步驟︰配置 Microsoft Outlook 學習行事歷
您可以建立行事歷邀請，以自動與開課課程更新和報名事件同步。此整合功能可確保在開課課程變更時，學員收到更新的邀請時，也能在行事歷中看到最新的資訊。如果取消了開課課程，或者出席者退出或退出開課課程，他們都會收到取消電子郵件。
Workday 不會追溯新增現有開課課程的行事歷整合功能。此外，對於啟用此功能後排定的開課課程，Workday 會阻止您下載 iCalendar (.ics) 檔案類型。
行事歷整合只會處理在相同用戶類型中建立的行事歷事件。例如，在正式環境用戶中，您不會選取在實作用戶中為舊版開課課程建立的事件。Workday 建議您先在正式環境中取消任何此類開課課程，並建立新開課課程或複制舊開課課程，然後再為學員報名。
Workday 建議您在非正式環境中測試此功能時務必謹慎，因為學員會收到真實的電子郵件邀請函。
若要建立行事歷事件，整合需要對用戶設定中定義的單一信箱具有讀寫權限。Workday 會藉此將行事歷事件傳送給學員和講師。
請參閱 「配置應用程式存取原則 和 將應用程式權限限制在特定 Exchange 線上信箱」，以配置使用 Microsoft PowerShell 的原則規則，將讀寫存取權限限制在一個信箱中。
- 註冊與 Microsoft Outlook 的學習整合。
- (選用) 存取「建立整合系統使用者」任務。建立整合系統使用者 (ISU)。 建議使用Learning_Integrations_User做為使用者名稱。安全性︰「整合」功能區中的「整合安全性」網域。
- 存取編輯用戶設定 - HCM任務。
- 在學習區段中，選取啟用行事歷整合核取方塊。
- 在完成「學習行事歷整合」區段時，請參考以下說明︰
選項 說明 行事歷提供者選取Microsoft Outlook 行事歷。整合系統使用者選取您建立的 ISU。安全性︰「系統」功能區中的Set Up: Tenant Setup - HCM。 - 完成登陸頁面時，請參考以下說明︰
選項 說明 用戶定義的安全群組類型請選取整合安全群組 (受限制)或整合安全群組 (未受限制)。名稱建議使用Learning_Integrations_Group。將您的 ISU 指派給您建立的整合系統安全群組。 - 存取「編輯用戶設定 - HCM」任務。在學習區段的「參數」網格中為這些欄位輸入值，以自訂您的訊息範本。如需以下值，請洽詢您的 IT 部門︰
- 用戶端 ID
- 用戶端密鑰
- 信箱
- 用戶 ID
Workday 會在您第一次設定此整合時，遮罩您在「用戶端 ID」和「用戶端密鑰」中輸入的值。設定後，我們不會顯示完整的值，以便為這些敏感資訊提供額外的安全保障。 我們建議您設定新的信箱來管理您的邀請，因為信箱可能會佔線。 - 存取「管理學習行事歷訊息範本」任務。建立和管理課堂、虛擬課堂和取消訊息範本的內容。
- Workday 可讓您在用戶層級配置訊息範本，並將這些範本套用至此整合後產生的所有電子郵件邀請。
- 在您配置訊息範本之前，整合不會執行，以免向學員發出空白行事歷邀請。
安全性︰「學習核心」功能區中的「設定︰學習目錄」。
- 講師和已報名的出席者會收到相同版本的邀請。出席者無法檢視其他受邀的出席者。
- Workday 會使用學員的時區傳送邀請，並在行事歷中正確顯示邀請。
- Workday 可透過任何電子郵件用戶端將邀請函傳送給學員。
- Workday 將單次邀請的出席者限制在 500 位，並在您達到此限制時自動建立另一個邀請。您在 24 小時內最多可產生 9,900 封電子郵件。
存取
「學習行事歷整合狀態」
報告以檢視︰
- 此時是否正在執行整合。 整合已設為每 15 分鐘執行一次。
- 過去 24 小時內傳送的邀請數。
- 過去 24 小時內發出的邀請數。
- 任何待處理邀請的相關開課課程和課目