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上次更新時間 ：2024-06-14
概念︰自訂通知

概念︰自訂通知

您可以建立在任何業務流程步驟或整個業務流程狀態時觸發的自訂通知。 您也可以在業務流程中配置通知延遲，以延遲自訂通知的傳送，而不僅僅是針對招募業務流程。
您也可以將業務流程配置為透過 Workday 簡訊傳送管道，以 SMS 簡訊的形式傳送自訂通知。
視組織的訂閱服務協議而定，您可能需要執行其他步驟才能啟用此功能。如需更多資訊，請參閱此 Community 文章。
若要配置 SMS 簡訊，您必須︰
  1. 啟用 Workday Messaging SKU。
  2. 請在您用戶的
    「編輯用戶設定 - 通知」
     任務中配置 SMS 簡訊設定。

通知中的寄件者電子郵件地址

在任何業務流程定義上，您都可以建立自訂業務流程通知，以在通知中使用不同的「寄件者」電子郵件地址。範例︰您想要為上層組織內的每個子公司從不同的電子郵件地址傳送客戶發票。
在工作流程通知任務中，您可以在
電子郵件配置
 提示中選取客戶 SMTP 配置選項。
根據您自訂的業務流程通知設定，Workday 會處理配置，並在給收件者的通知中顯示各自的電子郵件地址。在工作流程通知任務上，當您︰
  • 若選取客戶 SMTP 配置覆寫，系統會將您在該處指定的
    寄件地址
     顯示為寄件者電子郵件地址。
  • 不要選取客戶 SMTP 配置覆寫，系統會將您在
    「編輯用戶設定 - 通知」
     任務的「預設 SMTP 配置」中指定的
    寄件地址
     顯示為寄件者電子郵件地址。
  • 在
    「回覆電子郵件地址」
     欄位中輸入電子郵件地址並選取客戶 SMTP 配置覆寫，系統會將您在客戶 SMTP 配置覆寫中指定的
    寄件地址
     顯示為寄件者電子郵件地址。系統會將
    回覆電子郵件地址
     顯示為回覆電子郵件地址。
  • 請在
    「回覆電子郵件地址」
     欄位中輸入電子郵件地址，但不要選取客戶 SMTP 配置覆寫，因為系統會將
    回覆電子郵件地址
     顯示為回覆電子郵件地址。系統會將您在
    「編輯用戶設定 - 通知」
     任務的「預設 SMTP 配置」中指定的
    寄件地址
     顯示為寄件者電子郵件地址。
當您在
「編輯用戶設定 - 通知」
 任務中使用通知種類類型，且通知路由規則設為以下頻率時︰
  • 立即
    ︰我們在工作流程通知任務中使用客戶 SMTP 配置覆寫。
    寄件者地址
     會顯示為通知中的已傳送寄件者電子郵件。
  • 每日
    ︰我們使用用戶層級的 SMTP 配置，並在通知中將
    寄件者地址
     顯示為已傳送的寄件者電子郵件。

委派和自訂通知

當您將「我的任務」項目和業務流程動作的起始委派給其他人時，該受委派人會收到相關聯的自訂通知。
當您建立自訂通知並指出以下事項時，受委派人會收到自訂通知︰
  • 委派者在
    「收件者」
     提示中設為收件者 (選取與此人員相關聯的報告欄位)，或使用「
    群組」
     提示中的安全群組 (選取與事件相關的安全角色)。
  • 在
    「收件者」
     提示中委派為收件者 (選取與此人員相關聯的報告欄位)，或使用「
    群組」
     提示中的安全群組 (選取與事件相關的安全角色)。如果受委派者保留「我的任務」存取權，則該受委派者也會收到自訂通知。
    受委派人可能會收到多個通知。範例︰在大阪辦公室工作的 Logan 和 Betty。Logan 將「我的任務」存取權委派給 Betty，但仍保留其存取權。Workday 會傳送通知給日本的員工。Betty 會收到 2 則通知︰1 為收件者，另一個為 Logan 的受委派人。Logan 保留「我的任務」存取權，因此也會收到通知。
Workday 只會將委派通知傳送給受委派人，除非委派者保留「我的任務」存取權。
這也適用於其他委派。

