設定注意事項︰學生暫停
本主題有助於您在規劃學生暫停使用的配置和使用方式時做出決定。主要內容包括︰
- 設定其他行事曆的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
功能用途
「學生暫停」是您置於流程中的區塊，例如報名課程或接受獎助學金。在學生解決暫停原因之前，暫停狀態會一直生效。
Workday 中的學生暫停使用 3 個屬性內容︰
- 暫緩原因，例如逾期付款或圖書館書籍逾期。
- 暫緩類型「」，例如不符合報名其他課程或接收學習履歷的資格。
- 暫停環境定義，例如封鎖所有機構或下層機構的流程。
商業效益
透過學生暫停，您可以︰
- 建立您機構特有的暫停原因，協助您執行機構政策。
- 為 1 個暫緩原因配置多種暫緩類型，節省您的時間和精力。
- 出於暫停原因設定分段安全性。確保適當的使用者有權建立、套用、覆寫和移除暫停原因。
- 根據您定義的條件，自動將整批暫停套用至學生群組。整批暫停使用，因此無需為每個學生單獨建立暫停使用。
- 設定具有核准和通知功能的業務流程，讓您有效率地管理暫緩項目。
使用個案
如果學生符合以下條件，您可以套用暫停註冊或畢業︰
- 有逾期餘額。
- 未在高四之前申報專業。
- 錯過上課。
- 成績過低或不及格。
- 未遵守大學政策。
- 缺少聯邦驗證。
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
您要配置哪些暫緩原因？ | 請根據您的機構政策調整暫緩原因。
請確認您的︰
|
根據您配置的原因，哪些暫停類型最適合？ | 您要因暫停使用原因而封鎖的流程。例如，您可以阻止有圖書館書籍逾期的學生報名更多課程並取得學習履歷。 |
您要在何種環境中套用暫停項目？ | 暫停類型的環境定義。例如，您可以阻止學生註冊所有機構的課程，或僅阻止 1 個機構註冊課程。 |
您要如何配置暫停的安全性？ | 若要確保暫停使用，請考慮哪些群組可以︰
您可以使用分段安全功能來設定暫緩原因。請考慮是否要建立分段安全群組，以建立和管理不同的暫停原因。 |
您要在何時使用整批暫停或個別暫停？ | 包括︰
|
您是否需要覆寫特定時段的暫停使用狀態？ | 請記住特殊情況下的例外情況。
將存取權授予較少的使用者，以移除和覆寫暫停使用狀態。 |
建議
- 請將新的暫停原因新增至安全區段。只有在網域或業務流程安全原則中配置的群組有權存取新的原因。只有有權存取此安全區段的使用者才能看到新的暫緩原因。
- 建立「全面涵蓋」區段，並授予群組存取該區段的權限。Workday 會取得使用者最廣泛的安全存取權。請謹慎使用您授予未分段群組的安全性存取權。
- 調整「存取暫停原因」網域的安全存取權，以及「覆寫學生暫停指派」和「移除學生暫停事件事件」業務流程。
- 直接在業務流程中配置分段安全群組。您之所以可以這麼做，是因為暫停原因會起始業務流程。
- 在業務流程原則上配置安全群組時，請記住︰
- 使用者型群組有權覆寫或移除任何暫停的指派。
- 角色型群組可覆寫或移除任何暫停的指派。若要覆寫或移除，他們必須具有與指派暫停原因相關聯的學術單位或學術層級的角色。
- 區段型群組擁有以下權限︰覆寫或移除其安全區段中的任何暫停指派 (無論任何原因)。
- 設定整批暫停的檢閱流程。
- 確認「整批作業管理執行」自訂報告會在 5 分鐘內執行；否則會逾時。
要求
無影響。
限制
您無法將暫停學習履歷套用至作用中的學生或歷史學術記錄。取消暫停作用中學生或歷史學術記錄的學習履歷，可讓您輕鬆管理位於多個機構的學生。
用戶設定
無影響。
安全性
請在「動作項目與暫停」功能區中配置以下安全網域︰
網域 | 注意事項 |
|---|---|
存取暫停原因
| 提供以下權限︰從 「申請學生暫停使用 」業務流程的「 暫停原因」 提示中存取暫停原因。
您可以將以下任何類型的安全群組新增至網域︰
請確定 「整批作業管理」 任務設定的使用者可以檢視相關的暫緩原因。 |
管理︰套用暫停項目
| 考量哪些人可以根據哪些暫緩原因套用暫緩。範例︰獎助學金辦公室的總務長可申請暫停付款，而招生辦公室的人員則可申請暫停註冊。
決定誰有權存取 「更新學生暫停」 任務，才能編輯暫停項目。為有權存取暫停原因的使用者啟用存取權。 |
設定︰暫緩原因
| 決定哪些使用者可以建立暫緩原因。
若要限制對暫停原因的存取，請配置分段安全性。 |
設定︰暫停原因區段
| 評估哪些群組或使用者可因暫停原因建立和管理安全區段。
如果使用者或群組可以建立暫停原因，請為他們授予權限，以便將這些原因放入安全區段中。 新建暫停原因時，請評估是否要將這些原因新增至新的或現有的安全區段。 |
業務流程
業務流程 | 說明 |
|---|---|
應徵學生暫停事件
| 對學生帳戶套用暫停使用狀態。 |
完成動作項目事件
| 定義動作項目，上傳文件並送交核准 (若已配置)。 |
覆寫學生暫停指派
| 啟用暫停指派的臨時覆寫功能。 |
移除學生暫停使用事件
| 解除學生帳戶的暫停使用狀態。 |
報告
報告名稱 | 說明 |
|---|---|
尋找學生暫停使用原因
| 可讓您依學術層級、學術單位和暫停類型檢視所有暫停項目，包括非作用中的暫停項目。 |
尋找暫停使用的學生
| 可讓您依暫停類型和暫停原因檢視學生。 |
檢視作用中的暫停項目
| 可讓您檢視學生的作用中暫停使用狀態。 |
檢視已解除的暫停項目
| 可讓您檢視學生的已解決暫停項目。 |
檢視已排定的整批套用暫停執行作業
| 當 Workday 使用「整批作業管理」套用多個暫停項目時，可讓您檢視排定的執行作業。 |
檢視已排定的整批移除暫停執行作業
| 當 Workday 使用「整批作業管理」移除多個暫停時，可讓您檢視排定的執行作業。 |
整合
您可以使用以下 Web 服務作業，取得有關學生暫緩和暫緩原因的詳細資訊，並加以套用︰
- 取得學生的暫停指派
- 取得學生暫停使用原因
- 將學生「暫停」指派
- 更新學生暫停原因
您可以使用以下 Web 服務，在第三方系統中將與暫停相關的動作項目指派給學生，並將學生的回覆傳至 Workday︰
- 取得完成動作項目事件
- 完成動作項目事件
連結和觸點
Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。請前往 Workday Community 深入了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。