設定注意事項：多重職務的薪資
本主題中的設定注意事項僅適用於以下國家/地區：
- 加拿大薪資系統
- 英國薪資
- 美國薪資系統
您在規劃多重職務薪資的配置和使用時，可參考此主題做出決策。主要內容包括︰
- 設定工時確認的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
概況
多重職務，也稱為其他職務或多個職位，可讓您為同時擔任多個職位的員工支付薪資。
在加拿大與美國薪資系統中， Workday會預設使用其中一個員工職位做為薪資處理的預設值。您需確定處理中的職位是否為：
- 一律使用主要職位，或
- 根據所選的職位屬性值，使用職位覆寫。
- 決定薪資計算的稅務主管機關。
- 顯示在給付結果的標頭中。
- 評估人力成本的會計配置。
商業效益
Workday中的「薪資多重職務」功能可減少手動工作，有效地支付一名擔任多個職位的正職員工。Workday支援目標每個職位：
- 職銜
- 個公司 (加拿大、美國)。
- 成本中心
- 跨國外派 (加拿大、美國)
- 職務基本資料
- 地點 (加拿大、美國)。
- 經理人員
- 薪資標準
- 排定時數
- 督導組織
對於加拿大和美國薪資系統，使用職位覆寫來決定要處理的職位，可以：
- 提高給付結果與報告的清晰度。
- 減少會計調整。
- 依據對您的業務有意義的職位屬性產生稅金和會計分錄。
使用個案
有效支付員工薪資：
- 職位在不同公司的員工
- 其薪資費率依職位而異。
- 依據工作時數從不同成本中心收取工作費用的人員。
- 同一位部門經理人員曾在多個部門工作。
- 工作地點位於不同就業省份 (加拿大)。
- 工作地點位於不同州稅務主管機關 (美國)。
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
如何給付員工在不同公司的職位？(加拿大、美國) | 如果多重職務隸屬於多家公司，您可以依公司分開︰
您也可以支付員工的追溯差額，而不是目前主要公司(不包括跨國外派員工)。您可以使用其他隨需給付方式支付 1 或多個薪資期間的追溯差額，從而減少輸入付款時的手動工作量。只有員工在多家公司獲得給付結果時， Workday才會為員工計算這些公司的追溯差額。 |
如何根據職位地點處理員工稅金？(加拿大、美國) | 職務在不同公司或薪資群組中的員工會接收多個薪資結果。設定職位覆寫規則，讓Workday根據給付職位計算每項結果。
對於美國薪資系統，員工的州失業保險 (SUI) 授權機構一律是以主要職位的地點() 為準。某些地方稅也遵循 SUI 州/省。 對於職位在同一薪資群組和公司 ()的員工， Workday會依據處理職位 ()來計算稅額。 |
您要如何為每個職位分配薪資？(加拿大、美國) | 當您需要將員工的部分薪資分配給其他職務時，請使用依據職位的薪資組成。如果您不使用根據職位的薪資組成， Workday會將所有貨幣與成本計算預設到預設的處理職位。使用依據職位的薪資組成時， Workday會將實際套用至員工次要職位的成本中心 () 。不過，所有貸項分錄 (例如稅金) 都會在結果的處理職位中進行成本計算。當主要職位和次要職位有不同的薪資總值至淨值結果時 (例如，職位隸屬不同的公司)，該員工次要職位的成本中心「」將計算借方和貸方的成本。當收入或扣除額並非來自薪資輸入資料 ()時， Workday會將依據職位的收入與扣除額指派至員工職位。範例︰該收入來自薪酬。 |
期中是否需要變更職位或公司？(加拿大、美國) | Workday會回覆員工作業或公司的期中變更，按比例分配薪資結果。當員工身兼多重職務時， Workday會按比例套用薪資組成比例分配。為身兼多重職務的員工計算子期間結果時， Workday會同時按比例分配職位和員工型薪資組成。 |
何時可以開始其他職務？(英國) | 員工可以在薪資期間內的任何時間開始其他職務。Workday會套用薪資組成比例分配 ()。為擔任多重職務的員工計算子期間結果時， Workday會同時按比例分配職位和員工型薪資組成。 |