通知延遲

如果不想立即傳送通知，可以為自訂通知配置延遲時間。
範例︰在 2023 年 11 月 15 日，經理人員在試用期結束的前幾個月完成了正職員工的試用審查，但您不想立即向該正職員工傳送通知。您可以配置通知延遲，以便在試用考核期 (2024-02-15) 結束後發送自訂通知。
在業務流程上建立或編輯自訂業務流程通知時，您可以在
「延遲通知」
 區段中配置延遲時間。您可以使用觸發發生的時間或報告欄位來建立延遲，並定義延遲的時間長度。
當您根據某個欄位設定通知延遲，且該欄位為空白時，Workday 會評估延遲並依據目前日期傳送通知。例如，您將自訂通知配置為根據僱用日期延遲 2 天。Workday 會在星期一觸發通知，但沒有僱用日期，因此我們會在星期三傳送通知。
當您在業務流程中配置 SMS 簡訊內容和通知延遲時，Workday 會同時傳送通知和電子郵件通知。當您在用戶中停用 SMS 簡訊，但仍有待處理的 SMS 簡訊通知時，Workday 不會傳送 SMS 簡訊。

時區和通知延遲

在
「編輯用戶設定 - 系統」
 任務中，您可以將時區設定配置為延遲通知傳送。在
「時區配置」
 區段中，您可以指定用於計算通知延遲日期的時區設定。 您可選取︰
  • Workday 預設時區設定 (PST)
    ︰Workday 以太平洋標準時間 (PST) 傳送通知。
  • 用戶預設時區設定
    ︰Workday 使用用戶時區傳送通知。Workday 會使用
    預設時區
     提示中的值來計算通知延遲。當您未在
    「預設時區」
     提示中選取值時，我們會使用自訂通知接收者的時區來計算通知延遲。但如果接收通知的人員沒有時區，我們會使用 PST 來計算通知延遲。
  • 「事件相關時區
    」︰Workday 會依時區以下列順序傳送通知。當︰
    1. 事件與員工有關，我們會使用該員工的時區。
    2. 事件與員工無關 (例如供應商發票)，但事件是由員工起始，我們會使用起始者的時區來計算延遲通知觸發的開始時間。委派起始動作時，我們會使用委派者的時區，而不是受委派人的時區。
    3. 通知會傳送給某個人員，系統會使用該人員的時區。
    4. 接收通知的人員沒有指定時區，我們使用
      預設時區
       欄位配置。

自訂通知的 SMS 簡訊

當您在用戶中啟用 SMS 簡訊傳送功能，且電子郵件、行動裝置推播通知和 SMS 簡訊是自訂通知的發送管道時，我們會依據工作流程通知任務中的配置傳送通知︰
配置
通知
在工作流程通知任務上，您可以配置︰
  • 「電子郵件訊息內容」
     區段或
    「覆寫電子郵件範本」
     提示中的
    「主旨」
     和
    「內文」
     欄位
  • 「SMS 簡訊內容」
     區段。
Workday 會傳送︰
  • 電子郵件
  • 行動裝置推播通知。
  • SMS 簡訊
Workday 會根據
「SMS 簡訊內容」
 區段中配置的內容產生 SMS 簡訊。Workday 使用的語言和地區設定與電子郵件訊息相同。
在工作流程通知任務中，請勿配置︰
  • 「電子郵件訊息內容」
     區段中的
    「主旨」
     和
    「內文」
     欄位
  • 覆寫電子郵件範本
     提示。
  • 「SMS 簡訊內容」
     區段。
Workday 會傳送︰
  • 包含靜態內容且不含內文的電子郵件。
  • 行動裝置推播通知。
在工作流程通知任務中，您會︰
  • 請在
    「電子郵件訊息內容」
     區段或
    「覆寫電子郵件範本」
     提示中配置「
    主旨」
     和
    「內文」
     欄位。
  • 請勿配置
    SMS 簡訊內容
     區段。
Workday 會傳送︰
  • 電子郵件
  • 行動裝置推播通知。
在工作流程通知任務中，您會︰
  • 請勿在
    「電子郵件訊息內容」
     區段或
    「覆寫電子郵件範本」
     提示中配置「
    主旨」
     和
    「內文」
     欄位。
  • 配置
    SMS 簡訊內容
     區段。
Workday 會傳送︰
  • 行動裝置推播通知。
  • SMS 簡訊
Workday 會根據
「SMS 簡訊內容」
 區段中配置的內容產生 SMS 簡訊。Workday 使用的語言和地區設定與電子郵件訊息相同。
當您在 SMS 簡訊中使用報告欄位，而收件者沒有存取權限的安全權限，我們會在通知中顯示
「不可用」，
 而不是報告欄位值。
Workday 使用與電子郵件訊息相同的語言和地區設定產生 SMS 簡訊內容。
如果收件者未使用手機號碼選擇接收 SMS 簡訊，Workday 就不會建立通知事件。當使用者未選擇透過其行動電話號碼接收 SMS 簡訊時，我們只會依據路由規則傳送 SMS 簡訊。Workday 不會傳送 SMS 簡訊，通知也不會顯示在使用者的
「通知」
 頁面上。