步驟︰設定、稽核和列印年終稅單 (美國)
- 檢閱美國年終稅務報告的設定注意事項。
- 為未選擇公司退休金計畫的正職員工配置方塊 13 (不適用於波多黎各)。
- 將收入和扣除項對應至年終稅務申報表上的方塊。您負責對應表單上的大部分資料； Workday 會對應部分資料，但您仍應進行驗證。
在建立年終稅單之前，請執行至少 1 筆薪資。完成所有薪資 (包括所有非週期性給付) 後，即可建立、檢視和列印年終表單。如果您將美國薪資設定為包含在美國執行跨國外派的員工，Workday 會為這些員工產生 W-2 表。
Workday 會結合員工資料和薪資組成的對應，來填入年終表單。Workday 會對應年終表單上的部分資料，但其餘資料則由您負責對應。
- (選用) 對正職員工隱藏控制編號。存取相關報告，然後選取 ︰
- 檢視 W-2 表格配置(適用於 2017 年之後)。
- 檢視美國領土年終表單方塊配置(2017 年之後的關島和美屬維京群島，以及 2018 年之後的波多黎各)。
Workday 將不會再在正職員工自助服務 (ESS) 的 W-2 PDF 文件上顯示控制編號。 - 對於波多黎各的員工，請存取「編輯公司的美國州和地方稅務報告」任務，配置年終稅單的控制編號。在「年終」分頁上，輸入控制編號。安全性︰，流程︰「USA Payroll」功能區中的「美國地區年終表單 (執行)」網域。您可以使用這些 Web 服務，將波多黎各控制號碼指派給 W-2PR 表︰
- 取得 W-2PR 控制號碼 (Web 服務)
- 輸入 W-2PR 控制號碼 (Web 服務)
您必須先執行「建立美國領土年終表單資料」任務，才能使用 Web 服務更新波多黎各控管號碼。安全性︰，流程︰「USA Payroll」功能區中的「美國地區年終表單 (報告)」網域。當您執行「建立美國地區年終表單資料」任務時，Workday 會為每個 W-2PR 表指派唯一的控制編號。 - 在為列印執行作業建立資料之前，請稽核 1 或多個公司的年終資料，確保資料正確無誤。存取相關報告︰
- 公司 W-2 稽核
- 公司美國銷售區年終表單稽核
檢閱 1 或多家公司的匯總年終稅務資料。當第三方提供病假薪資的年終稅額和稅單時，報告會包含付款和稅金的摘要 (不適用於美國領土)。如果是波多黎各員工，請確認控制號碼的範圍。安全性︰USA Payroll 功能區中的下列網域︰- 流程︰報稅/W2 (報告) - 美國
- 流程︰美國地區年終表單 (報告)
- 在列印執行作業前找出年終表單錯誤的正職員工︰存取相關報告︰
- 檢視 W-2 錯誤
- 檢視美國地區年終表單錯誤
如果需要，請使用「錯誤類型」欄位來篩選報告以改善效能。若未選取錯誤類型，Workday 會傳回所有 W-2 錯誤 (不適用於美國領土)。安全性︰USA Payroll 功能區中的下列網域︰- 流程︰報稅/W-2 (報告) - 美國薪資
- 流程︰美國地區年終表單 (報告)
- 執行列印前，請預覽 1 或多家公司的正職員工年終稅務資料。存取相關報告︰
- W-2 預覽圖
- 美國地區年終表單預覽
安全性︰USA Payroll 功能區中的下列網域︰- 流程︰報稅/W-2 (報告) - 美國
- 流程︰美國地區年終表單 (報告)
- 使用相關任務建立年終表單資料︰
- 建立 W-2 資料
- 建立美國地區年終表單資料
- 對於波多黎各的員工，請存取「指派 W-2PR/W-2CPR 確認號碼」任務。記錄您從波多黎各國庫部收到的確認號碼。安全性︰，流程︰「USA Payroll」功能區中的「美國地區年終表單 (執行)」網域。
- 存取相關報告以檢視正職員工的工資和稅額，確保兩者正確無誤︰
- 檢視 W-2 表資料
- 檢視美國地區年終表單資料
安全性︰USA Payroll 功能區中的下列網域︰- 流程︰報稅/W-2 (報告) - 美國
- 流程︰美國地區年終表單 (報告)
- 報告︰員工的薪資計算結果 (美國地區年終表單)
- 使用相關任務建立年終稅單︰
- 建立 W-2 表
- 建立美國地區年終表單
除美國領土外，當第三方提供病假薪資的 W-2 表時，Workday 會包含第三方病假薪資的摘要。安全性︰USA Payroll 功能區中的下列網域︰- 流程︰報稅/W-2 (報告) - 美國
- 流程︰美國地區年終表單 (報告)
- (選用) 如果擷取的工資和稅務資料有錯誤，請取消資料並更正任何錯誤。存取相關任務︰
- 取消 W-2 資料
- 取消美國地區年終表單資料
如果您已建立 W-2C 資料，就無法取消 W-2 資料。您需要先取消 W-2C 資料。安全性︰USA Payroll 功能區中的下列網域︰- 流程︰報稅/W-2 (執行) - 美國
- 流程︰美國地區年終表單 (執行)
- 排定 Workday 在公司層級產生 W-2 表單 PDF 的時間，以減輕您的用戶在高峰時段的處理負擔。不適用於更正表單。存取相關任務︰
- 排定 W-2 表預先列印的時間
- 美國地區年終稅務文件預先列印排程
要求名稱會顯示在「流程監控」報告的要求欄中。安全性︰流程︰「USA Payroll」功能區中的「W-2大量列印」網域。Workday 會在員工基本資料上顯示 W-2 PDF 檔案的連結 而不是「檢視/列印」按鈕。在您將年終稅單發布至 ESS 之前，正職員工無法存取此連結。(選用) 當第三方提供病假薪資的 W-2 表時，此任務也會產生第三方病假薪資的總覽 (不適用於美國領土)。 - (選用) 啟動整合 。啟動預先配置的報稅整合功能，將年度稅務資料從 Workday Payroll 傳送至您的報稅服務業者。安全性︰「USA Payroll」功能區中以下網域的Get和Put整合權限︰
- 流程︰報稅/W-2 (報告 (美國))
- 流程︰美國地區年終表單 (報告)
為下一年做準備︰
- 設定薪資的期間時間表。
- 新建分類帳期間，並將狀態設為「開放」。