步驟︰從採購單確認自動變更
您可以自動更新採購單，以將採購單確認 (POA) 中已核准的變更納入考量。此流程包括為已啟用的供應商處理供應商建議的項目替代。當供應商在採購單確認流程中拒絕採購單時，您也可以自動關閉已拒絕的採購單明細。使用變更單更新採購單時，您也可以檢視供應商對採購單所做的變更。
- 從供應商存取「建立供應商變更」相關動作，並在採購設定區段中為您要啟用此功能的每個供應商勾選「啟用採購單確認項目替代」核取方塊。
- 在「採購單確認事件」業務流程中配置「啟用從採購單確認自動更新」服務步驟。您只能將此服務步驟新增至業務流程完成步驟之後。Workday 會找出價格、數量或計量單位變更已核准的採購單確認明細。配置服務步驟時，您可以選取「拒絕時關閉採購單明細」動作，讓 Workday 自動關閉拒絕的採購單明細。
- 若要透過 EDI 855 整合支援項目取代，請存取「維護項目 ID 類型」任務，並確認已為整合對應 (通常為 VC、VN 或 VP) 配置供應商型錄編號。
- 若要透過 EDI 855 整合支援項目取代，請存取POA 系統整合，並確認已為整合對應 (通常為 VC、VN 或 VP) 配置供應商型錄編號。
- (選用) 存取「維護採購條件規則」任務。配置POA - 禁止變更單規則，新增替代項目的自訂驗證。
- (選用) 存取「已確認有變更的採購單明細」報告。您可以檢視供應商對採購單明細所做的變更。您也可以檢查明細是否適用自動更新。您可以從此報告複製並建立自訂報告，以篩選特定類型的變更，並使用此報告做為「排定從採購單確認的自動更新時間」任務的輸入資料。範例︰ 您想要在以下情況下自動建立變更單︰ 明細 有數量或計量單位，但沒有價格。建立自訂報告以篩選單位成本變更，並選取報告做為排程任務的輸入，以自動變更數量和計量單位。
- (選用) 存取維護自訂驗證報告。您可以在採購單自訂驗證中新增條件，以排除「排定從採購單確認的自動更新時間」任務自動建立的變更單。預設情況下，當您啟用 Workday 以根據採購單更新自動建立變更單時，採購單的任何自訂驗證也會套用至變更單。範例︰您想要要求所有變更單都必須有「變更單原因」備註，但不想在 Workday 自動建立的變更單中加入這些備註。您為採購單建立了自訂驗證以要求填寫「變更單原因備註」，並在自訂驗證中指定條件以排除自動建立的變更單。安全性︰「Set Up: Custom Validations」網域，位於「Common Financial Management」功能區中。請參閱 「配置自訂驗證訊息」。
- 存取「排定從採購單確認中自動更新的時間」任務。您可以排定作業，同時自動執行以下其中一項或兩項動作︰
- 建立和核髮變更單。變更單包含供應商對採購單明細所做的任何更新。
- 在採購單確認流程中拒絕採購單後，關閉採購單明細。
您還可以︰- 自動處理採購單明細的更新。
- 使用篩選條件排除您不想自動更新的變更單。
Workday 會從採購單確認 (POA) 建立變更單以供核准。Workday 也會自動關閉在採購單確認流程中被拒絕的採購單的採購單明細。
您可以配置採購單確認，以檢視每個供應商的短缺項目。如果您核准有新數量的變更，則可自動建立變更單。
您也可以設定條件規則，以核准數量、價格或計量單位的自動變更。
您可以使用以下報告欄位建立自訂報告，以檢視含有變更的採購單確認資訊，並檢閱變更單上的任何錯誤︰
- 自動更新發生錯誤
- 來自採購單確認的變更單
- 錯誤訊息
- 採購單明細