抵銷端。大多數機構都會使用「資金」做為主要平衡 Worktag。當您的用戶使用 Worktag 平衡時，您必須︰在 Workday Student Financials 中建立任何交易之前，請先配置 Worktag 平衡。請為超額學生繳費定義預設的平衡 Worktag，因為超額學生繳費不會繼承相關交易的平衡 Worktag。 Worktag 平衡一旦啟用後，便無法停用。
期間關帳活動群組	將學生交易分組，以便在不關閉整個分類帳期間的情況下關閉交易。請參閱「概念︰分類帳關帳活動群組」。
將學生交易日記帳明細分組	在「編輯用戶設定 - 學生」任務中選取此核取方塊，將學生費用交易分組，藉此合併營業日記帳。這會將同一個職務執行期間建立的個別學生應收帳款日記帳明細匯總為單一日記帳，也會匯總相關的公司間和 Worktag 間日記帳明細。啟用此功能後，您可以稍後停用，但不會取消或迴轉 Workday 已分組費用的日記帳。您可能需要手動建立一些日記帳分錄。

安全

網域	注意事項
設定︰「學術基礎」功能區中的「學術結構」。設定︰「學術人員」功能區中的「學術單位」。	可讓您將公司與學術單位建立關聯。
請在以下功能區中「設定︰啟用 Worktag」︰共同財務管理 Worktag	可讓您配置可用於學生交易項目的 Worktag 和相關 Worktag。
「學生財務」功能區中的「管理︰獎助學金贊助單位合約處理」。「設定︰獎助學金功能區」中的「學生資助項目」。「Set Up: Student Charges」，位於「Student Financials」功能區。「設定︰學生減免費用」，位於「學生財務」功能區。	可讓您為學生交易配置收入種類、支出種類、Worktag 和相關 Worktag。

業務流程

沒有影響。

使用於報告

報告或儀表板	注意事項
維護相關 Worktag 用途	配置學生交易可用或必要的 Worktag 類型，例如學生費用或學生資助。
維護 Worktag 用途	配置學生交易可用或必要的主要和其他 Worktag 類型。這些 Worktag 類型可包含學生費用或學生資助。
檢視科目過帳規則集	配置學生交易的科目過帳規則。
Worktag可標記項目的類型	檢視您可為學生交易配置的 Worktag 類型。

整合

沒有影響。

人脈與觸點

功能	注意事項
Workday Financial Management	在 Workday Financial Management 中配置公司、會計結構和 Worktag。
Workday 獎助學金	獎助學金管理者必須為學生資助項目配置會計詳細資料。

Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可幫助您了解用戶中的配置關係。在 Workday Community 深入了解Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件) 。