常見問題︰業務流程
- 如何尋找有嚴重錯誤的業務流程定義？
- 使用「業務流程例外稽核」報告可找出有嚴重錯誤的所有 業務流程定義 。執行此報告時，您可以選擇是否顯示警告。取決於您希望業務流程執行的動作，警告可能不會造成問題，但 Workday 知道可能會產生非預期的結果，因此請您檢查一下。「業務流程」欄中的相關動作功能表與業務流程定義的相關動作功能表相同。「問題存在」欄中的相關動作功能表，與業務流程「檢視定義」頁面上個別步驟的相關動作功能表相同。如果某個業務流程發生問題，Workday 會自動向業務流程管理者傳送「修正業務流程」任務，並提供用於更正業務流程定義的連結。
- 如果允許的動作不再可用，但與這些動作相關聯的非作用中安全群組，我要如何移除這些安全群組？
- 當業務流程包含在業務流程安全原則上不再可用的動作，但這些動作仍與非作用中的安全群組相關聯時，稽核報告可能會標出業務流程，讓您採取動作。範例︰「安全例外稽核」報告。若要解決此問題，請考慮執行「從無法使用的動作中移除非作用中的安全群組」任務。此任務可協助您識別並移除非作用中的安全群組，這些安全群組與已不再可用的允許動作相關聯。若要存取任務，您必須具有以下網域的權限︰
- Business Process Administration
- 安全性啟用
- 安全性配置
在您繼續執行「從不可用的動作中移除非作用中的安全群組」任務之前，請先確定您是否需要移除用戶中的非作用中安全群組。您將無法復原此流程。請執行下列步驟︰- 請存取「啟用待處理的安全原則變更」任務，確認並啟用現有的安全原則變更。Workday 強烈建議您先執行此任務。
- 存取「從無法使用的動作中移除非作用中的安全群組」任務。選取「確認」，然後按一下「確定」。背景處理流程會執行並移除非作用中的安全群組。
- 再次存取「啟用待處理的安全原則變更」任務，以完成移除非作用中安全群組的流程。如果您在「啟用待處理的安全原則變更」任務中沒有看到該業務流程類型，請繼續確認待處理的安全原則變更。
當您移除安全群組並存取「安全例外稽核」報告後，Workday 不會在「業務流程安全原則例外」分頁中顯示該安全群組。「從不可用的動作中移除非作用中的安全群組」任務無法解決以下安全例外稽核報告分頁上可能顯示的稽核項目︰- 網域安全原則例外
- 安全群組例外
- 我要如何尋找並修正停滯的業務流程？
- 可能有多種原因可導致業務流程停止，以及多種找出原因的方法。查看「等候執行動作」的業務流程交易、等候執行 X 天 的業務流程交易，以及「等候執行動作」類型的業務流程交易報告，不一定能找出問題，因為每個步驟通常都會等候負責人員完成 1 天或更長時間。 。中止的業務流程主要分為兩個種類︰等候執行動作的業務流程，以及發生嚴重錯誤的業務流程。
- 等候執行動作的業務流程
- 執行「等候執行動作 X 天的業務流程異動」報告，最早的實例會排在最上方。
- 使用業務流程異動的完整流程記錄，找出等候執行動作的步驟及其等候人員。從業務流程異動的相關動作功能表中，選取「業務流程 > 完整流程記錄」。
- 如果等候執行動作的流程清單太長，您可以使用「類型為等候執行動作的業務流程異動」報告，指定您要尋找的業務流程類型。對於此報告，您可以指定您感興趣的業務流程預設定義名稱，並將報告輸出限制在這些名稱。
- 如果您發現某個步驟尚未指派，請參閱 「如何尋找並修正未指派的任務？」。
- 請確認員工指派的生效日期是否為未來日期。另請檢查安全性是否已變更。可以變更業務流程的安全原則，讓任務進入員工的「我的任務」後，變更安全存取權限，無法再存取任務。在這種情況下，您必須重新指派。
