設定注意事項︰供應商
本主題內容可為您規劃供應商的配置和使用時提供參考。主要內容包括︰
- 設定其他行事曆的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
功能用途
您可以設定和管理供應商，以便為組織採購商品、服務和約僱人員。
商業效益
供應商功能提供︰
- 為您的企業及其供應商打造的協同作業環境。
- 可自訂的工具，協助您有效管理資訊流、組織原則和業務流程。
- 分析和報告可讓您深入了解公司支出，幫助您做出明智的決定。
- 您的供應商在您的 Workday 用戶中有執行交易的功能。
使用個案
- 在 Workday 用戶中與潛在供應商聯絡並擷取必要的供應商資訊。
- 註冊供應商並建立供應商帳戶。
- 讓您的供應商能夠︰
- 將自己的型錄和採購項目載入 Workday，即可在 Workday 內產生商品、服務和約僱人員型錄的可搜尋目錄。
- 檢視及核准採購單和報價邀請 (RFQ)。
- 記錄工時和任務。
- 依據專案服務採購單 (PO) 記錄活動。
- 開立待您核准並付款的發票。
- 維護自己的聯絡資訊。
- 產生支出總覽報告，或依支出種類或個別供應商查看轉出資金。
- 為供應商設定 Workday 帳戶，以便在供應商入口網站中完成整個請購到付款週期。
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
您希望使用者對供應商交易和報告具有何種安全權限？ | 您可以配置和自訂分段安全性，以限制員工在報告和交易上存取供應商的權限。具有供應商適當區段存取權的使用者可以︰
範例︰建立 IT 經理人員區段型安全群組。然後，您可以編輯網域存取權，以便只有 IT 經理人員可以建立 IT 供應商，並啟動與 IT 硬件供應商的交易。 |
您希望如何在 Workday 中組織供應商？ | 為方便您在報告中找到供應商，您可以依據以下項目來組織供應商︰
若要限制存取某些供應商子集，請使用供應商群組或種類以及供應商分段安全功能。 然後，您可以配置供應商群組基本資料、顯示基本資料群組分頁，以及在供應商文件上新增自訂報告。 |
您打算如何擷取供應商資訊？ | 供應商聯絡人問卷可讓您收集供應商及其聯絡人的特定資訊。
配置入口網站時，納入 Workday 提供的問卷，或為特定供應商或供應商分組建立自訂問卷。 使用 「供應商申請」 流程，透過供應商入口網站直接傳送資訊申請給您的供應商。 |
您要為供應商設定哪些付款條件？ | 您可以為一個或多個供應商建立自訂付款條件，然後將其套用至所有採購文件。
您可以配置︰
|
您希望如何在 Workday 中檢視供應商資訊？ | 您可以配置供應商的綜合檢視，讓使用者更輕鬆地從單一來源存取資訊，這些資訊包括︰
依優先順序排列供應商，讓採購員在建立存貨和定期自動補貨項目的請購單時，可以更輕鬆地使用主要供應商。 |
您打算如何管理具有多個據點和地點的供應商？ | 您可以從請購單和採購單上的不同供應商據點訂購，讓您能夠連結供應商訂購據點和供應商收款連結方資訊，而無需建立多個供應商記錄。 |
建議
當您配置自訂報告以顯示在供應商綜合檢視設定檔上時，為達最佳效能，選取的報告不要超過 10 個。
要求
如果約僱人員是透過公司給付給員工的機構或第三方公司工作，請將該機構建立為供應商。您必須以約僱人員的身分與員工簽約。
為符合聯邦、州或當地政府的要求，請為您的供應商新增適當的分類。
限制
無影響。
用戶設定
若要在結算銀行帳戶上記錄供應商名稱和詳細資料的正確發音，請在
「編輯用戶設定 - 全域」
任務中啟用拼音名稱。您可以在
「編輯用戶設定 - 系統」
任務中，指定供應商業務文件的附件檔案類型。安全性
請使用
「功能區的網域安全原則」
報告並依 供應商
篩選，以尋找安全網域。下表說明了您需要的部分安全網域︰
Domain (網域) | 注意事項 |
|---|---|
設定︰供應商
| 可讓您建立新的供應商。 |
設定︰供應商維護
| 可讓您建立新的供應商和管理現有的供應商。 |
設定︰供應商安全區段
| 可讓您透過以下方式限制對供應商交易和報告的存取︰
|
設定︰供應商聯絡人
| 可讓您設定和維護供應商聯絡資訊，以及檢視相關報告。 |
設定︰供應商據點
| 可讓您在 Workday 中設定外部供應商網站。 |
設定︰供應商種類
| 可讓您建立供應商種類，以便將供應商組織起來，以便進行搜尋和報告。 |
設定︰供應商管理
| 可讓您將任務和報告的存取權限僅限於供應商管理者。 |
設定︰支出外部人員支票
| 方便您設定及維護與外部 API 的整合。 |
流程︰供應商申請
| 方便您處理供應商申請以及檢視相關報告。 |
流程︰供應商申請 - 取消
| 可讓您取消已建立的供應商申請。您必須對 「設定︰供應商管理」 具有檢視和修改權限，才能取消其他使用者建立的供應商申請。 |
