跳至主要內容
文件
文件
Administrator Guide
上次更新時間 ：2026-04-03
步驟︰整批關閉採購文件

步驟︰整批關閉採購文件

建立可關閉的採購文件。
當您的組織不再需要處理下游活動 (例如收料單或供應商發票) 時，關閉採購文件。您可以關閉、重啟或再次關閉已完成批次：
  • 採購單 (PO)。
  • 請購
  • 供應商合約。
您可以篩選條件具有類似特徵的文件，例如︰在某個日期範圍內、具有相同 Worktag 或相同供應商的文件。
使用採購的承諾會計時，您可以清算與文件相關聯的承諾準備金和義務準備金。
  1. (選用) 存取
    管理整批關閉採購文件的排除項目
    任務。
    選取要從整批關帳中手動排除的採購單，例如當您打算將採購單結轉至下一個會計期間時。當您為採購單設定排除項目時， Workday不會顯示該項目，以供在
    整批關閉採購文件
    任務中選取。
    安全性︰「Procurement」功能區中的
    「Process: Purchase Order - Exclude from Mass Off」
    網域。
  2. 存取
    整批關閉採購文件
    任務。
    執行此任務時，請參考以下說明︰
    選項 說明
    會計日期覆寫
    您輸入的日期可以是前一個開放期間或目前的開放期間。在關帳流程中建立的清算項目使用此會計日期。
    低於允差百分比時關閉
    您輸入的未完成請購, 請購單總數在達到關閉條件前所佔的百分比
    範例：您將
    「低於容差百分比」的關閉百分比
    指定為
    5%
     。當請購, 請購單數量為 100 件時，您可以關閉收到數量為 95 件 (含) 以上的請購單或採購單。
    低於容差金額時關閉
    容差貨幣
    在達到關閉條件前，請購, 請購單或採購單總計中未結清的金額。
    範例：您將
    「低於容差的關帳金額」
    指定為
    5,000
     ，將
    「容差貨幣」
    指定為
    「美元」
     。當總金額為 50,000 美元時，您可以關閉已收到總金額為 45,000 美元或更高的文件。
    Worktag
    範例：關閉過時成本中心和專案的文件。
    無活動天數
    自上次採購文件活動後經過的天數。
    當文件上的「整批關閉採購文件」任務自上次活動後的天數大於或等於「
    非活動天數
    」值時，採購文件會顯示在
    「整批關閉採購文件」
    任務中。Workday會根據採購文件中的
    「上次活動日期早於 (含)
     」欄位來計算金額。
    範例：您在
    整批關閉採購文件
    任務中，輸入了 30 的
    非活動天
    數值。某採購單的
    「最後活動日期早於 (含)」
    值為 2026 年 2 月 2 日。
    如果今天的日期為︰
    • 2026 年 3 月 5 日，這個採購單自上次活動後的天數為 32 天，該採購單將顯示在
      「整批關閉採購文件」
      任務中。
    • 2026 年 2 月 20 日，此採購單自上次執行上次活動後已經過去 18 天。此採購單不會在 2026 年 2 月 2 日的
      「整批關閉採購文件」
      任務中顯示，因為距離上次活動尚未超過 30 天。
    Workday會將文件的建立日期設為初始值
    「上次活動日期早於 (含
    )」。在下列情況下會更新值︰
    • 您對採購文件進行變更，例如更新標頭或明細。
    • 發生源自文件的下游活動，例如從原始採購單建立收料。
    安全性：配置「
    採購文件整批動作事件」
    業務流程和安全原則。
存取
尋找採購整批關閉申請
報告以檢閱整批關閉申請，並存取已關閉的業務文件。
在下列情況下，可存取
整批重啟採購文件
任務：
  • 關閉包含錯誤的文件。
  • 過早關閉文件。
重啟可讓您進行變更、更正或新增，然後恢復為
「已關閉」
狀態。
  • 已重啟的採購單會還原為
    「已核發」
    狀態。
  • 已重啟的徵才需求會還原為
    「已核准」
    狀態。
  • 重新開啟的供應商合約將還原為
    「順利完成」
    狀態。
  • 您只能重啟在目前開放的會計期間已關閉的請購單、採購單和供應商合約。
  • 對於承諾會計， Workday會復結果關閉採購文件而產生的清算金額。
再次存取
管理管理整批關閉採購文件中排除的項目
任務，即可在採購單符合關閉條件時移除排除項目。