概念︰行事歷訊息範本
Workday 中的行事歷訊息範本可讓您自訂學員和講師收到的學習事件通知。透過這些課程，可以一致且高效地傳達重要資訊，進而提升學習體驗。也可將通知流程自動化，以節省管理者的時間。範本提供的訊息內容明確且內容豐富，有助提供更積極有效的學習體驗。
Workday 允許在用戶層級配置訊息範本，將範本套用至所有透過 Microsoft Outlook 與 Google 行事歷整合產生的電子郵件邀請。Workday 也提供範本的預設訊息。您可以自訂範本，在電子郵件主旨和內文中顯示特定資訊。Workday 對講師和學員使用相同的範本。
Workday 可讓您建立不同語言的電子郵件範本。若要以開課課程的指定語言傳送行事歷邀請給學員，您需要︰
- 請在開課課程中僅指定 1 種語言。
- 請為您用戶中的行事歷整合啟用訊息範本翻譯。
- 使用開課課程的語言建立訊息範本。
Workday 不會將報告欄位翻譯成開課課程所使用的語言。Workday 建議您為每種支援的語言建立個別的課程，並在建立翻譯學習行事歷訊息範本時，選取已翻譯的課程。
在您配置訊息範本之前，Workday 不會執行 Microsoft Outlook 和 Google 行事歷整合，以免您傳送空白的行事歷邀請給學員。
如果您將整合從 Microsoft Outlook 變更為 Google，或將整合變更為 Google，Workday 不會要求您重新配置行事歷訊息範本。
行事歷訊息範本類型
排定或變更學習事件後，Workday 會使用適當的範本產生行事歷邀請函，並傳送給相關參與者。Workday 提供不同類型的行事歷訊息範本，以應付不同的學習情境。
- 課堂︰當學員成功報名或取消報名面授課堂課目，以及學習管理者取消面授課堂課目報名時，Workday 會觸發此範本。當您編輯包含面授課堂課目的開課課程時，Workday 也會觸發此範本。
- 虛擬課堂︰當學員成功報名或取消報名包含虛擬課堂課程的課程，以及學習管理者取消包含虛擬課堂課程的報名時，Workday 會觸發此範本。當您使用虛擬課堂課目編輯開課課程時，Workday 也會觸發此範本。
- 取消︰只有在開課課程取消時，Workday 才會觸發此範本。
您可以自訂每個範本，加入相關詳細資料，例如事件時間、地點和講師資訊。
拒絕行事歷邀請並不會取消學生的開課課程報名。學生必須在 Workday 中手動取消報名開課課程。
如果您在
「編輯開課課程」
任務中更新以下欄位，Workday 會觸發「課堂」或「虛擬課堂」訊息範本︰
- 其他資訊
- 特殊地點名稱
- 特殊地點地址
- 特定地點 - 會議室
- 說明
- 結束日期
- 講師
- 課目順序
- 登入詳細資料
- 將課目設為必修課目
- 密碼
- 時區
- 標題
- 開始日期
- 虛擬課堂 URL
範例︰當學員放棄報名虛擬課堂課目，Workday 會傳送行事歷邀請，並在
「主旨」
中加上「已取消」，而電子郵件 內文
會顯示虛擬課堂課目的資訊集。如果您將計算欄位用於訊息範本，請確認您的學習行事歷整合整合系統使用者 (ISU) 有權存取計算欄位。如果您的 ISU 無權存取任何欄位，這些欄位就不會顯示在傳送給學員和講師的電子郵件中。如果您想在行事歷訊息範本中使用自訂計算欄位，您需要在「有講師帶領的開課課程課目」業務物件中建立計算欄位，並提供學習管理者存取權。
新增和更新的行事歷訊息範本
Workday 只會將新範本套用至新開課課程。只有在您更新開課課程時，Workday 才會將新的範本套用至現有開課課程。
當您編輯開課課程時，Workday 會將更新的範本套用至開課課程。此外，當您更新開課課程時，Workday 會透過電子郵件將更新的範本傳送給現有報名的學員和講師，而不是在您更新範本後報名或放棄報名的學員。