- 有嚴重錯誤的業務流程
- 如果您嘗試執行的業務流程，其定義在步驟輸入之日有嚴重錯誤，Workday 會改用預設定義。如果沒有為您的組織正確配置預設定義，該定義可能會停止，或無法按預期執行。請參閱 「如何尋找有嚴重錯誤的業務流程定義？」。範例︰如果「僱用」業務流程的「建議薪酬」步驟是在 1 月 3 日輸入的，且「建議僱用僱用」業務流程當時發生嚴重錯誤，則 Workday 會使用該業務流程的預設定義。但是，如果業務流程中的嚴重錯誤已在 1 月 4 日修正，則當您查看「僱用」事件時不會有明顯的錯誤。若要確定事件正在使用的業務流程定義，請從該事件的相關動作功能表中選取 。事件應使用自訂定義時，卻使用業務流程的預設定義，請檢視該步驟輸入日期當日的業務流程定義，以檢視當時業務流程中的嚴重錯誤。
- 我要如何尋找並修正未指派的任務？
- 如果指定的安全群組不含使用者，或僅包含 Workday 帳戶已停用的使用者，任務就會變成未指派的任務。範例︰如果步驟受「正職員工 (限本人)」安全群組保護，但指派的使用者有未來的僱用日期，則該任務未指派。如果指派使用者的 Workday 帳戶已停用、到期或鎖定，或者指派使用者沒有使用者 ID 和密碼，且無法存取 Workday 以查看通知或完成指派的步驟，也可以取消指派任務。「未指派的任務」報告會顯示有此問題的步驟。業務流程管理者可將未指派的任務重新指派給必要安全群組中的員工或關係組織角色擁有者。當任務變為未指派狀態時，Workday 會發送電子郵件通知給所有安全群組中擁有「業務流程管理」網域「檢視」和「修改」權限的成員。這與正在休假的使用者需要暫時將其任務重新指派給其他使用者時所發生的問題不同。請參閱「」 委派我的任務。請執行下列步驟︰
- 存取「未指派的任務」報告。 Workday 建議您依特定業務流程和/或日期範圍，篩選未指派的任務清單。
- 針對每個未指派的任務，找出列為具有未指派使用者的安全群組。
- 查看相關動作功能表，確定安全群組的類型。
- 若為使用者型安全群組，請編輯安全群組成員資格，以指派員工或關係組織角色擔任者，並確保指派的使用者俱有作用中的 Workday 使用者 ID 和密碼。
- 若為其他安全群組類型，群組會指定員工以外的物件。請確定安全群組已填入，且指定的物件包含員工或關係組織角色擔任者。物件可以是角色、職務基本資料、職務種類、職系、管理層級、組織、地點或其他安全群組。
- 將使用者新增至安全群組後，請依照未指派的任務中的說明確認變更。這是重新啟動業務流程實例的必要步驟。
- 為什麼我看不到業務流程事件步驟詳細資料？
- 請使用下列問題來判斷您是否有權存取某個業務流程事件。如果以上所有問題的答案均為「否」，則您無權存取該事件。
- 您是否隸屬於可對事件的業務流程安全原則執行「檢視全部」、「取消」、「更正」或「撤回」動作的安全群組？
- 您是否屬於某個安全群組的成員，且該安全群組可對事件的業務流程安全原則執行「僅檢視已完成項目」動作，且該事件的日期為已完成且未設定未來日期？
- 您是否有「業務流程管理」網域的「修改」存取權？
- 您的「我的任務」中目前是否有相關的非待辦事項？