您的公司如何透過第三方系統追踪工時或一般休假？ | 您可以建立從Workday與第三方系統的整合，以載入每位正職員工的職位。整合會包含職位編號，而解析結果會顯示在薪資中。 |
員工具有單一作業，但相依任務而定的薪資標準 (例如服務員/調酒師)， Workday如何處理薪資？ | 當員工在同一個薪資組成有不同的費率時， Workday會在薪資單上將兩者一併拆分。在下列情況下， Workday不會依職位Worktag拆分薪資單：
|
員工在Workday中可以同時擁有多少其他職務？ | 一名員工可擔任的職位數量沒有限制。在「英國薪資」系統中，所有職位必須隸屬於同一公司和薪資群組 ()。 |
如何在其他管理者新增職務時納入步驟？ | 您可以配置 「新增其他職務」 業務流程，納入變更組織指派、核准、審查及指派薪資群組等步驟。 |
您是否有員工屬於多個薪資群組？(加拿大、美國) | 員工可以屬於多個具有多重職務的薪資群組。當您在員工基本資料中新增其他職務時，可為每個薪資群組指派一名員工。 |
在職務結束後，如何給付員工其他職務的費用？ | 您可以在執行種類中新增條件，在作業結束後支付員工的其他職務費用。(加拿大、美國)
在其他職務結束後，使用薪資輸入資料支付員工薪資。(英國) |
Workday何時可以處理多重職務的追溯差額？(英國) | 對於在同一家公司且具有多重職務或職位的員工，以及同一個薪資群組 ()， Workday會處理追溯差額。 |
Workday如何追踪不同薪資職位的工時？ | 非工時登錄員工(以薪資為依據) 員工的薪資會從薪酬流向薪資，且您可以指派依據職位的收入代碼。 |
Workday如何支付特殊休假員工的薪資？ | 在決定要為狀態為 「」 的員工處理哪些薪資組成時， Workday會考量特殊休假的類型。如果員工身兼多重職務，則以下列狀態為主︰
|
建議
建議您在設定收入或扣除額之前先確定是依據職位還是依據員工。收入或扣除額在使用後即無法變更。
當您希望適用資格參照職位的屬性時， Workday建議您不要為擔任多重職務的員工建立員工型薪資組成。
對於「加拿大和美國薪資」，當您設定決定薪資處理職位的規則時，您選取的生效日期必須晚於已完成、進行中或開放非週期性給付的薪資期間的結束日期。期中變更規則可能會影響其他週期計算 (美國的 FLSA 計算)，並結果追溯作業不受支援。
要求
使用
「編輯用戶設定 - HCM」
任務中的「職位設定選項」
欄位，配置您的用戶，使其支援多重職務。使用
「維護事件種類與原因」
任務，為其他職務建立種類與原因。在員工具有主要作業() 之前，您無法新增其他職務。
限制
Workday僅支援目標以下情況的多重職務︰
- 加拿大薪資
- 美國薪資
- 英國薪資
對於加拿大專用薪資系統， Workday不支援多重職務的法定假日薪資 ()。
加拿大與美國薪資：
- 您無法將其他職務指派給約僱人員。
- 當員工的職位屬於「」薪資群組和「」公司時， Workday會對員工的處理中職位(僅具不同職位的工作時間) 套用稅額。
- 當員工的職位不是處理中的職位時， Workday會忽略依據此職位而進行的薪資限額覆寫。
英國薪資系統：
- 如果員工︰
- 有其他職位「」，所有職位必須共用, 分享相同的 NI 種類。
- 視為屬於 IR35，且若有其他職位「」，則該員工的所有職位皆視為屬於 IR35。
- 即使員工僅在其他職位工作過時間， Workday也會根據員工的薪資 ID 對員工徵收稅金。
用戶設定
您可以在
編輯用戶設定 - HCM
任務的「職位設定選項」
欄位中，配置您的用戶，使其支援多重職務或職位。加拿大與美國薪資：
- 設定規則，決定薪資處理職位。
- 當您在「編輯用戶設定 - 薪資」任務中選取「在主要薪資群組中啟用追溯處理」時， Workday會將所有追溯差額提取至員工的主要薪資群組，無論其正在處理的職位為何。
安全性
