跳至主要內容
文件
文件
Administrator Guide
上次更新時間 ：2023-06-23
步驟︰整批關閉採購文件

步驟︰整批關閉採購文件

建立可關閉的採購文件。
當您的組織不再需要處理後續活動時 (例如收料單或供應商發票)，關閉採購文件。您可以關閉、重新開啟，以及再次關閉已完成批次︰
  • 採購單 (PO)
  • 請購單
  • 供應商合約
您可以篩選具有類似特徵的文件，例如在某個日期範圍內、具有相同 Worktag 或相同供應商的文件。
使用採購的承諾會計時，您可以清算與文件相關聯的承諾和義務準備金。
  1. (選用) 存取「
    管理從整批關閉採購文件中排除的項目
     」任務。
    選取要從整批關帳中手動排除的採購單，例如當您要將採購單結轉至下一個會計期間時。當您對採購單設定排除項目時，Workday 不會將其顯示在
    「整批關閉採購文件」
     任務中以供選取。
    安全性︰
    「流程︰採購單 - 不包括從採購功能區」中的整批關閉
     網域。
  2. 存取
    「整批關閉採購文件」
     任務。
    執行此任務時，請參考以下說明︰
    選項 說明
    會計日期覆寫
    您輸入的日期可以是前一個開放期間或目前的開放期間。在關帳流程中建立的清算項目會使用此會計日期過帳。
    低於以下容差百分比時關閉
    您輸入的未完成百分比請購總數量在符合關閉條件前仍佔請購數量。
    例如，您將
    「低於容差百分比 (%)」的「關閉」
    指定為
    5%
    。當請購數量為 100 件時，您可以關閉收到數量為 95 件 (含) 以上的請購單或採購單。
    根據容差金額關閉
    容差貨幣
    請購單或採購單總計中的未結金額，即在達到關閉資格前，尚需支付的金額。
    範例︰您將
    「低於容差金額的關帳金額」
     指定為
    5,000
    ，並將
    「容差貨幣
    」指定為
    美元
     。當總金額為 50,000 美元時，您可以關閉已收到總金額為 45,000 美元 (含) 以上的文件。
    Worktag
    範例︰關閉過時成本中心和專案的文件。
    非活動天數
    例如，如果您指定 90 天，且今天是 3 月 31 日，則可以關閉自去年 12 月 31 日以來沒有任何活動的文件。
    安全性︰配置
    採購文件整批動作事件
     業務流程和安全性原則。
存取
「尋找採購整批關閉申請」
 報告，檢閱整批關閉申請，並存取已關閉的業務文件。
在下列情況下可存取
「整批重啟採購文件」
 任務︰
  • 關閉包含錯誤的文件。
  • 過早關閉文件。
重啟可讓您進行變更、更正或新增，然後將其還原為
已關閉
 狀態。
  • 已重啟的採購單狀態會還原為
    「已核發」
    。
  • 重新開放的請購會還原為
    「已核准」
     狀態。
  • 重新開啟的供應商合約會還原為
    「順利完成」
     狀態。
  • 您只能將在目前開放的會計期間內關閉的請購單、採購單和供應商合約重新開放。
  • 對於承諾準備金，Workday 會復原因關閉採購文件而產生的清算金額。
再次存取「
管理從整批關閉採購文件中排除的項目」
 任務，當採購單符合關閉條件時，即可移除排除項目。