設定注意事項：供應商
在規劃供應商的配置和使用時，此主題可做為決策參考。主要內容包括︰
- 設定其他行事曆的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
功能用途
您可以設定及管理供應商，為您的組織採購商品, 貨物、服務和臨時人力。
商業效益
供應商功能提供：
- 為您的企業與供應商提供協同作業的環境。
- 可自訂的工具可協助您有效管理資訊流、組織政策和業務流程。
- 提供分析與報告，讓您可檢視性掌握公司支出的相關資訊，並製定明智的決策。
- 能力在您的Workday用戶中執行交易的供應商「」。
使用個案
- 聯絡潛在供應商，並在您的Workday用戶中擷取重要的供應商資訊。
- 註冊供應商並建立供應商帳戶。
- 讓您的供應商能夠：
- 將自己的型錄和採購項目載入Workday ，即可在Workday中建立可搜尋的商品, 貨物目錄、服務目錄和臨時人力目錄。
- 檢視及核准採購單和報價邀請 (RFQ)。
- 記錄時間與任務。
- 根據專案服務採購單 (PO) 記錄活動。
- 開立供您核准與付款的發票
- 自行維護聯絡資訊。
- 產生支出總覽報告，或按支出種類或個別供應商檢視支出資金。
- 為您的供應商設定Workday帳戶，即可在供應商入口網站中完成從請購單到給付週期。
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
您希望使用者對供應商交易和報告具有何種安全權限？ | 您可以配置及自訂區段安全性，以限制員工在報告和交易中只能存取供應商。對供應商擁有適當區段存取權的使用者可以：
範例：建立一個 IT 經理人員區段型安全群組。然後，您可以編輯網域存取權，讓只有 IT 經理人員可以建立 IT 供應商並啟動與 IT 硬體供應商的交易。 |
您希望如何在Workday中組織供應商？ | 為了方便您在報告中尋找供應商，您可以根據以下條件整理供應商︰
若要限制對特定供應商子集的存取，請使用供應商群組或種類，以及供應商分段安全功能。 然後，您可以配置供應商群組基本資料、顯示基本資料群組分頁，並在供應商文件上新增自訂報告。 |
您打算如何擷取供應商資訊？ | 供應商聯絡人問卷可讓您收集有關供應商及其聯絡人的特定資訊。
配置入口網站時，納入Workday提供的問卷，或為特定供應商或供應商分組建立自訂問卷。 使用 「供應商申請」 流程，透過供應商入口網站，直接傳送資訊申請給您的供應商。 |
您要為供應商設定哪些付款條件？ | 您可以為一個供應商或供應商群組建立自訂付款條件，然後將其套用至其所有採購文件。
您可以配置：
|
您希望如何在Workday中檢視供應商資訊？ | 您可以配置供應商的綜合檢視，讓使用者更容易從單一來源存取資訊，包括：
供應商可依優先順序排列，方便採購員在建立存貨和定期自動補貨補貨項目的請購單時使用主要供應商。 |
您打算如何管理擁有多個據點和地點的供應商？ | 您可以在請購單和採購單上從不同的供應商據點訂購，讓您將供應商訂購據點和供應商收款人脈資訊連結，而無需建立多個供應商記錄。 |
建議
為達最佳效能，在供應商綜合檢視基本資料中配置顯示自訂報告時，請選取不超過 10 個報告。
要求
如果約僱人員是透過支付員工薪資的人事顧問公司或第三方公司工作，請將該人事顧問公司建立為供應商「」。您必須以約僱人員員工的合約員工。
為符合聯邦、州或地方政府的要求，請為您的供應商「」新增適當的分類。
限制
無影響。
用戶設定
若要錄製銀行結算帳戶中供應商名稱及其詳細資料的正確發音，請在
「編輯用戶設定 - 全域」
任務中啟用讀音名稱。您可以在
編輯用戶設定 - 系統
任務中，供應商業務文件的附件檔案類型。安全性
請使用
「功能區」
報告並依供應商
篩選條件，以尋找安全網域。下表說明了您需要使用的部分安全網域：
Domain (網域) | 注意事項 |
|---|---|
Set Up: Supplier
| 可讓您建立新的供應商。 |
Set Up: Supplier Maintenance
| 可讓您建立新的供應商並管理現有的供應商。 |
設定︰供應商安全區段
| 可讓您透過以下方式限制對供應商交易和報告的存取︰
|
設定︰供應商聯絡人
| 可讓您設定和維護供應商聯絡人資訊，以及檢視相關報告。 |
設定︰供應商種類
| 可讓您建立供應商種類來整理供應商，以利搜尋和報告用途。 |
Set Up: Supplier Administration
| 可讓您限制只有供應商管理者可以存取任務和報告。 |
設定︰支出外部當事人支票
| 可讓您設定和維護與外部 API 的整合。 |
流程︰供應商申請
| 可讓您處理供應商申請以及檢視相關報告。 |
流程︰供應商申請 - 取消
| 可讓您取消已建立的供應商申請。您必須對 「設定︰供應商管理」 擁有檢視和修改權限，才能取消其他使用者建立的供應商申請。 |