當員工擔任多個職位時，能否透過角色型存取來存取該員工的個人資料和職位資料，取決於角色型安全群組「」中的
「存取多個職務員工的權限」
設定。如果您將角色型安全群組設定為
「角色可以存取他們支援的職位」
，員工仍可看到薪資群組的結果，但無權執行任何動作。範例：莎拉在美國擔任主要職位，在 Mark 管理的公司 1 薪資群組 A 擔任。此外，莎拉還在美國的公司 2 薪資群組 B 擔任次要職位，由 Susan 管理。選取此選擇權時︰
- Mark 可以檢視和存取Saar 在公司1 薪資群組A 的薪資結果詳細資料。Mark 可以檢視公司2 薪資群組B 的總值至淨值詳細資料。但無法執行任何動作「」。
- Susan 可以檢視和存取公司 2 薪資群組 B 的薪資結果詳細資料。Susan 可以檢視公司 1 薪資群組 A 的薪資總值至淨值詳細資料；但無法執行任何動作「」。
使用加拿大和美國薪資的使用者，只要在 Core Payroll功能區存取
「Set Up: Payroll」
網域，就能配置規則，決定員工的預設薪資處理職位。業務流程
業務流程 | 注意事項 |
|---|---|
新增其他職務
| 請在「Staffing」功能區中配置業務流程與安全原則。 |
結束其他職務
| 請在「Staffing」功能區中配置業務流程與安全原則。 |
切換主要職務
| 請在「Staffing」功能區中配置業務流程與安全原則。您可以將 「切換主要職務」 當做獨立的業務流程使用，也可以當做「新增其他職務」 或「變更職務」 的子流程使用。 |
結束職務
| 請在「Staffing」功能區中配置業務流程與安全原則。 |
報告
報告或儀表板 | 注意事項 |
|---|---|
所有休假結餘
| 檢視多重職務員工的所有休假結餘，以及這些員工的使用狀態 (根據您的用戶配置)。 |
稽核 - 身兼多重職務且組織指派不同的員工
| 檢視位於加拿大和美國但在不同組織擔任多重職務的員工。用於識別可能屬於多個薪資群組的員工。 |
員工的薪資計算結果
| 檢視員工職位的詳細薪資結果當您建立依據職位的薪資組成時，報告會列出結果明細，包括職位、薪資群組和公司。Workday不會依薪資單上的職位報告結果。 |
檢視薪資 - 其他稅務主管機關
| 查看美國當地稅務主管機關是否遵循 SUI稅務主管機關。 |
整合
若要在Workday 薪資介面整合輸出中包含其他職務，請將該作業與薪資群組 ()建立關聯。
連結和觸點
多重職務的薪資系統會與下列Workday產品領域互動：
產品領域 | 注意事項 |
|---|---|
休假 | 您可以定義以職位為基礎的一般休假計畫。依據職位的計畫、結餘和限額會套用於職位。您可以定義適用資格規則、一般休假驗證以及依據職位的應計休假計算。您也可以定義這些規則，以套用至員工的主要職位或套用至所有職位。員工型計畫具有適用於員工 的結餘和限額。通常，適用資格規則、一般休假驗證和應計休假計算是以員工的主要職位為依據。 |
福利 | 您可以根據正職員工主要作業或一或多個其他職務的資訊來設定福利適用資格。 |
HCM | Workday Payroll 會使用 HCM 中配置的職位。您可以在「Staffing」功能區中使用以下業務流程新增或結束其他職務，或切換主要職務：
您也可以驗證督導組織中的僱用限制，確保可在 「其他職務」 業務流程中使用。 |
工時追蹤 | Workday會根據不同職位或職務追踪工時。如果員工有多個職位， Workday會在 登錄工時 任務中顯示額外提示，讓您選擇要記錄工時的職位。也可以在員工的工時登錄範本 中啟用該設定，為每個職位建立個別的核准事件。當員工有多重職務時，工時行事曆會包含一個額外的「職位」 欄位。Workday會將員工的職位連同工時區塊資訊一起傳遞至薪資系統。 |
Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。前往Workday Community) ，進一步了解Workday觸點套件 (Workday Touchpoints Kit) 。