業務流程
業務流程 | 注意事項 |
|---|---|
型錄載入
供應商發票事件 | 若要讓供應商聯絡人將型錄項目載入您的外部供應商網站，請新增︰
|
下單供應商連結方事件
| 配置此選項可為主要供應商設定其他地點，以便從特定據點進行訂購。
您可以使用此業務流程，將供應商連結方詳細資料中的訂單送交審核。 |
潛在供應商申請事件
| 控制潛在供應商的自助註冊。 |
採購單事件
| 允許供應商聯絡人使用 「供應商協作」 步驟核准您的採購單。 |
供應商變更事件
| 變更供應商詳細資料，以維護或設定供應商資訊。
使用 「制裁名單篩選」 服務步驟，將供應商名稱與國際貿易管理局 (ITA) 提供的「合併篩選名單」進行核對。 |
供應商聯絡資訊變更事件
| 允許使用者使用 「變更供應商聯絡資訊」 任務來更新供應商聯絡人的資訊。
只能將以下使用者新增至此業務流程︰
|
供應商事件
| 控制供應商的核准流程。
您可以依據組織角色、成本中心和公司來設定條件式工作流程。 若要檢閱和更新可追踪資產明細，請包含「 檢閱資產的可追踪明細」 動作步驟。若要為非員工起始者配置角色型安全群組，您可以在業務流程定義中，將安全群組的核准步驟從角色型變更為使用者型。 使用 「制裁名單篩選」 服務步驟，將供應商名稱與國際貿易管理局 (ITA) 提供的「合併篩選名單」進行核對。 |
供應商收款連結方事件
| 配置以設定條件，建立供應商連結方，將發票和付款匯給不同的供應商聯絡詳細資料。 |
報告
使用這些報告可取得以下資訊︰
- 您在商品和服務上的支出金額。
- 您要購買的內容
- 您要向誰購買。
報告 | 注意事項 |
|---|---|
發票支出分析
| 追踪您的企業在供應商發票上的支出。檢視圖形並向下探查發票支出詳細資料，了解公司支出趨勢。 |
採購卡的支出分析
| 對外部網站採購支出，與對已開立發票的採購支出，採用同等程度的監督。 |
主要供應商 - 依支出
| 檢視您的企業最常用於尋源的供應商清單。 |
使用這些報告來了解您的企業目前是如何管理支出的，並透過以下方式深入了解節省資金的潛在機會︰
- 識別與計畫外支出相關的供應商，協商合約和折扣。
- 合併支出
報告 | 注意事項 |
|---|---|
計畫內與計畫外的發票支出
| 比較您管理的已開發票信用卡支出與未管理的發票支出。 |
計畫內與計畫外的採購卡支出
| 比較您管理的採購卡支出與未管理的外部網站採購支出。 |
這些報告可協助您了解︰
- 您目前欠每個供應商的金額。
- 未開立發票的支出比例。
- 您目前和預測的未來付款負債。
報告 | 注意事項 |
|---|---|
應付帳款帳齡
| 檢視帳齡群組中不同帳齡種類的應付金額、任何待處理付款，以及每個供應商的總金額。 |
應付帳款帳齡詳細資料
| 依帳齡區間檢視供應商的未結應付金額。詳細資料包含未付款或部分付款，以及所有帳齡區間的總計。 |
這些報告可用來︰
- 檢視現有供應商的變更。
- 追踪新供應商的核准狀況。
- 檢視和偵測潛在的重複供應商。
報告 | 注意事項 |
|---|---|
尋找供應商事件
| 檢視所有未結和進行中的作業 供應商申請和供應商事件 |
供應商變更記錄
| 檢視以下供應商資訊種類記錄的變更︰
|
尋找重複的供應商
| 偵測和檢視可能重複的供應商記錄。
您也可以使用 供應商複製 報告資料來源，為重複的供應商建立自訂報告。 |
整合
您可以建立整合範本以支援不同的 EDI 檔案格式︰
整合範本 | 說明 |
|---|---|
採購單 EDI 850 外傳
| 以美國標準委員會 (ASC) X12 850 EDI 格式匯出採購單。 |
供應商發票 EDI 810 內傳
| 以美國標準委員會 (ASC) X12 810 EDI 格式匯入供應商發票。 |
出貨預先通知 EDI 856 內傳
| 匯入美國標準委員會 (ASC) X12 856 EDI 格式的任何出貨預先通知。 |
採購單確認 EDI 855 內傳
| 以美國標準委員會 (ASC) X12 855 EDI 格式匯入採購單確認。 |
連結和觸點
供應商功能會與 Workday 中的以下區域互動︰
功能 | 注意事項 |
|---|---|
存貨 | 您可以完成「申請至付款」週期，並︰
|
供應商帳戶 | 您可以建立和排程採購單、記錄約僱人員的工時，以及產生供應商發票。 |
供應商合約 | 您可以為中選的供應商啟用報價決標，並設定和處理排定的採購單。 |
財務會計 | 您可以根據已核准、未開立發票的收料單、供應商發票，以及用於商品和服務的僅付費採購單，建立應計收料單。 |
銀行業務與結算 | 您可以驗證採購卡交易。 |
企業資產 | 您可以追踪公司透過採購流程取得的資產。包括︰
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