業務流程
業務流程 | 注意事項 |
|---|---|
型錄載入
供應商發票事件 | 若要讓供應商聯絡人將型錄項目載入您的供應商入口網站，請新增︰
|
下單供應商連結方事件
| 可為主要供應商設定替代地點，以便從特定據點訂購。
您可以使用業務流程根據供應商連結方詳細資料傳送訂單以供核准。 |
潛在供應商申請事件
| 控制潛在供應商的自助註冊。 |
採購單事件
| 允許供應商聯絡人使用 「供應商協作」 步驟核准您的採購單。 |
供應商變更事件
| 變更供應商詳細資料，以維護或設定供應商資訊。
使用 「制裁名單篩選」 服務步驟，核對供應商名稱與國際貿易管理局 (ITA) 核發的合併篩選名單。 |
供應商聯絡資訊變更事件
| 可讓使用者使用「 變更供應商 聯絡資訊」任務來更新供應商聯絡人資訊。
只能將以下使用者新增至此業務流程︰
|
供應商事件
| 控制供應商的核准流程。
您可以根據組織角色、成本中心和公司設定條件式工作流程。 若要檢閱和更新可追踪資產明細，請包含「 檢閱資產的可追踪資產明細 」動作步驟。若要非員工的起始者配置角色型安全群組，您可以在業務流程定義中，將安全群組的核准步驟從角色型變更為使用者型。 使用 「制裁名單篩選」 服務步驟，核對供應商名稱與國際貿易管理局 (ITA) 核發的合併篩選名單。 |
供應商收款連結方事件
| 配置以設定條件，以建立供應商連結方，將發票和付款匯給不同的供應商聯絡人資料。 |
報告
請使用這些報告取得以下資訊：
- 您在商品, 貨物和服務上的支出金額。
- 您買的是什麼。
- 向誰購買。
報告 | 注意事項 |
|---|---|
發票支出分析
| 追踪您的企業在供應商發票上的支出。檢視圖形並向下探資料發票支出的詳細資料，以了解公司支出的趨勢。 |
採購卡的支出分析
| 對外部外部網站採購採購支出，與對已開立發票的採購支出，採用同等程度的監督。 |
主要供應商 - 依支出
| 檢視您的企業最常用於尋購的供應商清單。 |
使用這些報告了解您的企業目前如何管理支出，並透過以下方式深入深度解析節省資金的潛能機會：
- 識別透過非計畫支出而接觸到的供應商，以協商合約與折扣。
- 合併支出
報告 | 注意事項 |
|---|---|
計畫內與計畫外的發票支出
| 比較您管理的已開發票卡支出與未管理的發票支出。 |
計畫內與計畫外的採購卡支出
| 比較您管理的採購卡支出與未管理的外部網站採購支出。 |
使用這些報告可協助您了解︰
- 您目前欠每個供應商的金額 ( )。
- 未開立發票的支出比例。
- 您目前和預測的未來給付負債。
報告 | 注意事項 |
|---|---|
應付帳款帳齡
| 檢視帳齡群組 ()中不同歷經時間種類的應付金額、任何待處理付款，以及各供應商的總金額。 |
應付帳款帳齡詳細資料
| 按歷經時間範圍檢視各供應商的未結應付金額。詳細資料包含未付款或已部分付款的付款，以及所有歷經時間區間的總計。 |
這些報告可用來︰
- 檢視現有供應商的變更。
- 追踪新供應商的核准狀況。
- 檢視和偵測潛能的重複供應商。
報告 | 注意事項 |
|---|---|
尋找供應商活動
| 檢視所有未結和進行中的作業供應商申請與供應商事件 |
供應商變更記錄
| 檢視以下供應商資訊種類記錄的變更︰
|
尋找重複的供應商
| 偵測和檢視潛能的供應商記錄重複項目。
您也可以使用供應商複製資料報告資料來源，為供應商副本建立自訂報告。 |
整合
您可以建置整合範本以支援不同的EDI檔案格式：
整合範本 | 說明 |
|---|---|
採購單EDI 850 外傳
| 以美國標準委員會 (ASC) X12 850 EDI格式匯出採購單。 |
供應商發票EDI 810 (內傳)
| 可匯入美國標準委員會 (ASC) X12 810 EDI格式的供應商發票。 |
出貨預先通知EDI 856 (傳入)
| 以美國標準委員會 (ASC) X12 856 EDI格式匯入任何出貨預先通知。 |
採購單確認EDI 855 (內傳)
| 可匯入美國標準委員會 (ASC) X12 855 EDI格式的採購單確認。 |
連結和觸點
供應商功能可與Workday中的以下區域互動：
功能 | 注意事項 |
|---|---|
存貨 | 完成申請至給付週期後，您便可：
|
供應商帳戶 | 您可以建立和排程採購單、記錄臨時員工的工時，以及產生供應商發票。 |
供應商合約 | 您可將報價邀請決標給成功的供應商，並設定和處理排定的採購單。 |
財務會計 | 您可以根據已核准的未開立發票的收料單、供應商發票，以及僅付費的商品, 貨物和服務採購單，建立應計收料項目。 |
銀行業務與結算 | 您可以驗證採購卡交易。 |
企業資產 | 您可以追踪公司透過採購流程取得的資產。包括︰
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