驗證採購卡交易
- 配置採購卡交易驗證事件業務流程和安全原則。
- 在「採購卡交易事件」業務流程中加入「起始採購卡交易驗證公司間事件」動作步驟。
- 若要在整個採購卡交易驗證事件業務流程中執行預算檢查，請配置「預算檢查」動作步驟。
- 若要授權其他員工進行員工採購卡交易驗證︰
- 指派適當的組織類型和安全群組類型。
- 設定「流程︰採購卡交易驗證」網域的安全存取權。
- 指派安全群組，以委派「採購卡交易驗證事件」業務流程的起始步驟。
- 若要為公司間關係組織啟用採購卡驗證，請執行以下操作︰
- 配置「採購卡交易驗證公司間事件」業務流程和安全性原則。
- 在「採購卡交易事件」業務流程中加入「起始採購卡交易驗證公司間事件」動作步驟。
- 存取「編輯公司的公司間基本資料」任務，並在驗證時選取其他公司可用於公司間採購卡交易。
您可以為自己或其他員工驗證載入 Workday 中的採購卡交易。
- 請存取「驗證採購卡交易」或「驗證員工的採購卡交易」任務。
- 選取您要驗證的交易。
- 填寫「交易詳細資料」分頁時，請參考以下說明︰
選項 說明 新增選取此項可在驗證中包含其他交易。信用卡交易從提示中選取可用的交易。供應商從提示中選取供應商，以篩選採購單和供應商合約的結果。如果信用卡交易包含供應商，Workday 會填入供應商。採購單若要在驗證中包含採購單明細，請選取目前狀態為「已核發」的採購單。供應商合約若要在驗證中包含合約明細，請選取已核准的供應商合約。供應商合約類型不可包含採購單的「手動」或「排程」屬性。已收營業稅此欄位表示已對採購卡交易徵收營業稅，以支援報告和業務流程路由。預設稅務選項選取「計算自行評稅的稅金」選項時，您可以為公司信用卡交易自行評稅。預設稅務代碼選取此項以填入交易詳細資料明細中。稅額根據交易詳細資料明細計算出的稅額總和。 - 檢閱明細交易詳細資料，並視需要進行修改。
選項 說明 公司Workday 會根據驗證標頭填入公司。對於公司間交易，您可以從公司間交易設定中選取公司。項目/項目說明如果您為交易選取採購單或供應商合約，Workday 會填入並鎖定項目提示。您也可以從提示中選取項目或建立採購項目。Spend Category (支出種類)如果您從「項目」提示中選取值，Workday 會填入支出種類。如果交易與採購單或供應商合約相關，Workday 會鎖定此欄位。 - (選用) 若要將交易附件新增至附件區段，請上傳或拖放支援交易的檔案，例如收據。Workday 支援業務文件附件的「編輯用戶設定 - 系統」任務中列出的檔案類型。
- (選用) 從相關動作功能表中，選取預算檢查選項，以檢視或變更交易明細或拆分的預算日期。您可以決定在特定預算控制期間內，哪些交易要經過預算檢查。您可選取︰
- 「全選」核取方塊可觸發「預算日期」欄位，並更新交易中的所有明細。
- 並更新預算日期欄。
Workday 會同步支出交易明細和可報銷成本支出明細中的預算日期，以支援預算管控和補助支出管理。
- 採購卡驗證核准後，您將無法根據相關的供應商合約或採購單明細開立發票或接收。
- 對於與採購單或供應商合約相關的採購卡交易，Workday 會為交易金額的相關義務準備金建立清算日記帳。
- Workday 會在拆分層級 (而不是明細層級) 處理拆分明細，以便更清楚地了解採購詳細資料。
- 在下列情況下，您可能會看到借項和貸項之間的剩餘差額因貨幣換算︰
- 您的信用卡交易貨幣與計費貨幣不同，而計費貨幣與分類帳貨幣相同。
- 您的信用卡交易貨幣與分類帳貨幣相同，但與計費貨幣不同。
結算已核准的採購卡交易。結算流程會建立並結算交易。此流程完成時，Workday 會更新每筆付款的會計分錄。