如果您目前在「我的任務」中有相關的待辦事項，您可能有權存取該業務流程事件，但無法存取「詳細資料」分頁。您也可以使用「業務流程原則檢視稽核」報告來解決許多安全相關問題。其中顯示的安全群組可以執行動作步驟、做出核准決定和接收通知，但在業務流程安全原則中沒有「檢視全部」或「僅檢視已完成項目」的存取權。在這些情況下，只有當任務位於「我的任務」中時，您才能檢視事件。一旦該任務不再出現在您的「我的任務」中，您就無法再存取該事件。因此，您可能會收到一封電子郵件通知，其中包含該事件的連結，當您按一下該連結時會傳回錯誤。發生此錯誤的原因是，您所屬的安全群組不具備該事件的「檢視全部」或「僅可檢視已完成項目」的存取權。執行「業務流程原則檢視稽核」報告有助於清除安全性設定，避免此類錯誤。 - 為什麼我在員工記錄中看不到業務流程事件？
- 對於您要查看的每個事件，請確認您所屬的安全群組在業務流程安全原則中擁有「檢視全部」或「僅檢視已完成項目」的存取權。此外，您必須有權存取適當的安全網域，才能查看員工記錄。
- Workday 如何判斷要使用哪個業務流程定義？
- 通常，Workday 用來決定使用哪個業務流程定義的邏輯可能並不明確。從業務流程事件的相關動作功能表中選取 即可決定 Workday 使用的業務流程定義。Workday 選擇特定業務流程定義的原因有很多。在某些情況下，當您僱用職位時，該職位可能位於兩個組織中。範例︰「僱用」業務流程的預設定義允許將業務流程與這兩種類型的組織相關聯。Workday 會使用組織類型優先順序來決定要先尋找要使用的業務流程定義。如果 Workday 在優先順序最高的組織中找不到定義的自訂業務流程，則會到優先順序清單中下一個定義的組織中尋找。如果優先順序清單的任何組織都沒有定義自訂業務流程，Workday 會使用優先順序最高的組織預設業務流程定義。如需詳細資訊，請參閱「」 維護組織類型優先順序。此外，如果組織的業務流程定義在事件開始之日處於下列任何狀態，Workday 將使用預設業務流程定義︰
- 有嚴重錯誤。
- 為非作用中。
- 它在事件開始之日無效。
若要檢視事件開始日期的業務流程定義，請檢視業務流程定義，並在「生效日期」欄位中輸入事件開始日期。 - 如果條件規則未按預期觸發怎麼辦？
- 請依下列方式測試條件規則︰
- 如果步驟有多個條件，請一次測試每個條件 1，以確保每個條件都能按預期運作。
- 如果條件有多個規則，請一次測試每個規則 1。
- 請確認條件規則中包含的資料值與事件本身的資料相符。範例︰
- 如果條件規則檢查國家/地區是否等於日本，請確定事件使用的督導組織地點與日本相同。
- 如果您在「僱用」業務流程中為員工型欄位建立條件規則，但「僱用」事件尚未完成，則表示僱用人選還不是正職員工，因此條件規則可能無效。
如需有關條件規則運作方式的詳細資訊，請參閱「」。 概念︰步驟條件。如需有關建立環境定義報告的詳細資訊，請參閱 「從業務物件實例建立報告」。 - 如果任務未交給指定人員怎麼辦？
- 檢閱與事件相關聯的資料，以找出已指派安全群組的物件。由於角色型安全群組可指派給多個物件，因此您應查看︰
- 督導組織
- 地點階層
- 薪資群組
- 指派給員工或督導組織的任何其他自訂組織。
- 我要如何從業務流程中刪除備註？
- 業務流程管理者可以在業務流程完成之前或之後，從業務流程中移除一或多個備註。從整體業務流程的相關動作功能表 (非業務流程步驟) 中，選取 。選取您要移除的每條備註旁的核取方塊，然後按一下「確定」。同樣地，如果子流程中有備註，您可以將備註做為子流程的相關動作移除，而不是從子流程內的個別步驟移除。
- 我要如何尋找適合建立條件規則的欄位？
- 如果在建立條件規則時，您需要的欄位「」無法使用，您可以使用「Workday 資料字典」報告，決定每個 業務物件 有哪些欄位可用。您也可以建立計算欄位，並將其帶到動作事件層級。